Единая IT-экосистема холдинга «КОИНОТИ НАВ»

HR Service Desk Корпоративный портал Холдинги

По мере роста ГК «КОИНОТИ НАВ» управлять задачами, заявками и согласованиями между подразделениями становилось сложнее. Прежнего набора инструментов уже не хватало. Холдинг из Таджикистана для цифровой трансформации выбрал российскую low-code платформу. Делимся результатами 7 месяцев использования и планами развития.

Экосистема для автоматизации процессов ГК
3 человека внедрили и администрируют систему
Интеграция со СКУД и иностранным мессенджером

Клиент: Группа компаний «КОИНОТИ НАВ» — один из ведущих многопрофильных холдингов Таджикистана. История компании началась в 1991 году с задачи снизить дефицит продуктов питания и товаров первой необходимости в стране. Сегодня холдинг объединяет 16 дочерних структур, работающих в сфере ритейла, фармацевтики, автобизнеса и образования.

Проблема: с ростом холдинга прежних инструментов стало недостаточно

До внедрения единой платформы сотрудники ежедневно сталкивались с рядом системных проблем, которые замедляли работу и снижали управляемость.

Данные хранились в разных системах. IT-заявки — в GLPI, задачи — в Excel, согласования — в почте. Из-за разрозненности не всегда было полное представление о текущем состоянии процессов.
Согласования проходили по электронной почте. Поэтому требовался личный контроль и напоминания ответственным.
Учёт рабочего времени вёлся обособленно. Данные со СКУД вручную сверяли с отпусками, больничными и командировками.
Руководителям было сложнее видеть работу команды в одном месте. Чтобы понять, что уже сделано, какие задачи в работе и где требуется внимание, приходилось отдельно уточнять статусы у исполнителей.

Запрос клиента

Перед командой стояла чёткая задача: найти решение, которое объединит ключевые внутренние процессы в одном инструменте и позволит развивать систему своими силами без зависимости от вендора.

Ключевые требования к платформе:

Объединить в одной системе: обращения сотрудников, согласования, кадровые процессы, задачи и IT-сервис.
Обеспечить возможность масштабирования по мере роста бизнеса.
Предусмотреть интеграции с внешними системами (СКУД, 1С, мессенджеры).
Сохранить возможность развивать и администрировать решение внутренней командой.
Минимальная совокупная стоимость владения (TCO).

Команда провела сравнительный анализ нескольких платформ по критериям: стоимость владения, гибкость настройки, сроки внедрения и возможность самостоятельного развития системы.

Решающим фактором стала совокупная стоимость владения: «Первая Форма» оказалась выгоднее альтернатив. Трое наших специалистов прошли обучение в «Академии Первой Формы» и взяли большую часть работ на себя. Мы обращаемся к вендору только в нестандартных ситуациях.

Азиз Мансуров
Руководитель Департамента ИТ ГК «КОИНОТИ НАВ»

Решение: единая low-code платформа, масштабируемая под задачи ГК

Единый цифровой портал

На корпоративном портале сотрудники оставляют заявки в ИТ, HR и административно-хозяйственный отделы. После выбора категории открывается форма, где часть полей уже заполнена автоматически, остальное вносит сотрудник. Система маршрутизирует заявку, контролирует сроки и отправляет уведомления при смене статуса.

Статус обращения можно отследить в реальном времени: на каком этапе оно находится, кто его обрабатывает и когда ожидается решение.

Автоматизация управления холдингом и группой компаний
Узнать подробнее

{$co}

Учёт рабочего времени

Платформа интегрирована со СКУД: данные о времени прихода и ухода сотрудников автоматически загружаются в систему и объединяются с кадровыми данными: отпусками, больничными, командировками и обучением.

На основе этих данных формируется табель учёта рабочего времени. Он проходит согласование у руководителя департамента и HR, после чего автоматически направляется в финансово-экономический департамент и бухгалтерию.

Согласующий определяется автоматически на основе оргструктуры. Если нужный человек в отпуске — заявка уходит к его заместителю. Это исключает ситуации, когда документы «зависают» из-за отсутствия ответственного.

Автоматизируйте полный цикл кадровых и HR-процессов в «Первой Форме»
Найм, онбординг, оформление справок и отсутствий, личный кабинет сотрудника и КЭДО в единой системе.
Изучить решение

{$co}

Внутренний найм

Процесс подбора персонала теперь оцифрован. Руководитель только инициирует процесс — он создаёт заявку на подбор, а система формирует черновик вакансии с помощью встроенного ИИ. Рекрутер проверяет текст, при необходимости редактирует его и публикует на корпоративном портале KOINOT JOB.

Отклики и резюме кандидатов поступают в «Первую Форму». Рекрутеры ведут кандидатов по этапам отбора, а руководители, которые открыли вакансию, видят текущий статус по каждому кандидату без отдельных запросов в HR.

Кейс по теме: HRM-система для управления сотрудниками на объектах сервисной компании

Контроль исполнительской дисциплины

В системе собраны разовые задачи с ответственными и сроками исполнения. В одном окне сотрудник видит свои задачи и дедлайны, а руководитель — статус выполнения и загрузку команды.

Дополнительно в системе зафиксирован перечень регулярных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией. На его основе сотрудник оперативно формирует задачи на текущий период. Это помогает упорядочить регулярную работу и снижает риск, что задача останется без внимания.

Статья по теме: как управлять задачами в крупных компаниях

Результаты внедрения low-code BPM

За 7 месяцев три специалиста «КОИНОТИ НАВ», прошедшие обучение, настроили десятки процессов, снизив операционные расходы на поддержку на 40%.
До внедрения платформы HR-специалисты тратили до 4 часов в неделю на сбор данных из разных источников. Сейчас табель формируется за 1 клик, время обработки сократилось на 80%.
У каждого запроса есть статус, ответственный и срок, а в случае нарушения дедлайнов происходит эскалация. Все эти меры на 30% снизили количество неразрешённых заявок.
IT-специалисты экономят 10−15% времени за счёт автоматизации отчётов.

Было	Стало
Разрозненные инструменты: GLPI, Excel, почта	Единая платформа для всех внутренних процессов
Ручная маршрутизация заявок и согласований	Автоматическая маршрутизация по оргструктуре
Непрозрачный статус обращений	Статус виден в реальном времени 24/7
Ручной сбор и сведение данных табеля	Автоматическое формирование табеля из данных СКУД
Зависимость от IT-команды при любых доработках	3 внутренних администратора ведут платформу самостоятельно
Внешний подбор как единственный канал найма	Прозрачный внутренний портал вакансий

Планы развития

Личные кабинеты для сотрудников и руководителей с задачами и показателями эффективности.
Прямая интеграция с 1С для автоматической выгрузки согласованных табелей.
Масштабирование платформы на все 16 дочерних структур холдинга.
Внедрение системы онбординга с дорожной картой, материалами для адаптации и отслеживания прогресса сотрудника.