Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Внутренний юридически значимый ЭДО: как организовать работу с внутренними документами

Полезные статьи
Компания обновила регламент: новую редакцию согласовали, утвердили и разослали сотрудникам. Через несколько месяцев нужно проверить, какая версия действовала на тот момент и кто ознакомился с изменениями. Если регламент лежит в общей папке, согласование осталось в почте, а отметки об ознакомлении ведутся отдельно, историю документа приходится восстанавливать вручную.

Для электронного документа важно зафиксировать, кто его согласовал и утвердил, а кто ознакомился с новой редакцией, поскольку самого файла в общей папке для этого недостаточно.

Во внутреннем юридически значимом ЭДО вместе с документом сохраняются его версии и история работы с ним. В статье разберём, какие условия необходимо соблюсти и на что смотреть при выборе системы электронного документооборота.

Что должно быть зафиксировано по внутреннему документу

Актуальность

Документы со временем обновляют, поэтому сотрудник должен сразу видеть, какая редакция действует сейчас. Если в общей папке лежат несколько похожих файлов, легко открыть не тот документ.

История согласования

В листе согласования сохраняются решения и комментарии участников: кто согласовал документ, кто вернул его на доработку и какие замечания оставил. Так после утверждения не приходится восстанавливать ход согласования по разрозненным перепискам.
Кейс по теме: автоматизация документооборота для ООО СК «УРАЛСИБ СТРАХОВАНИЕ» →

Подтверждение ознакомления

Документ можно разослать по корпоративной почте или разместить на внутреннем портале, но факт отправки сам по себе не подтверждает ознакомление. Требуется подтверждение, кто и когда ознакомился с очередным приказом или регламентом.
Подтверждение ознакомления может понадобиться в случае внутренних проверок или аудита системы менеджмента качества по ISO 9001. Аудитор может запросить подтверждение, что сотрудникам довели актуальную редакцию регламента, инструкции или положения, по которым они должны работать.
Автоматизация работы с организационно-распорядительными документами (ОРД) Корпорации развития Московской области (КРМО)

После создания документа в системе формируется электронный лист ознакомления. Руководитель выбирает получателей при помощи фильтров по должностям, отделам или другим параметрам.

Сотрудники получают уведомление с задачей — ознакомиться с документом. После прочтения они меняют статус задачи на «ознакомлен», система фиксирует дату и время. Это экономит усилия на рассылку и сбор подписей, а также предоставляет юридически значимое подтверждение ознакомления сотрудников с документами.

В «Первой Форме» настроен реестр организационно-распорядительных документов (ОРД). Когда в силу вступает новый приказ или положение, он автоматически получает статус «актуален», а старый — «не действует».

Полная версия кейса автоматизации работы с внутренними регламентами и инвестиционными проектами →

Как обеспечить юридическую значимость внутренних электронных документов

Для внутреннего ЭДО компания заранее определяет, как подписывать и утверждать документы, подтверждать согласование и ознакомление и какие данные сохранять в системе.

Подписание и утверждение

Приказ или распоряжение подписывает руководитель либо другое уполномоченное лицо. Положение, регламент или инструкцию утверждает уполномоченное лицо либо их вводят в действие отдельным приказом или распоряжением.
В соответствии со статьей 22.3 Трудового кодекса РФ, сотрудники могут подписывать внутренние приказы, регламенты и некоторые другие документы простой электронной подписью (ПЭП), если это прописано в трудовом договоре или локальном нормативном акте.
Во внутреннем ЭДО компания определяет, какой вид электронной подписи использовать для разных документов:
Автоматизация выдачи электронных подписей для внутреннего ЭДО «Спортмастер»

Выдача или аннулирование УНЭП привязаны к кадровым событиям. Когда сотрудника нанимают или переводят на другую должность, система автоматически получает эту информацию из кадровой системы и реагирует на неё, создавая соответствующую задачу.

Разберём на примере аннулирования УНЭП при увольнении. В последний рабочий день сотрудник сдаёт карту в отдел кадров. После этого в кадровой системе проводят увольнение. Это событие приходит в "Первую Форму", а оттуда — в Удостоверяющий центр «КриптоПро», где подпись моментально аннулируют.

Действие УНЭП можно приостановить на время отпуска или больничного, чтобы никто не воспользовался ей в отсутствие сотрудника. А если карта потеряна, сотрудник может самостоятельно аннулировать подпись в BPM-системе и отправить заявку на перевыпуск.

Полная версия кейса автоматизации выдачи ЭЦП →

Ознакомление

Отметку об ознакомлении связывают с конкретной редакцией документа, чтобы было видно, кто и когда с ней ознакомился.
Запись в журнале или кнопка «Ознакомлен» сами по себе не равнозначны собственноручной подписи. Если отметку используют как ПЭП, порядок должен соответствовать 63-ФЗ «Об электронной подписи»: позволять определить подписанта и предусматривать конфиденциальность ключа.

Порядок работы с внутренними документами

Компания должна установить общий порядок работы с внутренними документами, где фиксируется:
  • какие внутренние документы ведут в электронном виде;
  • кто вправе их подписывать и утверждать;
  • какие виды электронной подписи используют;
  • как оформляют согласование и ознакомление;
  • как вводят в действие новую редакцию;
  • какие данные сохраняют по документу;
  • как работают замещения и права доступа.
Эти правила можно закрепить в инструкции по делопроизводству, положении об электронном документообороте и других локальных документах компании.
Статья по теме: как автоматизировать все шаги работы с организационно-распорядительными документами и сквозные процессы →

Как выбрать систему для внутреннего юридически значимого ЭДО

Электронная подпись и интеграции

Система должна поддерживать средства и сервисы ЭП, которые уже использует компания, например КриптоПро CSP, КриптоПро DSS и Рутокен. Вместе с документом сохраняются сведения, по которым можно проверить электронную подпись и установить подписанта.
Также важна интеграция с 1С: ЗУП или другой системой, в которой компания ведёт данные о сотрудниках, должностях и подразделениях. ЭДО получает из HR-системы сведения об оргструктуре и сотрудниках и использует их в маршрутах и настройках доступа.

Гибкость системы

У администраторов должна быть возможность менять маршруты, состав согласующих и правила замещения без доработки со стороны вендора.

Права доступа и контроль действий

Необходимо разделение прав доступа: на просмотр, редактирование, согласование, подписание и администрирование документов.
Журнал фиксирует, кто и когда менял права доступа, маршруты или состав участников.

Архив, поиск и выгрузка

Система должна хранить документ и связанные с ним данные в течение установленного срока: редакции, сведения об электронной подписи, результаты согласования и отметки об ознакомлении.
Поиск должен работать по реквизитам, которые компания использует для учёта ОРД: виду документа, дате, подразделению, статусу и другим полям. Для внутреннего контроля или аудита система должна позволять выгрузить документ вместе с листами согласования и ознакомления и сведениями об электронной подписи.
Так, у «Никамед» в системе хранятся 750+ действующих ОРД и более 10,5 тыс. архивных. По всем из них зафиксировано, кто и когда ознакомился с документом.
Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS
Узнать подробнее
{$co}