Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий ИИ

Полезные статьи
В условиях жёсткой конкуренции компании вынуждены одновременно вести множество проектов, и общий успех напрямую зависит от способности эффективно ими управлять.
Ожидается, что объём рынка управления портфелем проектов будет стремительно расти в ближайшие несколько лет, а к 2029 году он достигнет 9,66 млрд долларов США при совокупном годовом темпе роста в 11,5%.
Разбираемся, как эффективно управлять портфелем проектов с помощью автоматизации и технологий искусственного интеллекта, рассматриваем кейсы компаний и подходящие решения на рынке.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы». Занимается автоматизацией проектного управления в крупных компаниях из разных сфер.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы». Помогает компаниям повысить эффективность портфельного управления с помощью технологий ИИ.

Содержание:

Управление проектами и управление портфелем: в чём разница
Зачем автоматизировать PPM: 6 причин
Как должна выглядеть система PPM
Как ИИ помогает управлять портфелем проектов
Кейсы: как компании управляют портфелем проектов
Как выбрать решение для автоматизации: сравниваем разные систем
Подводим итоги: как понять, что нужно вашей компании
FAQ
Управление портфелем проектов (PPM) — это подход, который используют для расстановки приоритетов и координации работы над множеством проектов одновременно.

Это помогает выстраивать деятельность компании в соответствии со стратегическими целями бизнеса, эффективно распределять имеющиеся ресурсы и гарантировать, что все проекты будут реализованы своевременно и без превышения запланированного бюджета.

Управление проектами и управление портфелем проектов: в чём разница

Проектный менеджмент и управление портфелем проектов — это два разных подхода.

Проектный менеджмент направлен на эффективную реализацию конкретного проекта: контролирует соблюдение временных рамок, финансовых ограничений, распределение ресурсов и поддержание требуемого качества.
Ещё больше о проектном менеджменте можно прочитать здесь.
Управление портфелем проектов работает одновременно со всеми проектами компании на системном уровне:

  • синхронизирует и повышает эффективность текущих инициатив;
  • отбирает проекты, которые стоит запустить в первую очередь;
  • расставляет приоритеты и распределяет ресурсы с учётом эффективности инвестиций;
  • анализирует риски и потенциальную отдачу от вложений;
  • способствует достижению стратегических целей компании.
Ещё больше об инструментах проектного управления:

Роадмап: что это такое, в чём польза и как разработать
Как управлять потоком задач с помощью канбан-доски

Зачем автоматизировать PPM: 6 причин

Автоматизация PPM позволяет:

  • Стратегически управлять портфелем и оптимизировать его. Система позволит выравнивать все проекты в соответствии с единой стратегией, приоритизировать инициативы и отбирать только нужные из них, объединять проекты в группы для анализа зависимостей, использования накопленного опыта и устранения дублей, балансировать риски внутри групп, а не только внутри одного проекта, максимизировать совокупную выгоду от инициатив.

  • Обеспечивать высокую управляемость и прозрачность. С помощью единого дашборда руководитель получит мгновенный доступ к актуальной информации по портфелю: статусы инициатив, риски, KPI, загрузку команд. У менеджера не будет необходимости собирать все эти данные вручную из разных источников.

  • Оптимально распределять ограниченные ресурсы между проектами и группами проектов. Система подсветит степень загрузки команд, наличие ресурсов и позволит определить приоритетные направления. Это поможет избежать ситуаций, когда ключевые специалисты перегружены на одних проектах, а другие простаивают из-за нехватки людей или средств.
Ещё больше об управлении ресурсами можно прочитать здесь.
  • Сокращать операционные издержки. Автоматизация отчётности, сбора данных, уведомлений и согласований освободит до 30−40% времени проектных офисов. Его можно использовать для стратегического планирования, улучшения процессов и анализа возможных рисков.

  • Сформировать единое информационное пространство и стандартизацию. Все инициативы будут вестись по единым шаблонам и методологиям, исчезнет хаос из excel-таблиц, почты и разрозненных систем. Новые участники быстрее будут входить в проекты, снизится зависимость от конкретных людей.

  • Получать актуальные данные для принятия стратегических решений. Накопленная история проектов позволит анализировать эффективность, прогнозировать сроки и бюджеты с большей точностью, выявлять паттерны успеха и провала. Руководители получат инструмент для обоснованного выбора инициатив и формирования сбалансированного портфеля.
Хотите контролировать все проекты в портфеле в режиме реального времени и снизить операционные издержки?

Используйте ИСУП на базе low-code BPM-системы «Первая Форма»: собирайте актуальную информацию по портфелю, приоритезируйте и группируйте инициативы по стратегическим целям, бизнес-кейсам и ожидаемому возврату инвестиций, масштабируйте процессы под рост числа проектов и команд.
Попробовать
{$co}

Как должна выглядеть система управления портфелем проектов

Системы PPM должны помочь повысить управляемость, предсказуемость и прозрачность портфеля, а также держать фокус на стратегических целях компании и оптимизировать её ресурсы. Давайте рассмотрим подробнее, что обязательно должна уметь такая система в 2025 году.

Управление портфелем проектов

Система должна позволять:

  • собирать актуальную информацию по портфелю — отображать все проекты со статусами, этапами, бюджетами, ресурсами и рисками в режиме реального времени;
  • управлять рисками внутри портфеля и групп проектов, а не только внутри одной инициативы;
  • приоритизировать и группировать проекты по стратегическим целям, бизнес-кейсам и ожидаемому возврату инвестиций;
  • формировать детальную отчётность и дашборды по инициативам, которые будут доступны для всех заинтересованных лиц;
  • согласовывать и вносить изменения по портфелю, уведомлять о статусах и событиях;
  • вести и хранить всю документацию с доступом по регламентам и стандартам;
  • автоматически создавать задачи и контролировать ключевые этапы;
  • масштабировать процессы под рост числа проектов и команд;
  • поддерживать мобильные устройства для удалённого доступа;
  • настраивать интеграцию с внешними системами.

Управление ресурсами

Решение должно позволять:

  • управлять человеческими и материальными ресурсами — прогнозировать загрузку, перераспределять ресурсы между инициативами с учётом текущего прогресса и приоритетов;
  • поддерживать коммуникацию между членами команд и стейкхолдерами;
  • предупреждать о перегрузках и конфликтах ресурсов между проектами;
  • управлять доступами и ролями с учётом уровней ответственности.

Управление финансами

Для портфельных менеджеров важно, чтобы система позволяла контролировать бюджеты инициатив на разных этапах и отслеживать маржинальность. В ней должны быть следующие функции:

  • разработка и онлайн-обновление финансовых паспортов;
  • создание и контроль графиков платежей;
  • уведомления о потенциальных перерасходах бюджета;
  • механизмы промежуточного расчёта с исполнителями;
  • возможность интеграции с учётными системами, например, с 1С по счетам и оплатам.

Управление рисками

Пользователи системы должны иметь возможность:

  • анализировать и контролировать риски портфеля с помощью цветовых индикаторов;
  • проводить сценарный анализ «what if» для прогноза последствий различных вариантов распределения ресурсов и изменений;
  • предотвращать и оперативно решать проблемы по проектам с помощью автоматического обновления данных портфеля;
  • выделять и оценивать риски по единым шкалам и с понятными триггерами эскалации;
  • вести реестр изменений и их воздействие на общий портфель;
  • контролировать выполнение корректирующих действий и оповещать о них.
Диаграмма Ганта, базовые планы, автоматизация задач. Обзор нового проектного управления в «Первой Форме»

Раньше клиенты «Первой Формы» управляли проектами в MS Project. Рассказываем, какие функции обновлённой ИСУП позволяют планировать работу по привычным алгоритмам.
Читать подробнее
{$co}

Как ИИ повышает эффективность управления портфелем проектов

Искусственный интеллект позволяет моментально анализировать данные, что даёт портфельным менеджерам возможность делать более обоснованные выводы при инвестировании и избегать ошибок.

Прогнозируется, что к 2027 году объём мирового рынка ИИ в управлении проектами достигнет 4,8 млрд долларов США, что свидетельствует о быстрой интеграции этой технологии в саму суть ведения бизнеса.

Кроме того, в последнее время набирают популярность ИИ-агенты. Опрос компании IBM среди топ-менеджеров разных стран показал: 86% респондентов считают, что именно благодаря ИИ-агентам бизнес станет эффективнее уже к 2027 году.
ИИ-агент — это автономный цифровой помощник. Он способен без вмешательства человека обрабатывать и анализировать корпоративные данные компании, принимать обоснованные решения и выполнять необходимые действия для достижения поставленных целей.
Изучить подробнее
{$co}
Специалисты «Первой Формы» сделали использование ИИ-агентов доступным для всех — без глубоких знаний в программировании можно генерировать алгоритмы для таких цифровых помощников из существующих должностных инструкций.
Например, в low-code BPM-системе «Первая Форма» можно настроить агентов, которые будут:

  • делать саммаризацию по портфелю задач — с заданной периодичностью агенты будут «ходить» по задачам, изучать комментарии, статусы, дедлайны и их выполнение, а затем формировать сжатый отчёт по портфелю;

  • планировать, прогнозировать и распределять ресурсы — анализировать возможности команды и требования проектов для оптимального распределения человеческих и материальных ресурсов на основе исторических данных;

  • прогнозировать риски и проблемы с помощью анализа исторических данных, текущих метрик и внешних факторов;

  • оптимизировать бюджет портфеля — анализировать расходы, прогнозировать затраты и предлагать перераспределение бюджета между проектами для наибольшей эффективности;

  • автоматизировать отчётность — собирать данные из различных систем, создавать персонализированные дашборды и автоматически генерировать отчёты для стейкхолдеров разных уровней.

  • планировать временные рамки — анализировать зависимости между проектами, критические пути и доступность ресурсов для создания реалистичных и оптимизированных временных планов;

  • выявлять синергии и конфликты — идентифицировать возможности для совместного использования ресурсов, знаний или результатов между проектами, а также выявлять потенциальные конфликты;

  • управлять изменениями — оценивать влияние предлагаемых изменений на весь портфель проектов, моделировать сценарии и рекомендовать оптимальные решения по одобрению или отклонению изменений.
Олег Юшин
Директор по искусственному интеллекту «Первой Формы»
Примеры выше — это единичные кейсы, любой из них можно адаптировать под конкретный запрос компании.
«Первая Форма» — это low-code платформа, и агентов мы создавали в той же парадигме. Это кубики, из которых можно самостоятельно собрать процесс, который вы захотите.
Мы активно пользуемся этим со стороны внедрения. Не обязательно быть технически подкованным в агентах или разработке какого-то бэкенда, чтобы использовать такую систему.
Хотите повысить эффективность управления портфелем проектов?

Наймите автономных цифровых помощников — специалисты «Первой Формы» настроят ИИ-агентов под ваши бизнес-процессы.
Попробовать
{$co}

Кейсы: как компании управляют портфелем проектов

Если не автоматизировать управление портфелем проектов или сделать неправильный выбор решения, то это может привести к серьёзным проблемам.
Екатерина Маренич
Тимлид в отделе бизнес-анализа «Первой Формы»
Без подходящего решения для автоматизации сложно одновременно контролировать множество проектов, что влияет на качество принятия стратегических решений. Проектные офисы не так оперативно реагируют на риски и адаптацию к разным ситуациям, ресурсы распределяются неэффективно, сроки срываются, а общая прибыльность портфельной деятельности падает.
Из-за этого всегда существует риск потерять конкурентные преимущества и столкнуться с повышенными издержками.
Давайте посмотрим, как крупные компании из разных сфер автоматизировали управление портфелем проектов, и что из этого вышло.
«ВкусВилл». Сеть компании насчитывает уже более 1,5 тыс. торговых точек. Быстро расширить масштабы деятельности помогла автоматизация управления портфелем проектов.

Данный подход позволил:

  • оценивать общее количество магазинов в отдельных локациях и предсказывать эффективность открытия новых точек;
  • оперативно подбирать подходящие помещения, при этом менеджеру по развитию территории не обязательно находится на месте — все характеристики с прилагаемыми фото он получает на смартфон;
  • формировать базу данных, в которую включаются и те помещения, которые в данный момент не подошли, но вполне могут понадобиться в будущем;
  • оптимизировать деятельность юридического блока по согласованию заявок и заключению договоров;
  • разрабатывать наиболее оптимальный цикл подготовки помещения от замеров и строительно-монтажных работ до схемы расстановки оборудования и оформления торговых залов.
Госпрограмма «Цифровая экономика РФ». Программа охватывала пять ключевых направлений развития экономики и технологий и включала около 800 взаимосвязанных мероприятий.

Автоматизация портфельного управления позволила:

  • создать иерархическую структуру Программы;
  • обеспечить прозрачность и контроль выполнения мероприятий на всех уровнях;
  • сократить время на подготовку отчётов и принятие стратегических решений;
  • повысить эффективность взаимодействия участников за счёт создания единой информационной среды;
  • создать инструмент для оперативной корректировки планов.
АО «Банк Синара». Службе безопасности банка потребовалось оптимизировать взаимодействие между подразделениями и автоматизировать рутинные операции для более оперативного реагирования на бизнес-угрозы.

Благодаря автоматизации:

  • время обработки заявок сократилось до 90%;
  • скорость реакции на инциденты увеличилась на 55%;
  • ошибки в отчётности снизились с 15% до 2% благодаря интеграции с BI-аналитикой;
  • на 25% выросла эффективность взысканий;
  • время на формирование отчётов сократилось с 8 часов до 1 клика.

Как выбрать решение для автоматизации: сравниваем разные системы

При выборе платформы для автоматизации предпочтение следует отдать решению, которое сможет обеспечить результативное управление всем проектным портфелем, а именно:

  • наладит единую систему координации;
  • обеспечит инструментами для планирования, контроля рисков и оптимального распределения доступных ресурсов;
  • даст возможность отслеживать процессы и оценивать проекты по различным параметрам;
  • будет удобной и понятной в работе — с лёгким для освоения интерфейсом.

В 2025 году «Первая Форма» заняла второе место в рейтинге систем управления проектами от CNewsMarket.

Аналитики CNewsMarket обращают внимание на любопытную динамику рынка. Три года назад в сегменте ИСУП доминировали иностранные продукты — Microsoft Project, Oracle и Atlassian. Но результаты прошлого года продемонстрировали, что отечественное программное обеспечение сейчас востребовано не только в госсекторе, но и среди крупных коммерческих компаний.

Предлагаем вам изучить сравнение возможностей зарубежных и российских систем, которые подойдут для управления портфелем проектов:
Скачать полную версию сравнения можно здесь.

Подводим итоги: как понять, что нужно вашей компании

Сегодня одни компании нуждаются в сосредоточении на отдельных проектах и и их деталях, другие — в комплексном контроле и координации множества инициатив. Чтобы определить, какой способ управления лучше соответствует специфике вашей компании, нужно оценить масштаб проектов и степень их взаимосвязи.

Портфельное управление идеально подойдёт тем, у кого много проектов, требующих согласования между собой и грамотного распределения ресурсов.

А если вы работаете с отдельными инициативами, где важно сконцентрироваться на конкретных задачах и дедлайнах, то проектный менеджмент подойдёт больше.
Хотите грамотно управлять проектами в портфеле?

Используйте ИСУП на базе low-code BPMS «Первая Форма»: приоритезируйте инициативы по стратегическим целям, получайте предупреждения о перегрузках и конфликтах ресурсов между проектами, контролируйте бюджеты и отслеживайте маржинальность инициатив, выделяйте и оценивайте риски в портфеле по единым шкалам и с понятными триггерами эскалации.
Попробовать
{$co}

FAQ

Какое решение предлагает «Первая Форма»?

Это «коробка» на базе low-code BPM-системы, где уже настроены все процессы. Специалисты «Первой Формы» могут адаптировать их под вашу специфику и расширить набор инструментов.

Решение позволяет управлять инициативами любого масштаба — от небольших проектов до PPM. Более подробно о возможностях можно прочитать тут.

Есть ли мобильная версия?

Да, и оно полностью дублирует по возможностям веб-версию. Более подробная информация о мобильном приложении находится здесь.

Заменяет ли «Первая Форма» такие зарубежные решения, как Microsoft Project, Jira, Redmine и Trello?

Да, полностью заменяет.

Как быстро можно внедрить решение?

Средние сроки внедрения «коробки» без дополнительных настроек составляют от 2 до 4 недель. Всё остальное зависит от сложности процесса и объёма работ.

Сколько это стоит?

Цена складывается из стоимости лицензий, объёма работ и технической поддержки. Более подробно о ценах можно прочитать здесь.

Можно ли интегрировать решение с другими системами?

Да, с любыми внешними системами по REST API.

Можно ли развивать систему самостоятельно?

Конечно, это возможно после прохождения обучающего курса.