Электронный архив документов — это система хранения документов в цифровом виде с возможностью быстрого поиска и доступа к ним. Здесь можно хранить любые документы: бухгалтерские, кадровые, юридические, договоры, отчёты, переписку и пр.
Такой архив нужен для того, чтобы сократить бумажный документооборот, защитить документы от потери и несанкционированного доступа, а также обеспечить удалённый доступ к файлам.
Подробнее о продукте
Выбор подходящего типа архива в первую очередь зависит от масштаба компании и требований к безопасности данных. Малому бизнесу облачное решение закроет большинство задач без лишних затрат, а крупным компаниям лучше обратить внимание на архив в составе СЭД. Потому что юридическая значимость, автоматический контроль сроков и соответствие законодательству изначально встроены в систему, и нет необходимости дорабатывать решение, как в случае с локальным архивом.
СЭД 3.0 от «Первой Формы» — это не изолированная система документооборота, а готовое решение в составе единой low-code платформы, где корреспонденция, договоры, поручения и архив живут в одном контуре с продажами, проектами и финансами.
В отличие от классических СЭД, решение предоставляет сквозные процессы с готовыми интеграциями провайдерами ЭП.
Подробнее о продукте
ИИ-агент — это автономный цифровой помощник на основе искусственного интеллекта, который способен самостоятельно выполнять цепочки задач без пошагового управления со стороны человека. Он может принимать решения, обучаться в процессе и привлекать к процессу сотрудников.
Это лишь несколько примеров того, как ИИ-агенты могут работать в рамках электронного архива. Каждый такой модуль можно настроить под специфику конкретной компании: задать нужные сценарии, настроить интеграции и прописать логику маршрутизации. При этом сделать это всё сможет администратору системы без участия разработчиков.
Пока компания откладывает внедрение электронного архива, теряются документы, затягиваются согласования, а сотрудники тратят часы на то, что должно решаться в один клик. Электронный архив — это не про технологии, а про контроль над собственными процессами.
Международная сеть косметических магазинов. Международная сеть по продаже косметики и парфюмерии ежедневно обрабатывала тысячи документов, поэтому для упрощения поиска и хранения файлов в компании внедрили электронный архив, где можно:
- отслеживать жизненный цикл документов;
- сканировать бумажные версии с помощью специального сканера или мобильного приложения;
- управлять структурированным хранилищем с проверкой сроков хранения, юрлиц и других параметров;
- автоматически устанавливать сроки хранения с помощью интеграции с 1С;
- получать подсказки о правильном наполнении папок в хранилище;
- автоматически инициировать уничтожение документов по истечении срока;
- получать нужные документы из архива через заявку;
- отслеживать возврат выданных документов и инициировать расследование, если их не вернули.
В результате сеть магазинов получила инструмент, где можно быстро находить нужные документы, контролировать местонахождение оригиналов, автоматически проверять корректность архивирования и снижать затраты на физическое хранение бумаг.
Академия Ростеха. Сотрудники ежедневно обрабатывали тысячи документов по каждому учебному курсу: договоры, приказы, акты, ведомости, сертификаты. На старте они использовали систему Tessa, а позже, когда масштабы деятельности выросли, в Академии приняли решение перейти СЭД 3.0 от «Первой Формы», где доступны:
- единый реестр документов по каждой сделке;
- электронная канцелярия с автоматической нумерацией, назначением исполнителей и контролем сроков;
- автоматическое формирование архивной описи одним кликом;
- редактор документов с версионированием и историей правок,
- подписание КЭП прямо в системе — для приказов и протоколов учёного совета.
В результате Академия Ростеха получила инструмент, где можно быстро находить любой документ по номеру, дате или ключевому слову, автоматически готовить архивную опись, контролировать сроки исполнения и хранить полную историю изменений. При этом весь «исторический» архив был сохранён.
НИИ электроэнергетики. Сотрудники научно-исследовательского института электроэнергетики с филиалами в нескольких городах России искали решение, которое могло бы объединить в себе СЭД, CRM, управление проектами и ресурсами.
Благодаря автоматизации процессов:
- нужные файлы находятся за считанные секунды по дате, отправителю, теме или содержанию;
- снизился риск потери важной корреспонденции;
- повысилась эффективность процесса согласования договоров — теперь институт оперативно заключает необходимые соглашения и быстрее приступает к реализации новых проектов;
- ускорилась работа с заявками на оплату — бухгалтерия больше не тратит время на ручную обработку информации, а сотрудники самостоятельно изучают статусы нужных платежей.
Хотите внедрить электронный архив?
Управляйте жизненным циклом документов с помощью СЭД 3.0 на базе low-code BPMS «Первая Форма».
Попробовать