Банк Синара: цифровое рабочее место сотрудника службы безопасности

ТАРМ Финансы Управление проектами Service Desk

Клиент: АО «Банк Синара» (ранее — ПАО «СКБ-банк») — один из крупнейших региональных российских банков, в числе первых разрабатывает и внедряет инновационные для финансового рынка сервисы и решения.

Отрасль: финансы

Принято считать, что служба безопасности скептически настроена к автоматизации и не торопится внедрять новые решения. В Банке Синара разрушили этот стереотип. Рассказываем, как единый цифровой контур помог службе безопасности (СБ) банка повысить эффективность работы, ускорить принятие решений и улучшить обслуживание внутренних клиентов.

Почему банку потребовалась автоматизация работы службы безопасности

Служба безопасности банка должна превентивно реагировать на бизнес-угрозы, оперативно принимать решения на основе больших объёмов информации и своей эффективностью влиять на финансовые результаты организации. Однако выполнение этих задач осложнялось фрагментированностью рабочих процессов и отсутствием единой системы для их координации.

Запросы из других подразделений поступали сразу через несколько каналов: электронную почту, внутренние системы, телефон и мессенджеры. Отсутствие единой системы затрудняло учёт обращений, распределение задач по сотрудникам и мониторинг сроков выполнения. Готовить аналитические отчёты также приходилось вручную, поскольку сводных данных по обращениям не было.

Исходя из этой ситуации, банк определил три ключевые задачи:

оптимизировать взаимодействие между подразделениями,

автоматизировать рутинные операции,

наладить оперативное формирование отчётности.

Решение: цифровая экосистема службы безопасности банка

Решением стало создание единой цифровой среды, которая бы обеспечила прозрачность и эффективность работы службы безопасности. Для реализации идеи команда СБ выбрала low-code платформу «Первая Форма». Основными критериями выбора стали широкая функциональность и соотношение цены и качества решения.

Юрий Гаджиев, директор Департамента развития технологий инновационной безопасности Дирекции обеспечения безопасности

Важным фактором для нас была возможность настройки и развития системы без привлечения разработчиков. Наши сотрудники прошли обучение в «Академии Первой Формы». Мы самостоятельно разработали методологию, внедрили систему, осуществили миграцию данных, настроили бизнес-процессы, интегрировались в ИТ-архитектуру Банка, а теперь занимаемся администрированием и развитием системы. Все это положительно отразилось на бюджете проекта.

Всего в системе автоматизировано несколько десятков процессов.

Кейс по теме: ускорили претензионную работу производителя техники в 10 раз →

Маркетплейс: единая точка контакта между службой безопасности и другими подразделениями банка

Теперь сотрудники банка отправляют запросы в службу безопасности через внутренний портал. По каждому запросу — на проверку физических или юридических лиц, выездные мероприятия и другие услуги — автоматически создаётся задача в «Первой Форме».

BPM-система контролирует сроки и уведомляет ответственных о приближающихся дедлайнах, проверяет качество выполнения каждого типа запроса согласно внутренним регламентам. Сотрудник-заказчик видит статус своего запроса, а руководители — сроки и приоритеты.

В Банке Синара создали собственную систему для проверки контрагентов и кандидатов. Она автоматически проводит оценку на благонадежность по 60+ риск-факторам. Отчёты с итогами проверки загружаются в соответствующие задачи в «Первой Форме». На их основе сотрудник СБ может принять итоговое решение или запросить дополнительную информацию.

Мониторинг юридических и физических лиц, в том числе персонала

Своевременное выявление негативных триггеров-изменений у сотрудников или корпоративных клиентов позволяет снизить риски потенциального ущерба для банка.

Наталья Боровикова, руководитель проектов Департамента развития технологий инновационной безопасности Дирекции обеспечения безопасности

Раньше процедура мониторинга проводилась в ручном режиме, точечной выборкой, по мере высвобождения времени у сотрудников безопасности. Сейчас появился системный подход к проведению автоматизированных проверок в рамках мониторинга.

Для этого настроена интеграция с кадровым модулем. Система разделяет сотрудников на группы по уровню риска и осуществляет автоматический мониторинг с получением риск-факторов. Когда выявляется негативная информация, ответственный сотрудник в службе безопасности получает уведомление.

Управление инцидентами

Инцидент — событие, которое может повлечь нанесение ущерба банку. Чтобы оперативно реагировать на инцидент и минимизировать ущерб, этот процесс также автоматизировали в системе.

Теперь любой сотрудник банка, обнаруживший нарушение, аномалию или событие с потенциальным ущербом, сообщает о нём на внутреннем портале. BPM-система автоматически определяет уровень критичности инцидента, оповещает рабочую группу в соответствии с категорией события и ставит задачу для отработки.

Если был зафиксирован ущерб, закрыть задачу получится только после указания компенсации или обоснования, почему возместить потери невозможно. Такой подход обеспечивает полную аналитику по финансовым потерям и их покрытию.

Проведение служебных проверок и расследований

В этом процессе применена система акцептов:

Служебная проверка начинается с инициирования сотрудником службы безопасности и акцепта на проведение уполномоченным лицом.

Исполнитель в рамках проверки проводит необходимые процессуальные мероприятия, готовит материалы с заключением и направляет на акцепт вышестоящему руководителю.

Заключительный этап — контроль итогов проверки. Если по её результатам рекомендованы дисциплинарные меры взыскания, задача остается открытой до загрузки в систему подтверждающих документов: приказов о взысканиях или актов об устранении нарушений. Руководитель изучает материалы в системе и закрывает задачу.

Также сотрудники ведут в системе реестр заявлений, поданных в правоохранительные органы. Платформа контролирует процессуальные сроки в зависимости от статуса задачи и направляет уведомления ответственным сотрудникам.

Инструменты для эффективного управления задолженностью

Взыскание задолженности — сложный и многоэтапный процесс, требующий чёткого контроля и системного подхода. Решение позволило автоматизировать ключевые операции, минимизировать ошибки и повысить результативность работы с должниками.

Благодаря автоматизации работа с задолженностью превратилась управляемый поток, где каждое решение подкреплено данными. Этого удалось достичь с помощью следующего набора инструментов.

Полный цифровой профиль должника. Раньше данные о клиенте могли храниться в разных источниках: базах, электронных таблицах, почте и даже в бумажном виде. Теперь вся информация, от контактных данных до истории платежей, собирается в единый цифровой профиль.

Учёт всех мероприятий, от звонков до выездных проверок. Каждое действие фиксируется в системе. Так формируется хронология работы с должником и обеспечивается прозрачность процесса. В BPM-системе можно проверить, какие методы уже применялись, и проконтролировать исполнителей.

Централизованное хранение документов с разграничением прав доступа. Все юридически значимые файлы, включая исполнительные листы, соглашения и гарантийные письма, хранятся в карточке клиента. Система исключает потерю документов и защищает их от случайного удаления.

Автоматическое обогащение данных в онлайн-режиме. Система интегрирована с внутренними и внешними источниками данных и автоматически дополняет информацию о должнике — находит новые контакты и скрытые активы по общедоступным ресурсам.

Учёт платежей в режиме реального времени. При загрузке в систему каждая оплата привязывается к конкретному договору. Это снижает риск ошибок при сверках и помогает формировать корректную отчётность.

Итоговая отчётность для руководства и проверяющих органов. В системе доступна актуальная статистика по возвратам, эффективности методов работы и загруженности сотрудников.

Голосовой робот для работы с просроченной задолженностью. Результаты разговоров и их транскрипция автоматически сохраняются в системе.

Кейс по теме: автоматизировали комплаенс-менеджмент в ДРТ →

Учёт трудозатрат и аллокация расходов

Раньше расходы на безопасность представляли собой «чёрный ящик». Было сложно понять, какие именно процессы требуют больше ресурсов и как они влияют на прибыль. Внедрение сквозной системы учёта трудозатрат и аллокации расходов стало ключевым инструментом для решения этой проблемы.

Система фиксирует рабочее время сотрудников и позволяет точно определять затраты. Каждое мероприятие связывается с конкретными проектами и направлениями бизнеса.

Финансовые отчёты стали детализированными. Это упрощает обоснование бюджета перед руководством. Теперь можно измерить эффект от каждого действия — например, как снизились риски после очередной автоматизации процессов.

Для бэк-офисного подразделения система стала инструментом стратегического управления. Система автоматически генерирует отчёты, что сокращает рутинную работу и минимизирует ошибки. Анализ данных помогает оптимизировать нагрузку на персонал и выявляет избыточно или недостаточно финансируемые процессы. Руководители используют полученную информацию для обоснования управленческих решений.

Внутренние коммуникации сотрудников СБ

Платформа сама распределяет запросы между подразделениями, определяя ответственных по заданным правилам: специализация, дислокация или загрузка.

Сотрудники СБ могут направить запрос в смежный отдел. Благодаря связи всех запросов с исходной задачей обеспечивается сквозная аналитику и контроль выполнения запросов.

Проектный офис и планирование рабочего времени

Модуль управления проектами помогает распределять ресурсы с учётом их стратегической важности и сложности, определять приоритеты и формировать спринты, контролировать трудозатраты и сроки, планировать недельную нагрузку для предотвращения переработок.

Статья по теме: рассказываем, как контролировать трудозатраты, бюджеты и сроки →

Оперативная аналитика

В BPM-системе реализован непрерывный аналитический цикл: собранные данные автоматически передаются на BI-платформу, обрабатываются и возвращаются в виде готовых интерактивных дашбордов и отчётов.

Система обеспечивает актуальность и точность данных — показатели обновляются в реальном времени. В результате отклонения от плана и потенциальные угрозы отражаются в системе, что позволяет оперативно принимать корректирующие меры.

Подробнее о внедрении типового автоматизированного рабочего места (ТАРМ)
Узнать подробнее

{$co}

Результаты внедрения BPM-системы: ROI и ключевые метрики проекта

Внедрение цифровой системы позволило СБ достичь значительных улучшений в ключевых бизнес-процессах. Автоматизация рутинных операций сократила время выполнения задач, повысила точность данных и снизила операционные издержки.

Ключевые результаты проекта:

Сокращение времени обработки заявок — до 90% за счёт единого портала и автоматизации.

Увеличение скорости реакции на инциденты — на 55%.

Снижение ошибок в отчётности благодаря интеграции с BI-аналитикой — с 15% до 2%.

Контроль инцидентов: полная фиксация ущерба и сроков возмещения.

Работа с задолженностью: +25% эффективности взысканий за счет автоматического обогащения данных о должниках и использовании технологии голосовых роботов

Сокращение времени на формирование отчётов с 8 часов до 1 клика.

Окупаемость инвестиций (ROI) — 18 месяцев.

ㅤ

Юрий Гаджиев, директор Департамента развития технологий инновационной безопасности

Ключевыми результатами стали три принципиальных изменения. Мы получили полный цифровой след — теперь каждый процесс в службе безопасности прозрачен и имеет чёткие метрики эффективности.

Команда перешла от реагирования к упреждающим действиям: система сама выявляет риски, экономя сотни человеко-часов на рутинном мониторинге. Появилась синергия данных. Раньше критически важная информация «терялась» между системами. Интеграция с кадровыми, финансовыми и внешними сервисами дала нам единую картину для принятия решений.

Но главное — это команда! Люди, которые создали данный продукт, проявив волю, терпение, упорство, тягу к саморазвитию, креативность и поддержку! Люди, которые видят цель и достигают ее!

Проект доказал, что цифровизация — это стратегический инструмент. Мы уже увидели снижение убытков, укрепление доверия со стороны клиентов и регуляторов. Но главное — создали платформу для масштабирования цифровых решений на другие направления бизнеса.