Первая Форма — Кейсы компании

Единое решение для автоматизации всех подразделений Академии Ростеха

Госучреждения Образование СЭД CRM HR
Академия Ростеха — центр обучения и развития для сотрудников организаций корпорации. В Академии создают образовательные программы, которые отвечают потребностям предприятий Ростеха.

За проведение обучения отвечает профильное ИТ-решение, а бизнес-процессы Академии с 2022 года автоматизированы на «Первой Форме».
На старте развития Академия Ростеха автоматизировала процесс документооборота, внедрив систему Tessa. В ней обрабатывали входящую и исходящую корреспонденцию, согласовывали договоры, заявки на оплату и закупки. Для всего остального сотрудники в каждом отделе продолжали пользоваться разными программами.
К 2022 году масштаб деятельности Академии потребовал расширения автоматизации. Нужна была единая система, которая объединила бы CRM, бюджетирование проектов, управление закупками и другие процессы. Для выбора оптимального решения в Академии провели сравнительный анализ нескольких систем. Среди финалистов оказались Битрикс 24, Tessa и «Первая Форма».
В архитектурном ИТ-плане Академии на тот момент уже было более десятка процессов, которые нужно автоматизировать. Поэтому решающим фактором выбора стали скорость и стоимость внедрения.

Артём Олейник, директор по цифровым технологиям Академии Ростеха:

«Первая Форма» в этом плане оказалась самым эффективным решением с точки зрения скорости и стоимости внедрения. Если, например, оцифровка учёта бюджета проектов в других системах занимала пару месяцев, то в «Первой Форме» — пару недель.
С 2022 года начался переход на «Первую Форму» и автоматизация других основных процессов, все данные перенесли меньше чем за полгода. К 2023 году в «Первой Форме» как в единой информационной системе работали все сотрудники Академии Ростеха.
Что автоматизировано в «Первой Форме»
Как отметил директор по цифровым технологиям Академии Ростеха Артём Олейник, решающим для выбора «Первой Формы» стало сочетание стоимости внедрения и высокой скорости реализации проекта. Благодаря встроенному интеграционному модулю и автоматизированным процессам импорта, переход на новую систему прошёл незаметно для сотрудников. На данный момент в «Первой Форме» создано уже более 1,5 млн задач.
Для администрирования системы достаточно всего одного сотрудника. Причем с условием, что настройка «Первой Формы» не его единственная и основная задача.
В планах компании автоматизировать работу с беззаявочными платежами. Для них в системе будут создаваться виртуальные заявки. Это позволит замкнуть весь финансовый учёт в «Первой Форме» и настроить информативные дашборды с выверенной финансовой информацией.