Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Система управления отпусками: как избавиться от Excel-таблиц, бесконечных переписок и авралов

Полезные статьи
Все работодатели обязаны утвердить график отпусков не позднее чем за две недели до наступления календарного года. К этому сроку нужно собрать пожелания сотрудников, согласовать даты с руководителями, проверить график и подготовить его к утверждению.
Для отдела кадров это не просто ежегодная формальность. По статистике СберРешений, на одного кадровика в штате обычного предприятия приходится от 100 до 250 сотрудников. Чем больше штат, тем больше времени уходит на сбор дат, проверки, напоминания и согласования.
В статье разберём, как система управления отпусками помогает снизить нагрузку на кадровую службу и на что обратить внимание при выборе решения.

Содержание

Что такое система управления отпусками
Где ломается ручное управление отпусками
Как работает автоматизация управления отпусками сотрудников: на примере кейса госкомпании с филиалами по всей стране
Чек-лист: выбор системы планирования графика отпусков

Что такое система управления отпусками

Система управления отпусками представляет собой сервис, в котором сотрудник планирует отпуск, руководитель согласует даты, а HR и кадровая служба контролируют процесс до утверждения графика.
Это больше, чем просто график отпусков. График показывает уже утверждённые даты отдыха сотрудников. Система же помогает пройти путь до этого графика: собрать пожелания, согласовать даты, утвердить их и оформить документы.

Где ломается ручное управление отпусками

В небольшой организации с 5‑10 сотрудниками можно обойтись без специализированных программ: опросить коллег в почте или мессенджере, сделать таблицу с планом отсутствий, заполнить форму Т‑7 или внутренний шаблон.
В компании с большим штатом эта задача быстро превращается в аврал: часть сотрудников не присылает даты вовремя, часть заявок возвращается из-за пересечений, а статусы приходится искать в отдельных файлах и переписке.

Большая доля ручных операций и необходимость личного контроля

Сначала кадры рассылают шаблон графика отпусков и напоминают сотрудникам о его заполнении. Получить файл с указанными датами ещё полбеды — нередко сотрудники совершают ошибки, причём одни и те же: превышают положенный им лимит или не учитывают обязательные две недели непрерывного отпуска. Поэтому HR проверяет каждый документ и возвращает некорректные на доработку. В конце все данные необходимо внести в учётную систему. В условиях сотен или даже тысяч сотрудников процесс растягивается во времени.
Когда график отпусков собирают в отдельной таблице, статус процесса виден только тому, кто ведёт файл. Чтобы понять, какие подразделения уже согласовали даты, где есть задержка и какая версия графика актуальна, приходится уточнять детали у кадрового специалиста и сверяться с перепиской. Для HR-директора это риск: процесс идёт, но его сложно контролировать без ручных проверок.
Если вовремя не утвердить график отпусков, работодателю грозит штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП: 1−5 тысяч рублей на должностных лиц, 30−50 тыс. рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении штрафы увеличиваются, а должностных лиц могут дисквалифицировать на срок от одного года до трёх лет.

Работа с графиком в течение года

Иногда сотрудники уходят в отпуск не в запланированные даты. Из-за этого кадровым специалистам приходится вносить правки в утверждённые документы.

Лишняя нагрузка на руководителей

Вместо того чтобы заниматься стратегическими задачами, управленцы тратят время на сводную табличку с датами отпусков подчинённых. Критично не допустить ситуацию, когда нескольких ключевых сотрудников одновременно отсутствуют.

Аврал и переработки в конце года

В конце года график отпусков конкурирует с другими кадровыми задачами: приёмом, увольнением, изменениями в штатном расписании, отчётностью. Кадровая служба тратит время на напоминания, проверку и загрузку/выгрузку таблиц вместо задач, которые нельзя перенести на потом.

Как работает автоматизация управления отпусками сотрудников: на примере кейса госкомпании с филиалами по всей стране

В учреждении с более чем 2 тыс. сотрудников ежегодное планирование отпусков стало серьёзной операционной проблемой. Отдел кадров тратил около 160 рабочих часов в год на администрирование процесса. В течение года сотрудники часто меняли планы, каждый перенос требовал ручной обработки.

Процесс планирования графика отпусков теперь выстроен следующим образом

В ноябре автоматически создаётся задача на планирование отпуска для всего штата компании. Сотрудник открывает задачу и видит, сколько дней отпуска ему доступно — баланс плановых отпусков загружается из штатного расписания в 1С: ЗУП. Кадрам больше не приходится отвлекаться на одни и те же вопросы.
Система сразу проверяет, корректно ли сотрудник внёс даты отпуска: прописаны ли все полагающиеся дни, есть ли отпуск не менее 14 календарных дней подряд, нет ли пересечений с региональными праздниками. Например, что Курбан-байрам является нерабочим днём в Республике Татарстан и не может быть включён в отпуск сотрудником из Казани.
На следующем этапе подключается руководитель. У него перед глазами есть сводный график по отпускам подчинённых: кто когда планирует отдыхать, где есть пересечения и какие заявки ещё ждут решения.
Данные по согласованным графикам отпусков загружаются в 1С: ЗУП. Кадровой службе не нужно переносить информацию вручную.
В 1С генерируется печатная форма графика на каждого человека. Готовый документ выгружается в «Первую Форму», где сотрудники подписывают его при помощи ЭП.
Рассказываем об автоматизированной HRM-системе для работы с персоналом
Узнать подробнее
{$co}

Результаты автоматизации планирования отпусков в госучреждении

  • Время согласования графика для 2 тыс. сотрудников сократилось до трёх дней. Уже в начале декабря график отпусков был полностью сформирован и согласован.
  • Процесс стал управляемым. Видно, кто уже запланировал отпуск, где согласование задержалось, какие подразделения требуют внимания и когда график будет готов к утверждению.
  • Для отдела кадров система упростила работу — все рутинные операции (напоминания, проверка корректности данных, загрузка в 1С: ЗУП) выполняются автоматически. Это помогает соблюдать сроки и снизить риск ошибок.
  • Сотрудники получили инструмент для планирования отпуска, с возможностью отслеживания статуса согласования и графика коллег. А руководители благодаря сводному графику предотвращают ситуации с критической нехваткой персонала.
Полный кейс автоматизации планирования отпусков
Ещё один кейс по теме: автоматизация управления персоналом Академии Ростеха

Чек-лист: выбор системы планирования графика отпусков

На что стоит обратить внимание:
  • создание документов и автоматическое движение по их жизненному циклу;
  • динамическая матрица согласования;
  • поддержка электронных подписей;
  • интеграцию со сторонними сервисами, например, 1С;
  • электронный архив;
  • гибкость решения, возможность подстроиться под специфику отрасли или компании;
  • on-premise или SaaS;
  • разграничение прав доступа.
Статья по теме: какой должна быть HRM-система: возможности, цены, обзор рынка