Первая Форма — Кейсы компании

Единая система управления закупками и продажами систем безопасности. Кейс «Делетрон»

CRM СЭД SRM
Раньше в инжиниринговой компании вели продажи, закупки и внешний документооборот в нескольких разрозненных программах. «Делетрон» решил выстроить единый цифровой контур в BPM-системе.
  • 21 офис в общем информационном пространстве
  • Интеграции с Контур. Фокус, Диадок и 1С
  • On-premises версия на базе ОС Linux с СУБД PostgreSQL
Клиент: ООО «Делетрон» — дистрибьютор и инжиниринговая компания полного цикла по комплексным системам безопасности: системы контроля доступа (СКУД), видеонаблюдение, тепловизоры, центры мониторинга. Компания состоит из 21 обособленного подразделения и собственного Центра компетенций (Research and Development, R&D).

Проблемы: разрозненные системы и работа вручную

  • Прежняя система была ограничена в интеграции с Контур. Фокус, Диадок и 1С. Сотрудники работали в нескольких программах параллельно и вручную переносили данные между ними, что создавало риски ошибок и потери документов.
  • Существовали ограничения в бизнес-процессах, которые можно оцифровать на базе предыдущего софта. Например, не получилось бы выстроить кадровый электронный документооборот (КЭДО).
  • История взаимодействий с контрагентами не фиксировалась, за сроками приходилось следить вручную, а зоны ответственности были размыты.
  • Окончательным аргументом в пользу смены платформы стало прекращение вендором поддержки on-premises решения, которым «Делетрон» уже пользовался несколько лет.

Запрос клиента

Компания сформулировала следующие требования к новой системе:
  • Единая платформа, которая объединяет в одном интерфейсе продажи, закупки, документооборот и корпоративные коммуникации.
  • Автоматизация специфических бизнес-процессов.
  • On-premises решение, совместимое с ОС Linux и СУБД PostgreSQL.
  • Возможность дорабатывать систему самостоятельно.
  • Интеграции с внешними сервисами: 1С, Контур. Фокус, Диадок, удостоверяющие центры.
Решающими факторами в пользу «Первой Формы», помимо соответствия всем техническим требованиям и low-code гибкости, стали готовность команды вендора работать со сложными нестандартными процессами, прозрачные условия лицензирования и долгосрочные планы на развитие продукта — для компании, уже столкнувшейся с прекращением поддержки, это было принципиально важно.

Решение: настроить сквозные бизнес-процессы в едином цифровом контуре

Поддержкой и развитием системы в компании занимается один специалист, который прошёл обучение в «Академии Первой Формы». Базовые вопросы он закрывает самостоятельно, по более сложным вопросам обращается к команде вендора.

Единая точка доступа к информации и совместная работа над клиентскими запросами

Вся информация по контрагенту собрана в системе. В карточке компании указаны контакты, реквизиты, параметры финансовой благонадёжности — данные актуализируются автоматически через интеграцию с 1С и Контур. Фокус.
Здесь также можно посмотреть всю структуру связанных документов, переписки и результаты звонков.
После встречи с клиентом необходимо подготовить технико-коммерческое предложение (ТКП). Это персонализированный документ, где помимо стоимости прописано техническое описание предлагаемого решения. Над каждым ТКП трудятся несколько специалистов, каждый отвечает за свой раздел.
Вся необходимая для расчётов информация собрана в одном месте. Система отслеживает дедлайны по каждому участнику. Когда расчёты готовы, генерируется pdf-файл с ТКП.
Подробнее о CRM-системе для сложных B2B2-продаж длительного цикла
Узнать подробнее
{$co}
⠀
Кейс по теме: внедрили CRM для автоматизации подбора и продаж химического сырья ГК «Ревада»

Управление закупками: от заявки до поступления позиций на склад

Для каждого объекта специалисты «Делетрон» подбирают индивидуальную конфигурацию: часть позиций берётся со склада, часть закупается под конкретный заказ.
В заявке можно выбрать конкретные артикулы из справочника или указать общее наименование — склад самостоятельно подберёт подходящие позиции из наличия. Вся номенклатура доступна в BPM-системе за счёт интеграции с 1С.
Сотрудники склада проверяют остатки, резервируют позиции в наличии и формируют список того, что необходимо приобрести дополнительно. Специалист по закупкам работает только с дефицитными позициями. Он предлагает аналог из имеющейся номенклатуры или размещает заказ поставщику.
Согласование заявки проходит по заранее определённым маршрутам. Для отдельных позиций предусмотрено дополнительное согласование с отделом строительства и установки. Система следит за сроками и отправляет уведомления, если процесс затягивается.
Подробнее о SRM-системе для комплексной работы с поставщиками в отделе закупок
Узнать подробнее
{$co}

Автоматизация работы с входящими документами

За счёт интеграции с Контур. Диадок универсальный передаточный документ (УПД) автоматически загружается в систему, а ответственный сотрудник получает уведомление.
Формализованный документ сформирован в соответствии с требованиями Федеральной налоговой службы или другого государственного ведомства. Обычно имеет стандартный шаблон и расширение XML. Примеры: УПД, счёт-фактура
Неформализованный документ не имеет утверждённого формата составления и заполнения. Неформализованный документ может быть в любом другом расширении: doc, xlsx, jpg, pdf и др. Примеры: договор, допсоглашение, ТЗ, спецификация
Формализованные документы автоматически распознаются и связываются с нужным счётом, договором и заявкой. Для остальных связь создаётся вручную за несколько кликов.
Таким образом, всё зафиксировано в системе: для какого проекта закупка, по какой заявке, когда поступили позиции. Это исключает потерю данных и чётко обозначает зоны ответственности.
Подробнее об управлении документами и их жизненным циклом с СЭД 3.0
Узнать подробнее
{$co}
⠀
Статья по теме: зачем СЭД нужна бизнесу, как выбрать и чем отличается от ЭДО

Результат внедрения low-code BPM

От разрозненных программ компания перешла к единому интерфейсу. В одном месте собраны актуальные данные, история согласований, комментарии и коммуникации. То есть всё, что необходимо сотруднику для выполнения своих задач.
Также система взяла на себя контроль сроков и напоминания ответственным. Руководителям больше не нужно вручную отслеживать каждый процесс. Они могут в любой момент зайти и увидеть актуальный статус, найти ответственного.
Согласование тысяч позиций в заявке — задача непростая. Специалисту по закупкам приходилось вручную отслеживать, что уже одобрено или отклонено, чтобы в итоге собрать всё необходимое оборудование для объекта. При этом процесс редко завершается за один раунд: часть позиций согласовывается, остальные уходят на следующий круг. Параллельно требуется контролировать каждого из согласователей, чтобы никто не нарушал сроки. Это был наш гордиев узел, который всё-таки надо было разрубить.

Часть потенциальных подрядчиков на этапе выбора системы прямо говорила, что автоматизация такого процесса им недоступна. Пока что продолжаем отлаживать этот процесс в «Первой Форме», но уже сейчас можно сказать, что возможности этой BPM-системы соответствуют потребностям нашей компании.
Евгений Золотарев
Директор ООО «Делетрон»
Сейчас в системе работают 50 сотрудников, задействованных в оцифрованных процессах. Следующим шагом будет охватить весь штат компании, 150 человек, запустить кадровый электронный документооборот и корпоративный портал с доступом к полезным сервисам и личному кабинету.

FAQ

Можно посмотреть, как выглядит решение «вживую»?

Да, вы можете посмотреть наши решения на онлайн-встрече с менеджером. Мы подберём и продемонстрируем вам площадки, которые больше всего подходят под ваш запрос. Поскольку в каждой компании есть особенности, которые не умещаются в рамки универсальных решений, мы не создаём единую демо-версию. Чтобы вы не работали «в чужих настройках», мы проводим онлайн-демонстрацию приближённых к вашему запросу решений, объясняем их логику и рассказываем о функциональности.

Вы будете разрабатывать для нас систему с нуля?
«Первая Форма" — это low-code платформа, гибкий конструктор из готовых блоков, которые мы собираем и настраиваем по вашим требованиям. Это не разработка, а именно настройка, поэтому процесс проходит быстрее и дешевле.

Из чего складывается стоимость системы?
Из лицензий, работ по настройке системы и технической поддержки. Подробную информацию вы можете посмотреть на странице Цена. Стоимость решения зависит от того, какие процессы вы хотите автоматизировать. На встрече с вами мы обсудим ваши требования, затем проведём оценку и вышлем коммерческое предложение с подробным описанием решения и его стоимости.

Можем ли мы настроить свою систему скоринга лидов (например, по источнику, активности, бюджету)?
Да, можно настроить оценку лидов по любым критериям под ваши потребности и особенности.

Можно ли выстроить иерархию (холдинг → дочки → филиалы) и вести разные сделки, но видеть общую картину?
Да, в системе можно создавать структуру контактов и отслеживать сделки по отдельности и вместе.

Можем ли мы выдавать дистрибьюторам ограниченный доступ к системе для регистрации их продаж?
Да, можно создать портал дистрибьютора, на котором он сможет отчитаться о продажах, увидеть новости и документы и связаться с партнёрским менеджером.

В какие сроки можно провести внедрение?
Сроки внедрения вашего решения мы опишем в КП. Развернуть и настроить базовую систему можно в течение месяца.

Как настроить безопасный обмен данными с другими системами и сервисами?
Для этого уже предусмотрены готовые коннекторы с 1С, Контур. Фокус, электронной почтой, а также другими сервисами и решениями.

Как гарантируется защита и конфиденциальность данных?
Можно разместить «Первую Форму» на собственных мощностях в закрытом контуре, а вход в систему защитить двухфакторной аутентификацией. Также можно разграничить права доступа — остальные сотрудники могут оставить запрос на проведение служебной проверки, но не видят детали расследований.

Можно ли развивать систему самостоятельно?
Да, вы можете пройти обучение в Академии «Первой Формы» и настраивать платформу самостоятельно.