Внедрили SRM с чек-листами для отдела закупок и электронный документооборот с поставщиками для ритейлера.
Наш клиент – крупная сеть DIY-гипермаркетов с товарами для ремонта, дома и сада.
Конкуренция в этой нише жёсткая, рынок «отгрызают» или широким ассортиментом, или низкими ценами. Поэтому буквально всё зависит от переговоров с поставщиками.
Рассказываем, как мы автоматизировали этот процесс, чтобы повысить его эффективность.
Вручную собирали данные за год, чтобы подготовиться к переговорам
Наш DIY-ритейлер проводит переговорные кампании в конце года. Каждый менеджер отвечает за переговоры с десятками контрагентов.
Половину успеха гарантирует грамотная подготовка к переговорам. Раньше к ним готовились так: менеджер собирал данные о поставках и продажах за прошлый год, согласовывал желаемые объёмы и цены на будущее, а также «вилку», в пределах которой можно договариваться.
Проблемы было две: всё это делали вручную и бессистемно. Сотрудники постоянно перерабатывали, а руководители не могли отследить статусы и сроки переговорных кампаний.
Настроили единый процесс подготовки к переговорам и ускорили его
Мы оцифровали процесс переговорной кампании и добавили его к CRM-системе клиента.
Теперь в конце года система автоматически создаёт менеджеру задачи на переговоры с каждым его поставщиком. В них автоматически загружаются данные о работе с партнёром за прошедший год и более поздние периоды.
В каждую задачу менеджер вносит цели переговоров или желаемые условия на следующий год по заранее обозначенным пунктам. Например, по объёму товара на складе, бонусной системе, возможности отсрочить платежи и так далее.
В итоге задача превращается в чек-лист с вопросами и аргументами, по которому менеджер сможет вести переговоры с поставщиком.
Автоматизировали завершение переговорной кампании и оформление договора
После встречи поставщик и менеджер подписывают протокол переговоров — документ, в котором зафиксирован ход встречи и её предварительные итоги. Его также загружают в систему.
Когда соглашение с поставщиком достигнуто, менеджер вводит результаты в соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с целями и запускает один из двух сценариев:
Если условия хуже запланированных, система отправляет руководителю менеджера задачу на согласование. Он должен решить, готова ли компания работать с поставщиком на таких условиях.
Если условия совпадают с запланированными или даже лучше, менеджер за пару кликов формирует в BPM-системе приложение к основному договору. Основные поля в нём автоматически заполняются данными из задачи.
Поставщику приложение отправляют через «Первую Форму» — это возможно благодаря интеграции с электронной почтой.
В задаче и договоре сразу указывают, работает ли от поставщика собственный мерчендайзер или нужен специалист со стороны сети. Если выбран второй вариант, в системе по шаблону формируют и подписывают график работы.
Иногда ритейлер и поставщик прибегают к факторингу: гипермаркеты получают товар с отсрочкой платежа, а поставщику сразу поступает оплата от банка или факторинговой компании. Такие условия тоже отмечают в карточке поставщика, и в процесс закупки добавляют ещё одного контрагента.
Переговорные кампании проходят быстрее и проще
Ускорение переговорных кампаний — один из главных результатов оцифровки и автоматизации этого процесса в SRM-системе на базе «Первой Формы». Теперь процесс никогда не встаёт на стороне ритейлера из-за долгих согласований или сбора данных.
Кроме того, теперь у отдела продаж есть единый маршрут, которому они следуют в переговорных кампаниях. В системе определено, что менеджер должен сделать на каждом этапе, с какими данными ознакомиться. В переговорах все действуют одинаково, обсуждая пункты из чек-листа.
Статусы, сроки и результаты работ по переговорным компаниям также фиксируются в системе и в любой момент доступны руководителю.
«Отчасти оцифровка процесса повлияла на то, что ассортимент ритейлера почти не изменился даже в 2022 году, когда у всех были сложностей с поставками», — отмечает руководитель проекта.