Упростили переговорную кампанию с поставщиками для DIY-ритейлера

Наш DIY-ритейлер проводит переговорные кампании в#nbsp;конце года. Каждый менеджер отвечает за#nbsp;переговоры с#nbsp;десятками контрагентов.

Половину успеха гарантирует грамотная подготовка к#nbsp;переговорам. Раньше к#nbsp;ним готовились так: менеджер собирал данные о#nbsp;поставках и#nbsp;продажах за#nbsp;прошлый год, согласовывал желаемые объёмы и#nbsp;цены на#nbsp;будущее, а#nbsp;также «вилку», в#nbsp;пределах которой можно договариваться.

Проблемы было две: всё это делали вручную и#nbsp;бессистемно. Сотрудники постоянно перерабатывали, а#nbsp;руководители не#nbsp;могли отследить статусы и#nbsp;сроки переговорных кампаний.

Мы оцифровали процесс переговорной кампании и добавили его к CRM-системе клиента.

Теперь в конце года система автоматически создаёт менеджеру задачи на переговоры с каждым его поставщиком. В них автоматически загружаются данные о работе с партнёром за прошедший год и более поздние периоды.

В#nbsp;каждую задачу менеджер вносит цели переговоров или желаемые условия на#nbsp;следующий год по#nbsp;заранее обозначенным пунктам. Например, по#nbsp;объёму товара на#nbsp;складе, бонусной системе, возможности отсрочить платежи и#nbsp;так далее.

В#nbsp;итоге задача превращается в#nbsp;чек-лист с#nbsp;вопросами и#nbsp;аргументами, по#nbsp;которому менеджер сможет вести переговоры с#nbsp;поставщиком.

Читайте также: в 2 раза ускорили оценку поставщиков международной косметической компании

После встречи поставщик и#nbsp;менеджер подписывают протокол переговоров#nbsp;— документ, в#nbsp;котором зафиксирован ход встречи и#nbsp;её#nbsp;предварительные итоги. Его также загружают в#nbsp;систему.

Когда соглашение с#nbsp;поставщиком достигнуто, менеджер вводит результаты в#nbsp;соответствующую колонку задачи. Система автоматически сверяет результаты с#nbsp;целями и#nbsp;запускает один из#nbsp;двух сценариев:

1. Если условия хуже запланированных, система отправляет руководителю менеджера задачу на#nbsp;согласование. Он#nbsp;должен решить, готова#nbsp;ли компания работать с#nbsp;поставщиком на#nbsp;таких условиях.
2. Если условия совпадают с#nbsp;запланированными или даже лучше, менеджер за#nbsp;пару кликов формирует в#nbsp;BPM-системе приложение к#nbsp;основному договору. Основные поля в#nbsp;нём автоматически заполняются данными из#nbsp;задачи.

Поставщику приложение отправляют через «Первую Форму»#nbsp;— это возможно благодаря интеграции с#nbsp;электронной почтой.

В#nbsp;задаче и#nbsp;договоре сразу указывают, работает#nbsp;ли от#nbsp;поставщика собственный мерчендайзер или нужен специалист со#nbsp;стороны сети. Если выбран второй вариант, в#nbsp;системе по#nbsp;шаблону формируют и#nbsp;подписывают график работы.

Иногда ритейлер и#nbsp;поставщик прибегают к#nbsp;факторингу: гипермаркеты получают товар с#nbsp;отсрочкой платежа, а#nbsp;поставщику сразу поступает оплата от#nbsp;банка или факторинговой компании. Такие условия тоже отмечают в#nbsp;карточке поставщика, и#nbsp;в#nbsp;процесс закупки добавляют ещё одного контрагента.

Ускорение переговорных кампаний#nbsp;— один из#nbsp;главных результатов оцифровки и#nbsp;автоматизации этого процесса в#nbsp;«Первой Форме». Теперь процесс никогда не#nbsp;встаёт на#nbsp;стороне ритейлера из-за долгих согласований или сбора данных.

Кроме того, теперь у#nbsp;отдела продаж есть единый маршрут, которому они следуют в#nbsp;переговорных кампаниях. В#nbsp;системе определено, что менеджер должен сделать на#nbsp;каждом этапе, с#nbsp;какими данными ознакомиться. В#nbsp;переговорах все действуют одинаково, обсуждая пункты из#nbsp;чек-листа.

Статусы, сроки и#nbsp;результаты работ по#nbsp;переговорным компаниям также фиксируются в#nbsp;системе и#nbsp;в#nbsp;любой момент доступны руководителю.

«Отчасти оцифровка процесса повлияла на#nbsp;то, что ассортимент ритейлера почти не#nbsp;изменился даже в#nbsp;2022 году, когда у#nbsp;всех были сложностей с#nbsp;поставками»,#nbsp;— отмечает руководитель проекта.