Упростили работу с сервисами ЭДО и оформление командировок для производителя медтехники

Производство СЭД Корпоративный портал HR

К нам обратился производитель медтехники с заводами в России и за рубежом

Сложное медицинское оборудование требует специфической настройки и технического обслуживания, поэтому сотрудники компании регулярно выезжали к местным и зарубежным клиентам. Все документы по командировкам оформляли в SharePoint.

Microsoft прекратил обслуживание российских компаний, поэтому производителю срочно требовался переезд на отечественную платформу, без остановки рабочих процессов.

Одновременно с этим существовала проблема с обработкой входящих документов из систем электронного документооборота. Доступ к сервисам имели только два сотрудника бухгалтерии. Им приходилось выгружать всё вручную и часами согласовывать оплату с коллегами.

Рассказываем, как мы помогли ускорить работу с входящими документами и добились 100% верного документального сопровождения командировки.

На оформление командировки у сотрудника уходило минимум полтора часа

Заявки на командировку и авансовые отчёты раньше оформляли в SharePoint. В заявке указывали сумму суточных, но так как она отличалась в зависимости от направления, сотрудники часто путались. Заявки переделывали и согласования затягивались.

Для оформления командировки надо было подготовить приказ или маршрутный лист. Специалист отдела кадров вводил данные вручную, сверялся с личным делом сотрудника и служебной запиской.

После командировки уже сам сотрудник готовил документ по всем расходам — авансовый отчёт. Для зарубежных поездок надо было дополнительно пересчитывать каждую трату в рубли по курсу валют на дату покупки. Из-за этого всё затягивалось, а бухгалтеры то и дело напоминали коллегам о документах.

Портал с новостями и полезной информацией для сотрудников, база знаний для техподдержки, единое окно для HR-отдела

Эти и другие функции SharePoint доступны в «Первой Форме»
Узнать больше

{$co}

Теперь сотрудники заходят в «Первую Форму», заполняют заявку на командировку и одним кликом отправляют её на согласование

Суточные в рублях рассчитываются автоматически с учётом места поездки. Для зарубежных командировок используется актуальный курс валют — данные ежедневно загружаются с сайта Центробанка.

После одобрения система автоматически формирует приказ о командировке или маршрутный лист, а также служебную записку, если человек едет на своей машине. Сотрудник распечатывает документы и подписывает их у руководителя.

На следующий день после возвращения из поездки создаётся задача по авансовому отчёту с указанием дедлайна. В неё автоматически подтягиваются данные из заявки на командировку. Сотрудник вносит информацию о фактических расходах и загружает сканы чеков, билетов и остальных документов, после чего задача уходит на согласование в бухгалтерию.

В компании уже давно перешли на ЭДО, но работа с одним документом занимала пару дней

Компания уже вела электронный документооборот через Контур.Диадок и Тензор СБИС. Но доступ к личному кабинету в этих сервисах был только у двух сотрудников бухгалтерии. Ежедневно они разбирали десятки документов от контрагентов: договоры, дополнительные соглашения, акты выполненных работ, счета на оплату.

Вот так выглядел процесс обработки одного документа

И это только в том случае, если всё корректно заполнено. Если бухгалтер находил ошибку, он отклонял входящий документ и оставлял комментарий, что нужно исправить. Либо же контрагент сам связывался и просил аннулировать УПД или акт.

Настроили интеграцию с Контур.Диадок и Тензор СБИС — теперь сотрудники сразу видят документы, поступившие по ЭДО, и отслеживают их статусы

Также в систему загружен справочник всех контрагентов, а для одобрения настроена матрица согласования, где первый уровень — ответственное лицо, второй уровень — бухгалтер с правом подписи.

Вот так теперь выглядит процесс обработки документа

Отклонить или аннулировать документ тоже можно прямо в системе. Бухгалтер нажимает соответствующую кнопку, информация автоматически поступает в Диадок или СБИС.

Результаты по итогу нескольких месяцев использования новой системы

Мы провели опрос среди сотрудников компании. Вот, что изменилось, по их оценке:

Время обработки входящих документов сократилось с двух дней до нескольких часов.
Оформление командировок теперь занимает 15 минут вместо полутора часов. Система сама считает суточные с учётом направления и длительности поездки.
85% авансовых отчётов теперь поступают вовремя.