«OBI Россия»: автоматизация работы с поставщиками и документооборот для ритейлера

После внедрения нашей low-code платформы российская сеть гипермаркетов OBI смогла снизить ошибки в работе с поставщиками до 0,1% и автоматизировать деятельность пяти отделов. Рассмотрим, какие инструменты помогли добиться таких результатов.

Автоматизировали все этапы работы с поставщиками в SRM-системе на базе «Первой Формы

«OBI Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. До 2014 года всю работу вели вручную, а данные хранили в Excel. Компания решила решила повысить эффективность работы и автоматизировать все процессы, связанные с поставщиками, в единой системе.

«Наши продукты гарантируют независимость и оперативность. Когда в 2022 году головная компания OBI отключила российские магазины от ИТ-системы, это парализовало даже кассы. Но процессы, локально реализованные в „Первой Форме“, продолжали обеспечивать работу сети».

Денис Селезнёв
генеральный директор «Первой Формы»

Внедрили электронный документооборот

Перечень процессов, автоматизированных в «Первой Форме»:

• создание на основе шаблонов, согласование и подписание договоров, приложений и дополнительных соглашений;
• подготовка сводного пакета документов для отправки поставщику;
• передача документов по описи;
• формирование протоколов разногласий;
• сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива;
• организация и ведение постпереговорных сессий.

Внедрение системы в финансовом и коммерческом отделах провела небольшая совместная команда: руководитель проекта и бизнес-аналитик «OBI Россия», а также трое специалистов «Первой Формы».

После автоматизации количество ошибок в работе с поставщиками уменьшилось до 0,1%.

Автоматизация закупок нетоварной продукции (НТП)

Закупками торгового оборудование, канцтоваров и прочего в «OBI Россия» занимаются специальные менеджеры в бэк-офисе и в магазинах.

В системе создан единый справочник нетоварной продукции с актуальными описаниями и параметрами. На основе этой номенклатуры специалисты формируют заявки, которые затем консолидируются по каждой нетоварной позиции. Так компания экономит на скидках при оптовых закупках, а каждый менеджер может самостоятельно отслеживать статус своей заявки.

Кейс по теме → Автоматизация закупок нетоварной продукции для 450 магазинов «Спортмастера»

Развитие автоматизации: HR-задачи, отчёты и интеграция с международными внутрикорпоративными системами

Автоматизация HR-процессов

HR только инициирует процесс приёма сотрудника, а дальше «Первая Форма» дальше всё делает сама: заводит задачи, подключает ответственных для подготовки рабочего места и доступа в информационные системы.

Система также забрала на себя подготовку комплекта документов для трудоустройства. Теперь трудовой договор, приказ о приёме на работу, согласие на обработку персональных данных формируются автоматически.

Также в «Первой Форме» оформляют переводы на другую должность, командировки, отгулы, проводят согласование графика отпусков и консолидацию их в единый корпоративный график. Настроены интеграции с международными внутрикорпоративными системами учёта и управления ресурсами, а также специализированными системами отдельных подразделений.

Автоматизация логистики

Отдельный нагруженный бизнес-процесс, с которым работают менеджеры магазинов — формирование заявок на доставку товара покупателям. Их приходит более тысячи в день. В «Первой Форме» формируется общий реестр заявок и календарь доставок, который пересылают в транспортную компанию.

Автоматизация корпоративного автопарка

В «Первая Форма» ведётся учёт корпоративного транспорта. В частности, формируются путевые листы, которые используют для учёта горюче-смазочных материалов. Они выгружаются из системы в финансовый отдел и бухгалтерию.

Специалисты «ОБИ» прошли обучение и теперь самостоятельно изменяют и настраивают бизнес-процессы в системе. К нам обращаются только за крупными работами.

Этому мы обучаем в «Академии Первой Формы»
Узнать подробнее

Планы на дальнейшую автоматизацию: мобильное приложение

Для «ОБИ» мы развиваем мобильное приложение. В пилотном режиме его используют топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Приложение помогает быстро и удобно акцептовать документы, не задерживая цепочки согласований.

В приложение встроен корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. У руководителей есть доступ ко всем документам, материалам и статусу заданий. В компании обсуждают публикацию приложения для всех сотрудников.