ОБИ: автоматизировали работу пяти отделов и свели ошибки до 0,1%

Эффективное взаимодействие с сотнями поставщиков — «боль» любого сетевого ритейлера. Оперативно согласовать коммерческие условия, заключить договоры и решить десяток сопутствующих задач вручную становится практически невозможно.

Однажды с этой проблемой столкнулась и компания «ОБИ» — международный ритейлер, специализирующийся на товарах для ремонта и дачи. Рассказываем, как «Первая Форма» помогла компании свести ошибки в работе с поставщиками к 0,1% и автоматизировала работу пяти отделов.

---

Проблема: взаимодействие с поставщиками

«ОБИ Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. В работе им важны и качество, и скорость: плохо проведённая переговорная кампания или неоформленные вовремя документы могут привести к задержкам поставок и цепочке неприятных последствий.

Раньше всю деятельность по этим процессам вели в Excel, где сложно контролировать выполнение. Поэтому в 2014 году компания решила автоматизировать процессы согласования и заключения договоров в единой системе. Воплощение проекта доверили «Первой Форме».

• В 1970 году «ОБИ» открыла в Германии магазин, где было всего 12 сотрудников. Теперь сеть работает в 11 странах мира
• В Россию «ОБИ» пришла почти 20 лет назад. Сейчас гипермаркеты сети открыты в 14 городах, количество сотрудников превышает 4 тыс. человек

Решение: автоматизировали работу с документами

Больше всего ошибок при оформлении документов порождало ручное заполнение шаблонов. Некоторые ошибки замечали уже после подписания документа, тогда приходилось заново запускать весь процесс и сроки затягивались. Эту и другие проблемы решили с помощью автоматизации.

«Первая Форма» автоматизировала

• формирование документов по шаблонам;
• подготовку и подписание договоров;
• согласование договоров, приложений и дополнительных соглашений;
• формирование сводного пакета документов для отправки поставщику;
• передачу документов по описи;
• формирование протоколов разногласий;
• сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива;
• организацию и ведение пост-переговорных сессий.

Внедрение системы в финансовом и коммерческом отделах провела небольшая совместная команда: руководитель проекта и бизнес-аналитик «ОБИ», а также трое наших специалистов.

После автоматизации количество ошибок в работе с поставщиками уменьшилось до 0,1%.

Развитие: автоматизация HR-задач, нетоварных закупок, отчётов и интеграция с международными внутрикорпоративными системами

Автоматизация HR-процессов

Активно используются инструменты «Первой Формы» и для управления персоналом. Когда условия труда нового сотрудника согласованы, в системе запускается процесс приема специалиста на работу: готовится рабочее место, предоставляются доступы в информационные системы.

Также в «Первой Форме» оформляют переводы на другую должность, командировки, отгулы, проводят согласование графика отпусков и консолидацию их в единый корпоративный график. Настроены интеграции с международными внутрикорпоративными системами учёта и управления ресурсами, а также специализированными системами отдельных подразделений.

Автоматизация нетоварных закупок

Нетоварные закупки — торговое оборудование, канцтовары, спецодежда — стали вести на базе «Первой Формы». Такими закупками в «ОБИ» занимаются специальные менеджеры в бэк-офисе и в магазинах. На основе каталогов менеджеры формируют заявки, которые затем консолидируются по каждой нетоварной позиции. Так компания экономит на скидках при оптовых закупках, а каждый менеджер может отслеживать статус своей заявки.

Автоматизация доставки

Отдельный и очень нагруженный бизнес-процесс, с которым работают менеджеры магазинов — формирование заявок на доставку товара покупателям. Их приходит более тысячи в день. В «Первой Форме» формируется общий реестр заявок и календарь доставок, который пересылают в транспортную компанию.

Автоматизация корпоративного автопарка

В системе «Первая Форма» ведётся и учёт корпоративного транспорта. В частности, формируются путевые листы, которые используют для учёта горюче-смазочных материалов. Они выгружаются из системы в финансовый отдел и бухгалтерию.

Специалисты «ОБИ» прошли обучение и теперь самостоятельно изменяют и настраивают бизнес-процессы в системе. К нам обращаются только за крупными работами.

Планы: мобильное приложение

Для «ОБИ» мы развиваем мобильное приложение. В пилотном режиме его используют топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Приложение помогает быстро и удобно акцептовать документы, не задерживая цепочки согласований.

В приложение встроен корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. У руководителей есть доступ ко всем документам, материалам и статусу заданий. В компании обсуждают публикацию приложения для всех сотрудников.

Наши продукты гарантируют независимость и оперативность. Когда в этом году головная компания «ОБИ» отключила российские магазины от ИТ-системы, это парализовало даже кассы. Но процессы, локально реализованные в «Первой Форме», продолжали обеспечивать работу сети.

Денис Селезнёв
генеральный директор «Первой Формы»