«ОБИ»: автоматизация работы с поставщиками и документооборот для ритейлера

Эффективное взаимодействие с сотнями поставщиков — «боль» любого сетевого ритейлера. Оперативно согласовать коммерческие условия, заключить договоры и решить десяток сопутствующих задач вручную становится практически невозможно.

Однажды с этой проблемой столкнулась и компания «ОБИ» — международный ритейлер, специализирующийся на товарах для ремонта и дачи. Рассказываем, как «Первая Форма» помогла компании свести ошибки в работе с поставщиками к 0,1% и автоматизировала работу пяти отделов.

---

Автоматизация работы с поставщиками

«ОБИ Россия» сотрудничает с сотнями поставщиков. В работе им важны и качество, и скорость: плохо проведённая переговорная кампания или неоформленные вовремя документы могут привести к задержкам поставок и цепочке неприятных последствий.

Раньше всю деятельность по этим процессам вели в Excel, где сложно контролировать выполнение. Поэтому в 2014 году компания решила автоматизировать процессы согласования и заключения договоров в единой системе. Воплощение проекта доверили «Первой Форме».

Электронный документооборот

Больше всего ошибок при оформлении документов порождало ручное заполнение шаблонов. Некоторые ошибки замечали уже после подписания документа, тогда приходилось заново запускать весь процесс и сроки затягивались. Эту и другие проблемы решили с помощью автоматизации.

Элементы внедренного документооборота

• формирование документов по шаблонам;
• подготовка и подписание договоров;
• согласование договоров, приложений и дополнительных соглашений;
• формирование сводного пакета документов для отправки поставщику;
• передача документов по описи;
• формирование протоколов разногласий;
• сканирование подписанных оригиналов и ведение электронного архива;
• организация и ведение пост-переговорных сессий.

Внедрение системы в финансовом и коммерческом отделах провела небольшая совместная команда: руководитель проекта и бизнес-аналитик «ОБИ», а также трое наших специалистов.

После автоматизации количество ошибок в работе с поставщиками уменьшилось до 0,1%.

Развитие: автоматизация HR-задач, нетоварных закупок, отчётов и интеграция с международными внутрикорпоративными системами

Автоматизация HR-процессов

Активно используются инструменты «Первой Формы» и для управления персоналом. Когда условия труда нового сотрудника согласованы, в системе запускается процесс приема специалиста на работу: готовится рабочее место, предоставляются доступы в информационные системы.

Также в «Первой Форме» оформляют переводы на другую должность, командировки, отгулы, проводят согласование графика отпусков и консолидацию их в единый корпоративный график. Настроены интеграции с международными внутрикорпоративными системами учёта и управления ресурсами, а также специализированными системами отдельных подразделений.

Автоматизация нетоварных закупок

Нетоварные закупки — торговое оборудование, канцтовары, спецодежда — стали вести на базе «Первой Формы». Такими закупками в «ОБИ» занимаются специальные менеджеры в бэк-офисе и в магазинах. На основе каталогов менеджеры формируют заявки, которые затем консолидируются по каждой нетоварной позиции. Так компания экономит на скидках при оптовых закупках, а каждый менеджер может отслеживать статус своей заявки.

Автоматизация логистики

Отдельный и очень нагруженный бизнес-процесс, с которым работают менеджеры магазинов — формирование заявок на доставку товара покупателям. Их приходит более тысячи в день. В «Первой Форме» формируется общий реестр заявок и календарь доставок, который пересылают в транспортную компанию.

Автоматизация корпоративного автопарка

В системе «Первая Форма» ведётся и учёт корпоративного транспорта. В частности, формируются путевые листы, которые используют для учёта горюче-смазочных материалов. Они выгружаются из системы в финансовый отдел и бухгалтерию.

Специалисты «ОБИ» прошли обучение и теперь самостоятельно изменяют и настраивают бизнес-процессы в системе. К нам обращаются только за крупными работами.

Планы: мобильное приложение

Для «ОБИ» мы развиваем мобильное приложение. В пилотном режиме его используют топ-менеджеры и руководители некоторых отделов. Приложение помогает быстро и удобно акцептовать документы, не задерживая цепочки согласований.

В приложение встроен корпоративный мессенджер, интегрированный с рабочими задачами. У руководителей есть доступ ко всем документам, материалам и статусу заданий. В компании обсуждают публикацию приложения для всех сотрудников.

Наши продукты гарантируют независимость и оперативность. Когда в этом году головная компания «ОБИ» отключила российские магазины от ИТ-системы, это парализовало даже кассы. Но процессы, локально реализованные в «Первой Форме», продолжали обеспечивать работу сети.

Денис Селезнёв
генеральный директор «Первой Формы»