Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Система управления персоналом: собираем разрозненные инструменты в единый контур

Полезные статьи
В прошлом году российский рынок систем управления персоналом (HRMS и КЭДО) вырос до 14,4 млрд рублей — такую оценку даёт Strategy Partners. Компании покупают отдельные продукты и связывать их в единый контур приходится вручную.
Единая система управления персоналом помогает связывать процессы, но если связь рвётся на стыках, возникают ручные переносы, потерянные заявки и затянутые согласования обходятся дороже самих инструментов. В статье разбираем, из чего состоит система управления персоналом и как собрать разрозненные инструменты в единый контур.
В статье:

Почему разрозненные HR-решения усложняют процессы
Из чего состоит система управления персоналом
Типовые стыки между подсистемами и какие сложности на них возникают
Как собрать СУП в единый контур: 5 шагов
Функциональность единой СУП на примере «Первой Формы»
Как крупные компании автоматизируют HR-процессы в «Первой Форме»
Экономика сквозных процессов: какой эффект даёт внедрение единой СУП
Как выбрать систему управления персоналом
Заключение

Почему разрозненные HR-решения усложняют процессы

Во многих компаниях HR-процессы распределены между несколькими инструментами: рекрутинговой системой, Excel, почтой, мессенджерами, 1С: ЗУП, сервисом ЭДО, корпоративным порталом и папками на общем диске. Формально каждый из них решает свою задачу. Но для сотрудника, руководителя и HR это выглядит как один процесс — и на стыках он начинает «ломаться».
Основные последствия разрозненности:
  • данные приходится вводить несколько раз: например, данные кандидата переносят из системы подбора в кадровую систему, затем — в 1С: ЗУП;
  • нет единой версии информации: в одном файле указан один остаток отпуска, в другом — другой;
  • согласования затягиваются из-за писем, сообщений и отсутствия прозрачного маршрута;
  • руководитель не видит полную картину по команде: цели, загрузку, отпуска, развитие, риски увольнения;
  • HR тратит время на администрирование, а не на работу с людьми и бизнесом;
  • растут риски ошибок в кадровом учёте, расчётах, документах и хранении персональных данных;
  • сложнее строить аналитику: данные нужно вручную собирать и сверять из разных источников.
Единая система управления персоналом не обязательно заменяет все специализированные решения. Её ключевая задача — связать процессы, данные и роли участников в едином контуре.

Из чего состоит система управления персоналом

Для полноценной системы управления персоналом нужны инструменты, отвечающие за контроль исполнительской дисциплины, документооборот, развитие компетенций, вовлечение и работу с документами. Типичный набор выглядит так:

1. Найм и онбординг

Эти функции позволяют сократить срок закрытия вакансий, сделать статусы прозрачными, снизить риски потери кандидата и ускорить выход новичка на полную продуктивность. Блок включает:
  • заявки на подбор;
  • согласование вакансии и бюджета;
  • публикацию вакансий;
  • работу с кандидатами и интервью;
  • оффер;
  • оформление приёма;
  • программу адаптации, задачи, наставника, контроль прохождения испытательного срока.

2. Кадровый учёт

С системой кадрового учёта у бизнеса появляется единый источник кадровых данных. Система уменьшает риск ошибок, помогает контролировать штатную численность и создавать оргструктуру, обеспечивает более надёжную передачу данных в расчётные и учётные системы. Это происходит за счёт следующих инструментов:
  • штатное расписание;
  • карточки сотрудников;
  • кадровые перемещения;
  • изменения условий труда;
  • приёмы, переводы, увольнения;
  • сведения о воинском учёте и другие обязательные данные — в применимом для работодателя объёме.

3. Рабочее время и отпуска

Такой инструмент помогает избегать накладок по отсутствиям, автоматизирует расчёты для табеля трудозатрат, упрощает сверку при подготовке графика отпусков. В него входят:
  • графики работы;
  • табели;
  • заявки на отсутствие;
  • график отпусков;
  • согласование, учёт и контроль остатков отпусков;
  • интеграцию с расчётом заработной платы.

4. Оценка и KPI

Этот блок функций связывает работу сотрудников с приоритетами компании. Он позволяет оценивать сотрудников по объективным показателям, создаёт основу для решений о премиях, повышении, развитии и кадровом резерве, выявляет падения результативности. Блок включает:
  • постановку целей;
  • каскадирование целей от компании до сотрудника;
  • оценку результатов;
  • оценку компетенций;
  • обратную связь 360°;
  • калибровку и итоговые решения.

5. Обучение и развитие

LMS-система нужна, чтобы строить развитие сотрудников в соответствии со стратегией компании. Она позволяет вывлять дефициты конкретной роли, подбирать курсы и контролировать прохождение, оценивать, как обучение влияет на готовность сотрудника к новой роли. Такая система включает:
  • каталог обучения;
  • обязательные программы;
  • индивидуальные планы развития;
  • назначение курсов;
  • оценку знаний и результатов;
  • учёт компетенций, карьерных треков и кадрового резерва.

6. Мотивация, грейды и вознаграждение

Система мотивации вводит единые правила оплаты и карьерного роста на основе результативности. Сотрудники понимают, как руководство принимает решения, процессы становятся прозрачнее, появляется основа для анализа справедливости и конкурентоспособности вознаграждения. В неё входят:
  • должностные грейды;
  • вилки вознаграждения;
  • правила премирования;
  • KPI и показатели для переменной части;
  • согласование изменений оплаты;
  • данные для расчёта премий.

7. Кадровые документы и электронное взаимодействие

Кадровый электронный документооборот по силе полностью равен бумажному варианту (ст. 22.1−22.3 ТК РФ). К исключениям для такого формата взаимодействия относятся трудовые книжки (при этом существует формат электронной трудовой книжки), акты о несчастном случае на производстве, приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. С ними нужно работать в бумажном виде.
Остальные документы — трудовые договоры, заявления, ЛНА, справки и не только — можно проводить по КЭДО. Это сокращает сроки оформления, снижает риск потери документа, уменьшает траты на курьеров, почту и архивное хранение.
Система КЭДО включает:
  • шаблоны кадровых документов;
  • маршруты согласования;
  • подписание УКЭП и УНЭП;
  • контроль статуса;
  • хранение и поиск документов;
  • передачу в архив в соответствии с установленными сроками и правилами.
Реализуйте полный цикл управления персоналом в HRM-системе «Первая Форма»

От найма до развития и регулярных задач — в единой системе
Узнать больше
{$co}

«Типовые стыки между подсистемами и какие сложности на них возникают

Часто эти функциональные блоки реализуются в отдельных решениях, между которыми компаниям приходится строить связи. Эти взаимные интеграции необходимы, чтобы реализовывать сквозные процессы.

Как собрать СУП в единый контур: 5 шагов

1. Проведите аудит стыков. Найдите места, где данные переносят вручную между Excel, почтой, HR-платформой и 1С: ЗУП: например, из заявки — в табель, из отпуска — в расчёт, из приёма — в заявку на доступы. Это покажет основные источники задержек и ошибок.
2. Начните с пилота одного процесса. Выберите массовый и измеримый сценарий — например, отпуска или внутренние заявки. Не пытайтесь автоматизировать всё сразу: пилот позволит проверить логику маршрутов, качество данных и экономический эффект до масштабирования.
3. Настройте маршрут, роли и сроки. Зафиксируйте, кто инициирует, согласует и исполняет каждый этап, а также сроки, замещения, напоминания и эскалации. Тогда у каждой заявки будет понятный статус и ответственный, а задержки станут видны сразу.
4. Свяжите системы интеграциями. Настройте обмен с 1С: ЗУП, Active Directory, сервисом электронной подписи и другими используемыми решениями. Важно заранее определить единый источник для каждого типа данных, чтобы сведения вводились один раз и не расходились между системами.
5. Контролируйте метрики. Сравнивайте показатели до и после запуска: время обработки, долю заявок в срок, число ошибок, возвратов и ручных корректировок. Это поможет подтвердить эффект пилота и выбрать следующие процессы для включения в единый контур.

Функциональность единой СУП на примере «Первой Формы»

Эффект от использования единой системы управления особенно заметен на сквозных процессах, где участвуют сотрудник, руководитель, HR-служба. Один из таких процессов — оформление отпуска. Рассмотрим его реализацию на примере «Первой Формы» — low-code BPM-платформы для автоматизации любых бизнес-процессов.
Сотрудник создаёт заявку в личном кабинете. Форму можно собрать в low-code-конструкторе: добавить тип отпуска, даты, комментарий, сведения о замещающем сотруднике и другие поля, которые приняты в компании. По тому же принципу настраиваются заявки на больничный, справку, командировку, выдачу техники или пропуск.
После отправки заявка запускает заданный маршрут. Руководитель получает задачу на согласование и видит в одной карточке данные сотрудника, даты отсутствия, информацию о пересечениях с отпусками коллег и другие показатели, которые компания включила в процесс. Система помогает контролировать соответствие утверждённому графику отпусков и внутренним правилам планирования, а также фиксирует решение и историю согласований.
Когда отпуск согласован, данные можно передать в 1С: ЗУП или другую учётную систему — при настроенной интеграции. Это избавляет HR от повторного ввода информации и снижает риск расхождений между системами.
На следующих этапах платформа формирует необходимые документы по шаблонам: заявление, приказ, лист ознакомления. Если компания использует кадровый электронный документооборот, документы направляются на подписание в рамках настроенного процесса. «Первая Форма» поддерживает УНЭП и УКЭП, порядок применения конкретного вида подписи зависит от документа и регламента КЭДО работодателя.
В результате отпуск становится связанным процессом: с задачами, согласованием, планированием отсутствий, документами, электронной подписью и передачей данных в учётные системы.
HRM-система «Первая Форма» с искусственным интеллектом

Используйте ИИ для анализа резюме, подготовки саммари встреч, помощи в онбординге и не только
Узнать больше
{$co}

Как крупные компании автоматизируют HR-процессы в «Первой Форме»

Госучреждение. «Первая Форма» объединила ключевые HR-процессы в одном портале: оформление отсутствий, справок, командировок, табелей, изменений персональных данных, приёма и ознакомления с документами. Система формирует кадровые документы, поддерживает электронное подписание и интегрируется с 1С, благодаря чему заявки обрабатываются за часы вместо дней, а кадровая служба экономит до 15 часов в неделю.
Академия Ростеха. В «Первой Форме» автоматизировали КПЭ, отпуска, найм и увольнение: сотрудники ведут и согласуют карты эффективности, планируют отпуска без пересечений, а при выходе или уходе человека система сама распределяет задачи между HR, кадровиками, ИТ, бухгалтерией, АХО и руководителями. Это делает кадровые процессы прозрачными, последовательными и управляемыми.

Экономика сквозных процессов: какой эффект даёт внедрение единой СУП

Эффект единой системы обычно складывается из трёх источников:
  • Сокращение ручных операций. Данные вводятся один раз и используются в следующих процессах.
  • Уменьшение количества ошибок и доработок. Сотрудник, руководитель, HR, бухгалтерия и IT работают с актуальными данными и единым маршрутом.
  • Сокращение сроков процессов. Согласования, оформление, передача задач и контроль происходят автоматически по заданным правилам.
Например, при переходе от заявок в почте и Excel к самообслуживанию сотрудников, автоматическим маршрутам и интеграции с кадровой и расчётной системой трудозатраты отдела кадров на обработку отпусков могут снижаться до 80%.
Это происходит за счёт того, что:
  • сотрудник сам подаёт заявку;
  • система проверяет остатки и пересечения;
  • руководитель согласует заявку в личном кабинете;
  • данные не нужно перепечатывать в несколько систем;
  • статус и история действий доступны всем участникам.
Автоматизация маршрутизации, уведомлений, справочников и передачи данных между процессами может снизить время обработки заявок примерно на 53,6%. Конкретный результат зависит от исходной зрелости процесса, числа согласующих и качества интеграций, но логика одинакова: чем больше ручных передач, тем выше потенциал экономии.
Типовой расчёт трудозатрат на ручных переносах может выглядеть так. Точные показатели будут зависеть от вашей компании, но вы можете применить эту формулу:
150 заявок на отпуск или отсутствие в месяц;
на проверку, переписку и ручной перенос одной заявки уходит 10 минут;
итого: 1 500 минут, или 25 часов в месяц;
при полной стоимости часа специалиста 800 рублей — 20 000 рублей в месяц;
в год — 240 000 рублей только на одну операцию.
Если аналогичные ручные действия есть в найме, оформлении, командировках, KPI, премиях и документах, суммарные потери могут составлять сотни часов ежегодно. При этом в расчёт не входят стоимость задержек, ошибок в выплатах, потери кандидатов и снижение производительности руководителей.
Штрафные риски
Ошибки в кадровом оформлении, оплате труда, учёте рабочего времени или соблюдении трудовых гарантий могут повлечь ответственность по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Для юридических лиц штраф составляет от 30 000 до 50 000 рублей.
Важно: сам по себе Excel не является основанием для штрафа. Риск возникает, когда из-за разрозненного процесса работодатель допускает нарушение трудового законодательства — например, несвоевременное оформление документов, ошибки в учёте, выплатах или предоставлении гарантий работникам.

Как выбрать систему управления персоналом

При выборе решения для управления персоналом оценивайте, как система позволяет автоматизировать и централизовать сквозные процессы с сотрудниками. Можно опираться на следующие критерии:
  • Связность сценариев. Новый сотрудник выходит на работу — система запускает оформление доступов и техники, назначает наставника и обучение, собирает документы, напоминает о завершении испытательного срока. Данные и задачи не приходится переносить между сервисами вручную.
  • Интеграции. Заранее уточните, как система работает с 1С: ЗУП, Active Directory, почтой, сервисами ЭП и другими решениями. Важно определить состав передаваемых данных, частоту обмена и ответственных за интеграцию.
  • Кастомизация. Формы заявок, карточки, маршруты согласования, роли и уведомления должны настраиваться без постоянного привлечения разработчиков. Для сложной логики и интеграций может потребоваться участие ИТ-команды или поставщика.
  • Размещение. Если данные должны оставаться во внутреннем контуре, проверьте возможность развёртывания на собственных серверах. Также стоит убедиться, что решение есть в реестре российского ПО.
  • Аналитика. Система должна показывать, где процессы замедляются. Например: срок закрытия вакансий, время согласования заявок, прохождение обучения, долю ручного переноса данных и число возвратов документов.

Заключение

Единая система управления персоналом помогает связать найм, кадровый учёт, отпуска, документы, обучение и оценку в сквозные процессы. Сотрудники и руководители получают понятные маршруты и статусы, а HR — меньше ручной работы, ошибок и сверок между разными системами.
«Первая Форма» позволяет собрать такой контур постепенно: начать с одного процесса, настроить роли, маршруты и документы, а затем интегрировать платформу с 1С: ЗУП, сервисами электронной подписи и другими корпоративными системами.