Первая Форма — полезные статьи и обновления системы

Чем заменить Microsoft Teams: обзор российской корпоративной платформы 1F Teams от «Первой Формы»

Полезные статьи
В 2023 году Microsoft ввёл ограничения на свои продукты в отношении российских компаний: запретил продлевать лицензии и лишил доступа к обновлениям безопасности. Санкции коснулись и сервиса MS Teams, с помощью которого крупные компании организовывали совместную работу. Теперь бизнес активно заменяет его отечественными решениями. Давайте подробно рассмотрим один из аналогов «Тимса» — платформу 1F Teams от «Первой Формы».

Содержание

Зачем искать замену Microsoft Teams

Платформа Microsoft Teams появилась на рынке в 2017 году. Её создали специально для того, чтобы улучшить коммуникацию и упростить работу команды в корпоративной среде. Участники могут пользоваться чатами и календарём, общаться в видеоконференциях — бесплатно и по подписке. Крупные компании обычно используют платные тарифы с более широкими возможностями, но подписка на них больше недоступна в России.

С 2023 года ограничений со стороны компании Microsoft становится всё больше, поэтому искать замену Teams среди отечественных разработчиков, которые точно не покинут рынок, нужно уже сейчас. Более того, MS Teams — облачный сервис, и доступ к нему можно потерять в любой момент.

— Безопасность данных важна как для бизнеса, так и для государственных организаций, поэтому при выборе аналога Teams я бы советовал отдавать предпочтение on-premises решениям, — делится руководитель DevOps «Первой Формы» Максим Розуман. — Размещая платформу на собственных серверах, вы сможете контролировать защиту данных. Они будут храниться внутри вашей компании.

MS Teams и 1F Teams. Сравниваем функциональные возможности

Рассмотрим основные функции Microsoft Teams, которые используют представители бизнеса, и сравним их с российским аналогом — 1F Teams.

Корпоративный мессенджер. Личные и групповые чаты

Чаты в Microsoft Teams делятся на личные и групповые — вы можете общаться как с отдельными участниками, так и с целой командой. В российском 1F Teams есть замена этой функции.
Вы можете создать чат с любым пользователем системы и общаться с ним через текстовые и голосовые сообщения, аудио- и видеозвонки, планировать встречи. Аналогичные возможности доступны и в групповых чатах. Остановимся подробнее:

Сообщения. Вы можете писать текстовые сообщения, пересылать их, редактировать уже отправленные, форматировать текст с помощью редактора, записывать голосовые сообщения, прикреплять иллюстрации, файлы и ссылки, ставить реакции. Все прикреплённые файлы можно будет увидеть во вложениях беседы.
В групповых чатах вы можете адресовать сообщения отдельным участникам или всем сразу, ставить коллег в копию и получать адресный ответ. Также можете проверить, кто из коллег уже прочитал ваше сообщение.
Треды. Если в групповом чате вы адресовали сообщение определённому коллеге, то появится отдельная ветка, где пользователи будут общаться на конкретную тему.
Функция «Вопрос». Если у вас появился какой-то срочный вопрос к коллеге, то, в отличие от MS Teams, в российском аналоге вы можете ускорить процесс, используя специальную функцию при отправке сообщения. Вам нужно будет нажать кнопку со знаком вопроса, и ваше сообщение будет приоритизировано.
При желании команда «Первой Формы» может дополнительно настроить уведомления для руководства. Если ваш коллега проигнорировал такое сообщение, система оповестит его руководителя.
Избранное. Как и в MS Teams, вы можете приоритизировать чат, добавив его в «Избранное». Беседа будет закреплена и появится в отдельной вкладке.
Закрытые чаты. Такие чаты доступны только тем участникам, которым был предоставлен доступ. В них используется дополнительное шифрование данных.
Подписка. В этой вкладке отображаются сообщения в групповых чатах и задачах, которые вы выполняете или подписчиком которых являетесь.
Карточки участников. В личных и групповых чатах вы можете изучить информацию об участниках в карточках. Например: должность, личные и рабочие контакты, календарь встреч, день рождения.
Добавление внешних участников. Вы можете добавить в чаты участников, которые не работают в вашей компании. Для этого им нужно зарегистироваться в 1F Teams, и они получат временный или ограниченный доступ к чату. А благодаря настройкам конфиденциальности у них не будет доступа к внутренней информации компании.
Уведомления. Вы можете настроить уведомления о новых сообщениях на всех устройствах. Платформа доступна на Windows, Linux, mac OS, Android и iOS. При желании уведомления в чатах можно отключить.
Общайтесь в мессенджере и по видеосвязи на российской корпоративной платформе 1F Teams

Видеоконференции

Если видеоконференции Microsoft Teams рассчитаны на 1000 участников и 10 000 зрителей, то у продукта «Первой Формы» нет ограничений — всё зависит только от аппаратных возможностей вашего сервера.
Вы можете общаться с коллегами, проводить корпоративные вебинары и обучения с высоким качеством видео — доступны разрешения FHD и 4K. Остановимся подробнее:
Встречи. В любой момент вы можете позвонить по видеосвязи одному или сразу нескольким членам команды — как с мобильного, так и с веб-приложения. Также вы можете предварительно изучить календарь, поставить встречу на запланированное время, в том числе, прямо из задачи.
Запись встречи. Вы можете записывать несколько конференций сразу, ссылку на запись автоматически получат все участники внутри компании. Записи хранятся в каталоге на сервере в формате mp4.
Расшифровка встречи. Вы можете включить транскрибирование записи, а после встречи бот предоставит её краткое содержание и полную текстовую расшифровку каждому участнику. Краткое содержание зависит от прописанного промпта. Это могут быть: протокол, выжимка главных тезисов, список договорённостей.
AI постоянно обучает команда «Первой Формы», чтобы улучшить распознавание речи и сделать текст более грамотным.
Модерация, управление лобби и переговорными комнатами. Вы можете создавать переговорные комнаты, направлять туда участников и назначать модераторов. Модераторы могут демонстрировать презентации, проводить опросы и делить участников на группы.
Приглашение внешних участников. В видеоконференциях вы можете общаться с людьми, которые не работают в вашей компании: отправить ссылку, приглашение по электронной почте или номеру телефона. Гости подключатся ко встрече через браузер. Создать ссылку можно из задачи или календаря. Ваши данные будут в безопасности — для внешних участников будет создан пароль для входа.
Совместная работа. Во время проведения конференции участники могут ставить реакции на выступления, демонстрировать экран, обмениваться сообщениями в чате встречи, совместно работать над документами, рисовать, писать или строить схемы на встроенном вайтборде (виртуальной доске), а с десктопа можно удалённо управлять рабочим столом.

Календарь

У Microsoft Teams есть календарь — вы можете просматривать календарь коллег, назначать встречи — участники автоматически получат приглашение. У 1F Teams есть замена этой возможности с аналогичной функциональностью.

В календаре любого коллеги вы можете забронировать слот для конференции или подобрать удобное для нескольких членов команды время через планировщик. Найти нужного коллегу можно с помощью справочника сотрудников и оргструктуры.
Остановимся подробнее на функциональности календаря:

События. В календаре отображаются встречи, в которых вы принимаете участие, и задачи, где вы являетесь заказчиком или исполнителем.

Статусы. Принимая приглашение на встречу, вам будет доступно контекстное меню с действиями: «Принять», «Под вопросом», «Отклонить». Выбранный вариант будет отражаться в статусе карточки встречи.
Также вы можете выбрать статус, который будет отражаться в вашей личной карточке во время встречи — так остальные коллеги поймут, можно ли вам позвонить. Для этого нужно нажать кнопку «Показывать как» и выбрать подходящий статус: «Свободен», «Под вопросом», «Занят», «Нет на месте», «Работаю в другом месте».

События коллег. В свой календарь вы можете добавить события других членов команды. Максимальное количество — пять календарей. Эта функция помогает быстрее найти свободные слоты для совместного звонка.
Просмотр событий. Вы можете просматривать календарь за день, календарную и рабочую неделю, месяц или отобразить события списком. Более того, на главном экране есть виджет «Календарь» — при открытии приложения все предстоящие события сразу будут под рукой.
Фильтры. С их помощью в календаре вы можете отразить: создание задачи и начало работы над ней; напоминания о задачах; задачи с истекающим сроком; срок подписи.

Уведомления. Вы точно не пропустите предстоящую встречу — за 15 минут до начала вам придёт напоминание. Если у вас включены уведомления рабочего стола, то при свёрнутой или неактивной вкладке придёт десктопное уведомление.

Мобильное приложение

У Microsoft Teams есть мобильная версия платформы. Часть функций доступна только в мобильном софте, десктопной или веб-версии. С 1F Teams «Первой Формы» дела обстоят иначе — функции на разных устройствах ничем не отличаются. Более того — вы можете брендировать мобильное приложение и разместить его в Google Play и Apple Store под собственным брендом.
Мобильное приложение ещё удобно и тем, что вы легко сможете дозвониться коллеге, который находится в командировке или просто отсутствует на рабочем месте. Узнать больше о мобильном софте можно здесь.

Подробный обзор 1F Teams

1F Teams работает в web-версии, десктопе и мобильном приложении. Здесь вы найдёте функции, которые необходимы для работы в команде: корпоративный мессенджер, видеоконференции и календарь. Но это далеко не всё, поэтому расскажем о сервисе более подробно.

Дополнительная функциональность платформы

Возможности 1F Teams ничем не уступают корпоративной платформе Microsoft. Об основных фичах мы уже рассказали выше, но упомянем ещё несколько:

Управление задачами. На платформе можно управлять задачами: назначать дедлайны и ответственных. По каждой из задач можно просматривать плановые и фактические трудозатраты, изучать историю переписок и встреч, создавать и планировать конференции прямо из задачи. А из любого комментария создавать новую задачу или подзадачу.
Лента новостей, дашборды. Активность по задачам отображается в ленте — там вы увидите новые комментарии, приглашения на встречи, переход задачи с одного этапа на другой. Задачи и встречи «на сегодня» отображаются на главной странице.
База знаний. Вы можете создавать Wiki-страницы для регламентов и других документов, настраивать любой процесс согласования статьи. После этого вы можете связывать статьи с задачами, чтобы сэкономить время на разработку технического задания.

Безопасность платформы

Корпоративную платформу 1F Teams можно разместить на ваших серверах либо команда «Первой Формы» создаст для вас отдельный сервер. Это поможет обеспечить безопасность данных, так как они будут храниться внутри вашей компании.

Кроме того, на платформе используются:

Двухфакторная аутентификация. Дополнительный уровень безопасности, который гарантирует, что доступ к аккаунту можете получить только вы, даже если ваш пароль известен кому-то ещё.
Сквозное шифрование данных E2EE, SRTP/DTLS и TLS. Каждый из этих методов помогает защитить ваши данные и безопасно передавать их на внутренние серверы компании, не опасаясь несанкционированных просмотров, изменений и атак.

Интеграция со сторонними инструментами

Некоторые клиенты «Первой Формы» продолжают работать в Outlook и Exchange, поэтому в 1F Teams доступна интеграция с этими инструментами.

Платформу можно объединить и с любыми другими календарями, которые поддерживают протокол IMAP. Например, Яндекс или Google.

Техническая поддержка

Если вы выбрали On-premises размещение, то техническая поддержка 1F Teams первый год будет бесплатной, со второго года — 20% от стоимости лицензий.

Техподдержка:

  • консультирует по функциональности системы;
  • обновляет платформу до новых версий;
  • диагностирует ошибки в настройках и программном коде;
  • устраняет ошибки и несоответствия в программном коде платформы;
  • регулярно обновляет мобильное приложение.

Как клиенты «Первой Формы» используют 1F Teams

В 2024 году корпоративный мессенджер 1F Teams стал лучшим на российском рынке по версии IaaSSaaSPaaS. Рейтинг составляли, исходя из рыночных характеристик, функциональных возможностей и уровня цен.

Рассказываем, как некоторые российские компании — клиенты «Первой Формы» — используют корпоративный мессенджер и платформу в работе:
АНО «Диалог Регионы». Организация использует платформу с 2021 года. Ежедневно 2 500 человек общаются в мессенджере, проводят совещания, семинары и обучения с внешними участниками, ставят и контролируют выполнение задач по всем направлениям работы. Помимо 1F Teams, в компании автоматизировали и другие процессы: HR, отчёты и аналитику, СЭД и охрану труда.
Производитель стройматериалов Grand Line. В компании используют все возможности 1F Teams. 300 сотрудников общаются в чатах и видеоконференциях, работают с календарём и задачами, проводят корпоративные обучения и семинары.
IT-компания в промышленном секторе. С помощью «Первой Формы» в одной IT-компании автоматизировали работу с разрешительной документацией. 1F Teams приобрели дополнительно месяц назад, чтобы синхронизировать работу по данному направлению и общаться в едином пространстве. Около 200 сотрудников ежедневно используют чаты и видеоконференции для взаимодействия по задачам.
Разработчик и поставщик систем защиты информации. «Первая Форма» работает с этой компанией по SLA, и при необходимости настраивает нужные процессы. Они уже приобрели 50 лицензий, и на протяжении нескольких месяцев используют 1F Teams. На данный момент команда «Первой Формы» параллельно автоматизирует часть бизнес-процессов компании по CRM.
Оператор коммерческих дата-центров. Среди клиентов «Первой Формы» есть компания, которая два года назад заменила решение Microsoft на 1F Teams. Ежедневно 200 человек используют практически все возможности платформы в десктопной, мобильной и веб-версии. Среднее количество участников на видеоконференциях — до 70 человек.

Подводим итоги

В 2023 году корпоративная BPM-система «Первая Форма» была признана лидером российского рынка low-code систем. Команда компании настраивает любые бизнес-процессы под запросы клиентов — от корпоративных коммуникаций, управления проектами, CRM и SRM до КЭДО и HR-процессов.

1F Teams — один из продуктов «Первой Формы», российская альтернатива решения Microsoft. Уже более трёх лет компании из разных отраслей успешно используют этот инструмент: общаются в чатах и видеоконференциях, работают с календарём, управляют задачами и используют мобильное приложение.

FAQ

Как перейти с Microsoft Teams на 1F Teams?

Переход займёт от 14 дней, для этого:

  1. Оставьте заявку.
  2. Проконсультируйтесь с менеджером и изучите продукт.
  3. Обсудите с менеджером чек-лист функций и интеграций, которые вам необходимы.
  4. Получите коммерческое предложение.
  5. Оплатите счёт.

Нужно ли соблюдать какие-то требования к оборудованию для 1F Teams?

Требования вы можете изучить в руководстве.

Если я захочу автоматизировать другие бизнес-процессы компании, нужно ли будет разворачивать новую платформу?

Нет. Добавлять и развивать бизнес-процессы можно на этой же платформе. Для этого понадобится приобрести полнофункциональные лицензии.

Как перейти с 1F Teams на полнофункциональные лицензии?

Если вы выбрали On-Premises размещение, то вам нужно будет доплатить разницу в стоимости лицензий. Она зависит от выбранного типа лицензии — именной или конкурентной. Если вы выбрали SaaS размещение, то вы просто перейдёте на оплату полной ежемесячной подписки. Информацию о ценах вы найдёте здесь.
Ищите аналог Microsoft Teams? Работайте с задачами, общайтесь в корпоративном мессенджере и проводите онлайн-встречи в едином пространстве на платформе 1F Teams.

Попробовать
{$co}