Документооборот для сети общественного питания. Автоматизировали работу юридического отдела

Проблема: юристы делают двойную работу, согласования долгие и неудобные

В ресторанном бизнесе приходится работать с множеством контрагентов и с каждым заключать договор — на аренду помещения, печать листовок, закупку продуктов. В компании для каждого типа сделки был утверждён шаблон. Сотрудникам нужно было только скачать правильный файл с общего облачного диска, заполнить пропуски данными контрагента и согласовать документ с юристами.

Но внутренний регламент часто нарушали — брали за основу договор, который был под рукой. Такой документ мог уже устареть или содержать неподходящие пункты. Поэтому юристы были вынуждены отправлять договор обратно на переделку, ждать правильную версию и затем допоздна заниматься документами.

Ещё одной проблемой была неудобная цепочка согласования документов. Каждый договор проходил через десяток отделов, его пересылали друг другу по почте, правили или забывали про него в потоке писем.

В конце цепочки всегда находился федеральный директор по закупкам. Он согласовывал все договоры — и для покупки дорогостоящего оборудования, и для печати мелкой партии флаеров.

Кейс по теме: автоматизировали кадровый документооборот для HoReCa →

Решение: настроили единую систему с планированием нагрузки и матрицей согласования

Чтобы упростить работу с договорами, мы загрузили их шаблоны в «Первую Форму». Пользователю остаётся заполнить несколько полей, а данные контрагента автоматически подтягиваются в договор из системы. Когда всё готово, договор уходит на проверку юристам.

Чтобы отслеживать нагрузку отдела, каждому типу договоров мы присвоили коэффициент — степень сложности. Теперь трудозатраты юристов рассчитываются не просто по количеству проверенных документов, но и по трудоёмкости каждого из них.

Подробнее о системе электронного документооборота на базе BPMS →

Также в системе учитывается количество договоров, которые уже находятся в работе или должны скоро прийти на согласование. Руководитель видит, если предстоящая нагрузка превышает возможности отдела.

Ещё одно нововведение — матрица согласования по типам договоров, где задействованы разные группы сотрудников. Например, договоры аренды всегда согласовывает региональный менеджер.

В системе настроен список и порядок запрашиваемых подписей не только по типам договоров. Если цена сделки меньше 100 тыс. рублей, то всё решается на уровне регионального менеджмента.

Выбрать согласующего можно по должности. Если один сотрудник уволится, право подписи автоматически перейдёт тому, кто будет его замещать.

Кейс по теме: автоматизировали открытие ресторанов →

Результат: юридический отдел быстрее согласовывает договора и не перерабатывает

Сейчас работа с любым договором в ресторанном холдинге клиента ведётся в «Первой Форме». Сотрудники больше не срывают сроки согласования договоров, а юристы быстрее их проверяют.

Благодаря прогнозу и учёту нагрузки руководство убедилось, что в горячие периоды им стоит увеличить число специалистов. Теперь они иногда привлекают юристов на аутсорсе.

Огромные переписки при согласовании в почте ушли в прошлое. Сотрудники с высокими грейдами больше не отвлекаются на мелкие заказы, появились чёткие зоны ответственности. Когда кто-то задерживает согласование документов, система высылает ему напоминание, а при срыве дедлайна оповещает руководителя.

Фото: Freepik