Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.
Проблема: документооборот автоматизировали не полностью
Наш клиент — разработчик и поставщик энергоэффективных решений. Главной его проблемой был не до конца автоматизированный документооборот. В их корпоративной системе был виден только результат согласования документов — принято или отклонено. Обсуждения изменений и промежуточные согласования проходили или в устном формате, или в очередном телеграм-чате. Все это быстро забывалось и терялось, а договоренности нигде не фиксировали.
Система, в которой работала компания, плохо поддавалась изменениям. Даже небольшие правки приходилось заказывать разработчику и ждать несколько месяцев.
Решено было автоматизировать процессы на другой платформе — в ВРМ-системе «Первая Форма», где можно быстро запускать новые процессы, менять их и видеть, как выполняются задачи.
Решение: внедрили СЭД самостоятельно, затем автоматизировали и другие процессы
Компания решила внедрять систему самостоятельно, силами двух штатных разработчиков, для которых мы провели обучение.
Разработчики компании перевели часть процессов в «Первую Форму» и мигрировали данные за прошлые периоды, чтобы видеть всю информацию в одном месте. Затем они дали сотрудникам немного времени, чтобы привыкнуть к новой системе. Через месяц отключили прежнюю систему документооборота и полностью перешли в «Первую Форму».
Компания начала автоматизацию с простых процессов — согласования заявок, платежей, командировок. Затем добавили «тяжелый» процесс с договорами: в системе регистрируется по 40 новых документов в день, а в согласование вовлечены разные подразделения.
Мы не можем показать функционал клиента, поэтому публикуем свой. Это процесс параллельного согласования в «Первой Форме». Поработав в «Первой Форме», сотрудники из разных отделов оценили её удобство и стали заказывать руководству автоматизацию своих внутренних процессов.
Сейчас в «Первой Форме» настроили около 200 категорий — помимо документооборота автоматизировали процессы АХО, ИТ-службы, отдела снабжения, охраны труда, проектно-изыскательные работы, HR, юридический и финансово-экономический блок.
В нашей компании HR-процессы тоже автоматизированы. Вот, например, единое окно для оформления отпуска, отгула или больничного. А так выглядит канбан-доска разработчиков. Похожая есть у ИТ-службы клиента. В системе работают центральный офис и удаленные подразделения по всей России — всего около тысячи пользователей.
Результаты: прозрачные процессы, удобное управление проектами и мобильное приложение
Для всех сотрудников компании процессы и коммуникации стали прозрачными — по каждому документу виден ход обсуждения, собраны все комментарии, предложения, правки. Даже спустя время можно вернуться и вспомнить, почему были приняты именно такие условия.
В компании одновременно ведут сотни проектов в разных точках России. Для удаленных подразделений «Первая Форма» — главный канал связи с центральным офисом.
В прежней системе сотрудники могли заводить только однотипные проекты, правила были зашиты в коде, и многие проекты в эту схему не укладывались. В «Первой Форме» в карточке проекта можно гибко прописывать роли пользователей и регламенты работы.
Чтобы в компании видели полную картину по всем проектам, подразделениям и филиалам, система автоматически собирает и обновляет важные данные. Сотрудники выгружает их в Excel и используют для анализа. В планах компании настроить в «Первой Форме» аналитические дашборды, чтобы автоматизировать и этот процесс.
Примерно так будут выглядеть дашборды с аналитикой по выбранным параметрам. Руководители подразделений каждый день получают сводку по просроченным дедлайнам сотрудников. Это помогает обратить внимание на проблемные задачи и подключиться к их решению.
С «Первой Формой» сотрудники не привязаны к рабочему месту, так как в компании используется мобильное приложение 1F Mobile.