Документооборот и электронный архив для авиакомпании

Заменили Microsoft Access на современный электронный архив и ускорили согласование служебных записок.

Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.

---

Проблема: сложно найти, легко сделать ошибку и невозможно согласовать в срок — все это о документах

Наш клиент — крупный российский авиаперевозчик. За несколько лет компания сильно выросла, поэтому количество бумажной работы тоже увеличилось. Не один раз руководство пробовало перевести компанию на электронный документооборот, но эти попытки не были успешными. Из-за этого возникли следующие проблемы:

1) Матрица согласования документов была непрозрачной и растягивалась на несколько дней

К примеру, новый контрагент прислал обычный договор на создание рекламного баннера. По правилам компании этот документ должны были изучить почти все подразделения.

Административно-хозяйственный отдел неоднократно просил, чтобы его исключили из этого «обходного листа», ведь такие документы к ним не относятся и их подписи — формальность. Но процедуру никак не меняли.

Если же кто-то вносил в документ правки, отследить историю изменений и определить ответственных было очень сложно. Исправления не подписывали и вносили как в сам документ, так и от руки, под диктовку.

2) Система управления базами данных Microsoft Access не соответствовала масштабу компании

В компании пользовались системой управления базами данных Microsoft Access, где было несколько существенных недостатков:

• не предусмотрено большое количество пользователей;
• долго обрабатываются большие объемы данных;
• вносить документ в базу и менять его статус приходилось вручную;
• нельзя прописать, кто за какой документ отвечает;
• поручения по документам сотрудники отправляли друг другу по почте, где контролировать выполнение задания надо лично;
• не получится запустить процедуру внутреннего согласования;
• отсутствовали связи между документами, поэтому нельзя было отследить историю возникновения допсоглашений, оснований оплат.

Решение с такими ограничениями устроит разве что небольшие предприятия, а в компании большого масштаба это только усложняло работу.

3) Сотрудники писали служебные записки от руки и часто делали ошибки

На общем диске компании лежал архив с образцами служебных записок на все случаи жизни. Сотруднику приходилось повозиться, чтобы найти нужный файл. Затем по образцу он писал служебку от руки. Допустил ошибку — бери другой лист и начинай заново. После этого нужно было самому пойти к руководителю за подписью и занести документ в бухгалтерию.

Клиент хотел автоматизировать работу с документами, чтобы:

• сделать документооборот более прозрачным и сократить список согласующих;
• упростить оформление служебных записок и ускорить их согласование;
• сэкономить время сотрудников;
• привести в порядок базу документов.

Причины для выбора «Первой Формы»

Компания уже пробовала другие решения для системы электронного документооборота (СЭД), но они не прижились. В «Первой Форме» авиаперевозчика привлекли следующие факторы:

• российская разработка;
• гибкий конструктор под задачи компании;
• единая платформа и бесшовная интеграция;
• лицензии на сотрудников, а не на процессы;
• опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей.

Решение: успешно внедрили СЭД и нетривиальную матрицу согласования договора

Мы перевели компанию на СЭД и перенесли данные за прошлые периоды из Access в «Первую Форму». Новая система объединила текущий документооборот и архив. В нём можно разделять документы на разные типовые разделы — отдельно приказы, регламенты, договоры, а также сохранять историю версий каждого документа.

Между документами мы настроили связи. Если с поставщиком, например, заключили новый договор, то именно с ним будут связаны следующие допсоглашения или оплаты. На них можно перейти из карточки открытого документа, без поиска по системе.

Главная особенность проекта — нетривиальная матрица согласования договора. Теперь каждый тип документа согласовывают разные группы сотрудников. Они назначаются автоматически при запуске процесса. Административно-хозяйственный отдел наконец-то вычеркнул себя из непрофильных задач и вздохнул с облегчением.

Чтобы автоматизировать подготовку и согласование служебных записок, мы перенесли все шаблоны в «Первую Форму». По запросу система выдаёт пользователю нужную заготовку, показывает, какие данные нужно внести, а затем отправляет документ на одобрение руководителю.

Поначалу сотрудники отнеслись к новой системе подозрительно. Это была уже не первая попытка внедрить СЭД, поэтому в успех верили не все. Но команде «Первой Формы» удалось развеять сомнения в компании. Мы провели обучение, подготовили текстовые инструкции, а если возникали какие-то вопросы, правки часто вносили прямо на созвоне — это возможно благодаря low-code технологии.

Сейчас «Первой Формой» пользуется 75% сотрудников

Все работы заняли у нас около полугода. В планах компании — применить рекомендации наших специалистов и еще больше оптимизировать матрицу согласования договоров, а также перевести остальных сотрудников в «Первую Форму».

Результат: согласовать договор или подготовить «служебку» можно быстро и просто

Сейчас согласование любого договора начинается с постановки задачи в «Первой Форме». Система автоматически определяет срок выполнения задачи и ответственных в зависимости от типа документа.

Если кто-то обнаружит в документе ошибку, то может исправить её, вложив в задачу свой вариант документа, или просто написать комментарий.

Например, бухгалтер видит в договоре грамматическую ошибку или неверную цифру в ИНН контрагента. Он пропускает документ дальше, но с замечанием: «Со стороны моего подразделения договор корректен, но в пункт 10.1 необходимо внести такие-то правки». Документ пройдёт согласование до самого конца, но в конце вернётся к инициатору на доработку со всеми комментариями от коллег.

Статус документа обновится в системе автоматически, а если процесс затянется, ответственные получат напоминания.

Служебные записки сотрудники теперь тоже создают в «Первой Форме». Им не нужно ничего писать от руки, а затем тратить время на походы к руководителю. Всё происходит внутри системы — за несколько минут и без ошибок. Теперь в компании хотят загрузить в «Первую Форму» шаблоны остальных документов, чтобы не создавать их с нуля.

В итоге все документы стали согласовываться быстрее, в процесс вовлекается меньше сотрудников, появились четкие зоны ответственности. Кроме того, с помощью СЭД компания существенно экономит бумагу.

Фотографии: Unsplash