«МКМ Логистика». Документооборот и контроль по ручений для логистической компании

Основной вид деятельности ООО «МКМ Логистика» — вывоз и утилизация мусора всех видов и категорий на территории Москвы и Московской области. В связи с ростом клиентской базы и зон обслуживания, в разы увеличился поток документов.

Для компании мы автоматизировали следующие бизнес-процессы: документооборот, согласование платежей и контроль поручений.

Процедура по пролонгации договорной документации и контроль вновь заключаемых рамочных контрактов отнимали у сотрудников компании значительное время. Вдобавок вырос объем входящей и исходящей корреспонденции, «Счетов на оплату» и «Заявок на выставление счетов», для чего потребовался прозрачный контроль над всей документацией.

В «Первую Форму» обратился Генеральный директор ООО «МКМ Логистика» с запросом — максимально эффективно выстроить работу с документами.

Благодаря внедрению BPM-системы удалось:

• Выстроить прозрачную работу сотрудников «МКМ Логистика» в части согласования договорной документации (сократив время согласования договорной документации и обеспечив прозрачность данной процедуры). Также удалось обеспечить снятие соответствующего функционала — ведение «Реестра договорной документации» с ответственных лиц блока коммерции и юридической службы.

• Организовать централизованный учет всей договорной документации (в моменте можно получить информацию, сколько и по какому юридическому лицу заключено сделок/контрактов).

• Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок на выставление счетов» и «Заявок на оплату» между сотрудниками финансового блока и сотрудниками Организации — в моменте можно получить информацию, сколько и какому юридическому лицу были произведены оплаты по счетам.

• Выстроить прозрачную работу в части формирования и контроля исполнения «Заявок в отдел ИТ» (Help Desk) между сотрудниками службы ИТ и сотрудниками Организации.

• Выстроить прозрачную работу сотрудников секретариата в части обработки входящей и исходящей корреспонденции (прием, регистрация и рассылка корреспонденции среди сотрудников компании), что в свою очередь позволило снять с сотрудников секретариата функционал по ведению «Реестра входящей и исходящей корреспонденции».

На данный момент обсуждается продолжение сотрудничества с «Первой Формой». Планируется расширение области автоматизации на работу сотрудников производственного блока и интеграция «Первой Формы» с учетной системой 1С.

Изучите все возможности автоматизации для работы с документами ➡️