Автоматизировали открытие ресторанов: новые точки быстрее вводят в эксплуатацию

Наш клиент — ресторанный холдинг, в который входит несколько сетей быстрого питания. Первое заведение его основатели открыли в конце девяностых, а затем стали расширяться: купили франшизу американского общепита, пару российских проектов и запустили новые точки по всей стране. Рассказываем, как «Первая Форма» упростила открытие заведений с помощью обратного планирования.

Клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.

---

Проблема: нужно быстро и часто открывать новые рестораны

Сети ресторанов быстрого питания растут, массово открывая новые точки с высокой проходимостью. За это в холдинге нашего клиента отвечали региональные менеджеры. Раз в месяц они заполняли таблички с планами и отправляли их в локальный отдел развития, где рассчитывали дедлайны по открытию новых заведений.

Автоматизация подбора помещения

Эти данные передавали проектной команде. Им нужно было оперативно объехать указанные адреса, провести осмотр помещений, внести данные по каждому объекту в отдельный Excel-файл, прикрепить фотографии и отправить по корпоративной почте обратно в отдел развития. Но сделать это вовремя удавалось не всегда, поэтому коллеги из отдела тратили время на звонки, напоминания и сверхурочную работу с массой файлов.

Автоматизация работы с подрядчиками

Когда в отделе развития всё-таки формировали список подходящих для открытия точек, проектная команда привлекала подрядчиков и начинала строительные работы.

Обычно новые точки открывали на фудкортах, в отдельных зданиях и на специально выделенной территории ТЦ. В каждом месте были свои правила. В ещё не открытом ТЦ начинать ремонт можно было только после письменного согласования с администрацией, а открытие приходилось проводить в один день со всем торговым центром. Если условия не выполнялись, компанию штрафовали.

В уже действующем ТЦ тоже требовалась письменная заявка на строительные работы, но обустраиваться можно было только по ночам. При открытии в отдельно стоящем здании приходилось закладывать время даже на согласование вывески с городскими властями.

Из-за особенностей каждой локации уложиться в срок получалось редко. Арендодатели в новых ТЦ часто «зарабатывали» на штрафах за поздний запуск заведения, а остальные — на повышении платы из-за простоя помещений.

Решение: обратное планирование при открытии новых заведений

Чтобы новые точки всегда открывались в срок, мы перенесли процессы клиента в «Первую Форму». Теперь региональные менеджеры прямо в системе ставят задачи отделу развития, а те, в свою очередь, проектной команде.

Когда проектная команда осматривает помещения, то сразу заполняет в мобильной версии «Первой Формы» чек-лист: сколько квадратных метров для посадки гостей, есть ли место под стандартное оборудование сети, кто из конкурентов рядом и так далее. Если пропустить какой-то пункт или не приложить фото, завершить задачу не получится.

Документооборот между отделом развития и региональными менеджерами

На основе этих отчетов отдел развития отбирает лучшие места и согласовывает их в системе с региональным менеджером. Когда одобрение получено, стартует подготовка ресторана к открытию.

Логику этого процесса мы выстроили так: для открытия нового ресторана создаётся одна головная задача, которая по мере движения по маршруту порождает около двух десятков подзадач.

У каждой подзадачи свой регламент — маршрут, сроки, исполнители. К следующей подзадаче нельзя приступить, пока не будут выполнены предыдущие. Например, пока не будет завершен ремонт, нельзя начать монтаж оборудования.

---

Читайте также:
Автоматизировали открытие дарксторов популярному сервису доставки продуктов

---

В головной задаче сотруднику отдела развития надо выбрать тип локации, адрес и указать дату предполагаемого открытия ресторана. Система автоматически сформирует график по принципу планирования «от конца к началу».

Если ресторан должен открыться 1 мая, тогда монтаж оборудования нужно начать не позднее 10 апреля, ремонт помещения — до 10 марта, заключить договор аренды — до 1 марта. Так проще отслеживать соблюдение сроков и избежать потенциальных проблем.

Отдел развития больше не задерживается на работе, а проектная команда получает бонусы за открытие новых заведений

Автоматизация процесса подбора помещения для сети ресторанов включает следующие процессы: подбор помещений, контроль подрядчиков, документооборот между отделами и управление проектами.

Такой же принцип «от конца к началу» теперь используется и для других задач, например, планирования сезонного меню. За полтора месяца до старта в системе автоматически ставятся отдельные задачи:

• технологам — на разработку меню;
• логистам — на обеспечение новыми продуктами;
• шеф-поварам — на обучение приготовлению новых блюд;
• маркетологам — на подготовку макета меню, организацию печати рекламных материалов и их доставки в ресторан.

Все эти задачи согласуются между собой по срокам и планируются так, чтобы успеть к определенной дате, которая анонсирована в рекламе.

После автоматизации открытия новых заведений нам предстояло еще много работы. Например, разгрузить юридический отдел, упростить согласование документов и кадровые процессы.

Об этом мы расскажем в следующих кейсах.

Фото: Unsplash