28
Ноя
2018

«Первая Форма» в компании ZERN: скорость согласования сделок выросла в 4 раза

Итоги первого этапа внедрения – систематизация работы с клиентами, ускорение процессов продаж, Service Desk для ИТ и АХО, автоматизация части задач по управлению персоналом.

О заказчике

Компания ZERN – крупный поставщик промышленной и бытовой вентиляции и лепного декора. Каждое из этих трех направлений бизнеса имеет свою специфику. Продажи промышленной вентиляции строятся как проекты – это цепочка взаимосвязанных задач от анализа потребностей заказчика, проектирования решения и сложной логистики поставок до монтажа оборудования и обучения специалистов на местах. Бытовая вентиляция и лепной декор – это технически менее сложные и более быстрые циклы продаж. Помимо центрального офиса в Москве, ZERN имеет 9 филиалов в регионах России. Филиалы работают с клиентами самостоятельно, но крупные поставки согласуются с центральным офисом.

Каждый договор продажи фиксирует целый набор условий, включая скидки, отсрочки и пр., из-за которых процесс согласования сделки получает множество проверок и ветвлений. Очевидно, что ни одна «коробочная» система автоматизации не может содержать подходящего готового процесса. Поэтому компания искала систему-конструктор, в которой можно было бы реализовать собственные бизнес-процессы с учетом всех нюансов.

Второй целью внедрения было желание систематизировать коммуникации с клиентами и собрать в единой системе данные по всем взаимодействиям – встречам, звонкам, командировкам, конференциям и обучающим семинарам.

При выборе платформы автоматизации потенциальным поставщикам было предложено задание – настроить в своих системах тестовый процесс, близкий к реальному согласованию сделки. По словам Кирилла Попова, руководителя отдела системной интеграции ZERN, решение, предложенное «Первой Формой», понравилось больше остальных – стало понятно, что платформа не вынуждает приспосабливаться к преднастроенным параметрам и этапам «коробочного» процесса, а позволяет создать свой, полностью подходящий маршрут с гибкой логикой.

Внедрение

Для начала в «Первую Форму» были импортированы данные по контрагентам, настроены различные сценарии коммуникаций с ними, а также автоматизирован процесс многоэтапного согласования сделки. После завершения согласования текст договора мгновенно генерируется по шаблону на основе заданных параметров, а данные по сделке синхронизируются с учетной системой 1С.

Маршрут согласования хранится в виде справочника, который могут редактировать сами пользователи (наделенные соответствующими правами). Поэтому маршрут можно быстро дополнять или перенастраивать без кодирования – добавить новое согласующее лицо, изменить порядок согласования или условия запроса подписи (например, запрашивать подпись директора филиала только для сделок свыше указанной суммы, и т.п.). Вносимые изменения вступают в силу мгновенно. Таким образом, с помощью записей справочника задаются отдельные маршруты согласования для каждого из трех направлений деятельности, разных филиалов и разного набора условий.

ЗЕРН, запись справочника

Запись справочника маршрутов согласования.

Параллельно с автоматизацией самого сложного процесса – процесса продаж – были автоматизированы и другие задачи. Уже в первые недели использования «Первой Формы» ИТ-специалисты ZERN самостоятельно настроили процессы обработки заявок (Service Desk) для ИТ-службы и для АХО, а также постановку и контроль поручений в подразделениях. Позднее добавились кадровые процессы: согласование вакансий и подбор новых сотрудников, прием на работу и прохождение испытательного срока, заявки на выдачу сотрудникам кадровых и бухгалтерских справок.

Результаты

Первые выгоды от внедрения «Первой Формы» начали проявляться практически сразу после запуска: например, текст договора теперь формируется автоматически, по шаблону, на основе согласованных параметров сделки, и за счет этого среднее время подготовки договора уменьшилось практически в 4 раза – с 1 часа до 15 минут. Поскольку ZERN заключает сотни договоров в месяц, экономия времени только на одной этой операции получается очень значительной.

Раньше если договор заключался в филиале, а согласовывался в центральном офисе, подготовка сделки могла занимать больше суток, а документы неоднократно пересылались разным адресатам по электронной почте. Сейчас все внутренние коммуникации ведутся только в «Первой Форме», они прозрачны и четко структурированы. В карточке клиента всегда есть последние, актуальные версии документов. Все взаимодействия также привязаны к карточке клиента, и при каждом следующем контакте можно быстро посмотреть историю продаж и текущий статус сделки.

Нагрузка, связанная с согласованием сделок, сместилась в сторону менеджеров – руководители подключаются к продажам уже на этапе финального согласования и тратят на это гораздо меньше времени. Освободившееся от «проталкивания» договоров время они используют для развития бизнеса.