Почему мессенджеров не достаточно для эффективных коммуникаций

Мы привыкли использовать мессенджеры дома и на работе — быстро что-то переспросить, уточнить, напомнить, переслать. Привыкли настолько, что уже считаем WhatsApp или Telegram полноценным рабочим инструментом, стараемся не замечать недостатков и не задумываемся о рисках. 

Мессенджеры полезны и необходимы, но у них есть серьезные ограничения. 

Идеология мессенджеров строится вокруг чатов и только чатов, в них не заложена сама идея бизнес-процессов — ключевого элемента сегодняшних представлений об управляемом и эффективном бизнесе.

1. Чаты ориентированы на то, чтобы прочитать сообщение, сразу же выполнить какое-то действие и больше к этому не возвращаться. Даже тематические групповые чаты (например, чат службы доставки) не дают понимания истории процесса и совершенно не пригодны для анализа. Речь даже не идет о какой-то сводной аналитике для руководителя, а об элементарных возможностях исполнителя проанализировать ход работы по своей задаче.

2. Чаты не пригодны и для планирования — они просто хранят историю, но не смотрят вперед.

3. Ответственность сотрудника в мессенджерах ограничивается тем, что он максимально быстро выполняет последнюю полученную инструкцию, но он не может нести ответственности за процесс в целом — он просто не видит и не понимает его.

4. Логика решений, принимаемых как итог сумбурной переписки в общем чате, не всегда понятна исполнителям. Поэтому с большой вероятностью такие решения могут быть восприняты как необъективность менеджера. Они не будут находить такой поддержки у сотрудников, как прозрачные и понятные решения в задаче. Да и для менеджера велик риск «проглядеть» что-то действительно важное.

Почему задачи и лента лучше

Если говорить об эффективных корпоративных коммуникациях (не сиюминутных), оптимальной будет форма Ленты. Именно такое представление лежит в основе коммуникаций в «Первой Форме». А чаты выполняют роль вспомогательного инструмента.

Задача позволяет получить понятную картину процесса: в ней есть исполнители и сроки, текущий статус, а данные разложены по соответствующим полям. В каждой задаче есть своя  Лента комментариев — там происходит обсуждение, запрашиваются подписи, вкладываются файлы.

И есть общая Лента комментариев по всей системе, в которую стекаются сообщения из разных задач — это «пульс» компании, по ней удобно следить за всеми процессами, в которых участвуете вы или ваши подчиненные. Чтобы не было переизбытка информации, каждый пользователь может отфильтровать для себя наполнение Ленты — убрать или оставить сообщения определенных типов.

Чат как одно из представлений для бизнес-процесса

Чат в «Первой Форме» — это не отдельный вид задач, а представление для оперативного обсуждения. Оно удобно, если нужен быстрый доступ к задаче и быстрый обмен сообщениями. Любую задачу можно закрепить в списке чатов, тогда ее лента комментариев отобразится в виде чата. И наоборот, любой чат можно открыть как задачу и использовать все преимущества работы с бизнес-процессами.

Все то же самое есть и в мобильном приложении «Первой Формы» 1F Mobile. Поэтому пользователи всегда остаются «включены», даже находясь вне офиса, и могут полноценно участвовать в рабочих процессах — обмениваться сообщениями, просматривать документы, выносить резолюции по подписи, проверять и обновлять данные в системе.

Преимущества работы с задачами, а не чатами

• Контроль сроков.
• Контроль ответственности за исполнение.
• Автоматизация рутинных действий (расчеты, формирование документов по шаблонам, рассылка уведомлений, отслеживание связанных событий и др.).
• Соблюдение регламентов (правила работы настраиваются и затем выбираются автоматически в зависимости от условий конкретной задачи).
• Удобство хранения и работы с информацией: четкая хронология событий, версионность документов, прозрачная логика принимаемых решений, полнота информации, взаимосвязи.
• Контроль доступа.
• Данные структурированы и доступны для последующей аналитики.
• Мощные дополнительные инструменты: планирование, контроль ресурсов, отчетность, поиск и фильтрация, интеграция с другими системами.

Возможности представления данных

Помимо работы с задачами в чатах, списках и лентах, в «Первой Форме» есть инструменты для создания разнообразных интерактивных представлений данных, подходящих для конкретных бизнес-целей — порталы, иерархии, диаграммы Ганта, графики, воронки, канбан-доски, прогресс-бары, медиа-библиотеки, чек-листы, вывод данных на географические карты и др.

Посмотрите, например, как в 1F Mobile реализована работа с чек-листами (короткое видео).

Здесь мы рассказываем, как «ВкусВилл» использует карту для работы с торговыми точками, а здесь — как «Ростест-Москва» выводит на карту маршруты сервисных бригад.