30
Мар
2016

Время — деньги, или как сэкономить при помощи «Первой Формы»

ООО «Старкт» — молодая развивающаяся строительно-инвестиционная компания. Основная специализация — строительство и ремонт доступного малоэтажного жилья. Инициатором обращения в «Первую Форму» стал Начальник юридического отдела. Ежедневно через юристов проходит более 20 договоров от различных поставщиков строительных материалов. Усилий имеющихся сотрудников стало не хватать, в документах полная неразбериха — кто, как и каким договором занимается в данный момент.

В процессе обсуждения проекта по внедрению «Первой Формы» было выявлено одно из ключевых «узких» мест в работе компании – необходимость формализации закупочных процессов. Ежедневно в отдел снабжения поступали десятки телефонных звонков с обращениями на закупку строительных материалов. По каждой заявке приходилось несколько раз перезванивать, уточнять и пересогласовывать наименование, количество, компанию-изготовителя той или иной позиции, сроки и факт доставки и проч. Многочисленные обсуждения с заказчиками и переговоры с поставщиками требовали неоправданно большого количества времени на обработку одной заявки.

В этой связи был установлен следующий режим работы отдела: все поступающие обращения копились в течение недели, и лишь в один единственный день — следующий понедельник – обрабатывались и распределялись по поставщикам. По этой причине иногда возникали сложности с выполнением срочных заказов. Что, в свою очередь, влекло простой оборудования, рабочей силы, затягивание сроков сдачи объекта.

Рабочая группа из консультантов «Первой Формы» и координаторов со стороны заказчика определила основные цели автоматизации:

  • Повышение исполнительской дисциплины сотрудников, введение четкой фиксации ответственности сотрудников.
  • Повышение прозрачности работы сотрудников, формализация рабочих взаимодействий, возможность контроля над задачами и оперативного реагирования по отклонениям.
  • Снижение рисков потери информации вследствие снижения роли человеческого фактора.
  • Унификация процесса сбора заявок на закупку.
  • Унификация процедуры согласования договоров с поставщиками.

Обработка заявок отдела снабжения

Проект стартовал в мае 2015 года. Первым этапом была автоматизирована работа отдела снабжения в части обработки заявок на поставку строительных материалов.

Теперь вся информация по заявкам вносится прорабами в систему непосредственно на объекте и централизованно консолидируется в единый реестр. При этом есть возможность указать в заявке не только номенклатурный список, но и дату, когда материал должен быть доставлен на строительную площадку. В любое время заказчик может отследить статус заявки и проконтролировать срок ее исполнения.

Единый реестр заявок позволил реализовать сквозной бизнес-процесс, в котором задействованы все ключевые подразделения компании (финансовый, юридический, отдел снабжения и др.). Контур автоматизации последовательно охватывает все этапы закупочного процесса: выбор оптимального поставщика; выставление сметы со стороны контрагента; сбор, оформление и выставление счетов на оплату за текущую неделю; проведение и отслеживание платежей; доставку заказа на объект; получение отчетов по факту получения товара перед отделом закупок. Такой порядок работы позволил:

  • обеспечить стабильность плана закупок и графика поставок строительных материалов;
  • контролировать оплату счетов контрагентам и выполнение с их стороны договорных обязательств;
  • формировать единый бюджет на закупки и осуществлять его еженедельное планирование;
  • повысить прозрачность процесса закупок для руководства и, как следствие, скорость согласования готовых смет;
  • снизить риск приобретения строительных материалов по «нерыночным» ценам.

В целом, время на заполнение одной заявки несколько увеличилось, т.к. теперь необходимо указывать полную информацию для осуществления поставки. Но, в общем объеме дел, время на бесполезные, избыточные коммуникации сокращены в очень значительной мере. В этом и есть самый главный плюс автоматизации.

— Евгений Мосолов, заместитель генерального директора по материально-техническому снабжению

Электронный документоборот

Вторым этапом автоматизации стало внедрение системы электронного документооборота на базе «Первой Формы». Было создано единое информационное пространство по всей договорной документации. Автоматизирована постановка задач и поручений во всех служебных подразделениях, обеспечен автоматический контроль над их выполнением. Вся работа по согласованию договоров и счетов с контрагентами ведется в информационной системе.

Теперь на выходе мы имеем качественный, отработанный договор. Сразу видно, где и какие были допущены ошибки и исправления. Работа с договорами стала быстрее. К примеру, если раньше согласование одного документа могло затянуться на месяц, то сейчас есть определенный график работы, не превышающий двух недель.

 Виталий Новиков, Начальник юридического отдела ООО «Старкт»

Итоги внедрения

Результаты, полученные по итогам трех месяцев работы в системе:

Средняя скорость выполнения поручения выросла на 30%.
Процент потери договоров поставки при согласовании сведен к нулю.
Сокращение времени формирования реестра заявок на поставку минимум на 80%.
Сокращение времени согласования договоров поставки минимум на 30 %.

В ближайший год развитие системы будет осуществляться силами собственных специалистов компании. На данный момент в планах автоматизация полного цикла отработки жалоб и претензий от жильцов уже реализованных объектов и синхронизация с учетной системой 1С.