как строить цифровые рабочие места с комфортом для людей

правил

«Первая Форма» больше 15 лет помогает клиентам строить цифровые процессы.

Мы знаем, как построить процессы эффективно и с комфортом для людей. Для этого есть восемь основных правил:

компаний стали нашими клиентами

150+

Мы автоматизируем документооборот, управление проектами, CRM, В2В2С-решения и корпоративные коммуникации. Заменяем сервисы, доступ к которым ограничен в России — например, Slack, MS Teams или Jira.

Нам доверяют:

Соберите важную информацию для каждого сотрудника в одном месте

Современный сотрудник — всегда управленец. Он руководит или коллективом, или своим временем, задачами и обязательствами. Чтобы управлять эффективно, ему нужно видеть четкую картину дня: что происходит в компании и где необходимо его участие. Поэтому на главном экране «Первой Формы» мы расположили понятный дашборд. На нем представлены:

01

Дашборды сотрудников из разных отделов будут отличаться по наполнению. Например, менеджеры по продажам увидят на экране циклы продаж, разработчики — динамику спринта, HR-специалисты — расписание интервью с кандидатами.

Дашборд «Трудозатраты» помогает отслеживать, справляются ли ваши подчиненные. Если сотрудник выполнил KPI, его имя будет выделено зеленым цветом. Красным система отметит тех, кто не дотянул до норматива.

Дашборд с планом отдела продаж по выручке за месяц. В основном блоке показаны общие суммы, но если нажать на одну из строк в колонке «Тип договора», откроется подробный отчет. Также устроена таблица с доходностью всех клиентов компании.

Дашборд со статусами активных проектов и пресейлов. Если навести курсор на столбец в Диаграмме Ганта, система подсветит информацию о проценте выполнения, дате начала и завершения проекта. При нажатии на проект откроется подробная информация о нем.

На главной странице расположены блоки с новостями, задачами и встречами. В левую панель можно внести категории, с которыми вы чаще работаете. Верхняя панель нужна для быстрого доступа к поиску по платформе, календарю, сообщениям и неотвеченным вопросам.

Установите временные нормы для выполнения задач и зафиксируйте ответственных

Наш опыт показывает: автоматизация управления задачами на 15−20% увеличивает производительность труда в компании. Для этого нужно выполнить два условия — установить временные нормы для выполнения поручений и назначить ответственных в каждом процессе.

В «Первой Форме» у каждой задачи есть:

02

В конце месяца руководителям приходят задачи с расчетными листами на подпись. Документ можно сразу подписать или изучить детализацию начислений, открыв задачу полностью. На решение отводится конкретное время.

Если руководитель увидит несостыковки или ошибки, он может отклонить документ и направить его на доработку. Если же вопросов не возникнет — подписать юридически значимой электронной подписью и завершить задачу.

Стройте процессы под логику компании, а не под возможности системы

Сегодня бизнесу приходится перестраивать устоявшиеся процессы из-за изменений в логистических цепочках, смены поставщиков и других вызовов. Но сделать это быстро и удобно невозможно, если вы работаете в типовой «коробке».

«Первая Форма» — это гибкий конструктор, который настраивается под потребности вашей компании. Мы смоделируем бизнес-процессы с вашей логикой, поможем начать работу в системе и научим, как оперативно перестраивать ее самим, без участия программистов.

03

Статусы задач в маршруте CRM отмечены прямоугольниками разного цвета: синий — активная задача, серый — отклонена, зеленый — успешно завершена. Иконки на переходах показывают автоматизацию: здесь запросят подпись или обязательное заполнение параметров.

Мы не навязываем клиентам своё видение процессов. Среди наших решений не найдется даже одинакового проектного управления или CRM. Пример — маршрут в CRM «Первой Формы» и компании клиента.

Связывайте данные между собой

04

Когда нужная информация разбросана по разным файлам и программам, работа идет дольше, а контролировать процессы становится сложнее. Чтобы увидеть целостную картину, приходится вытягивать данные из разных систем и сводить их вручную. Гораздо удобнее, если всё, что нужно знать о клиенте, документе и ответственном сотруднике, находится в одной программе.

Сильно связанные данные помогают не терять контроль в долгих процессах, где сменяются подрядчики или исполнители. А интеграции с другими системами и хранение всей информации в одном месте экономит время сотрудников.

«Первую Форму» можно интегрировать с любыми системами: 1С, Контур Диадок, СПАРК, геосервисами, мессенджерами и так далее.

Ниже в карточке договора представлены его параметры: тип, сумма, даты начала и окончания. Также можно скачать и изучить оригинал документа.

Из договора можно перейти в карточку клиента. Там будет показана вся информация о компании, контактные лица, ответственные сотрудники с нашей стороны, а также важные заметки о клиенте.

Открывая в «Первой Форме» обычный договор, можно увидеть и другие связанные с ним документы — спецификации, проектную документацию, акты или проекты. Все собрано в одной задаче, искать в других сервисах не нужно.

Обсуждайте вопросы там, где они возникают

05

Современная деловая культура подразумевает общение в мессенджере, видео- и аудиозвонки, групповые встречи, фиксацию взаимодействий и работу с историей обсуждений. Для этого в компании должна быть создана единая коммуникационная среда. Если планировать и ставить задачи в одном приложении, а обсуждать их в другом — легко потерять часть поручений и оставить без внимания важные вопросы.

В «Первой Форме» все взаимодействие сотрудников проходит в одном пространстве. Руководитель видит, чем занимаются и что обсуждают все подразделения — даже те, 
что работают удаленно.

В «Первую Форму» можно дать ограниченный доступ и внешним пользователям. Партнеры и заказчики смогут просматривать документы, следить за ходом их согласования, оставлять заявки и обсуждать задачи непосредственно со своим менеджером, быстро достигая взаимопонимания. Это эффективнее, чем общаться по электронной почте или звонить по телефону.

Внутри «Первой Формы» можно позвонить человеку, и он увидит уведомление на рабочем столе. Если его веб-версия не активна, звонок отобразится на смартфоне сотрудника.

В ВКС есть все привычные функции: выбор одного говорящего спикера, списки участников, трансляция экрана, чаты. Любой аудио или видеозвонок можно записать. Также в ВКС можно приглашать по ссылке внешних пользователей.

В «Первой форме» можно вести обсуждение внутри задач или использовать мессенджер, доступный в веб-версии и мобильном приложении. Сотрудники могут создавать личные и групповые чаты, проводить звонки и видеоконференции.

Освободите сотрудников от привязки к компьютеру

06

Пандемия сильно изменила привычный формат работы. Теперь сотрудники не привязаны к офису и могут работать практически откуда угодно. Чтобы сделать коллег еще более мобильными, не привязывайте их работу к компьютеру. Большинство задач, вроде согласования документов или проведения собраний, сотрудник может выполнить со смартфона.

В мобильном приложении 1 F Mobile доступен весь функционал десктоп-версии. Приложение объединяет корпоративный мессенджер, постановку и контроль поручений, а также участие в любых бизнес-процессах, настроенных в "Первой Форме".

Приложение работает на платформах iOS версий не ниже 11 и Android версий не ниже 5.1, доступно в Huawei AppGallery. По запросу мы можем брендировать приложение под вашу компанию.

По оценкам наших клиентов, 1 F Mobile экономит сотрудникам до трех часов рабочего времени. Теперь им, например, не нужно возвращаться в офис, чтобы внести в систему результаты встречи.

Сделайте CRM частью единой системы

07

Бизнес — это прежде всего клиенты. Когда менеджер по продажам обсуждает новую сделку, ему нужно знать о заказчике все. Не было ли у него задержек платежей, какие возникали вопросы, быстро ли помогла поддержка. Чем больше информации будет на руках, тем к более выгодной для компании договоренности он приведет клиента.

Чтобы оперативно найти нужные данные, CRM в компании должна быть развернута там же, где и остальные бизнес-процессы. Поэтому в «Первой Форме» CRM встроена в единое информационное пространство. Она интегрируется с согласованием коммерческих предложений и договоров, службой поддержки клиентов, корпоративной телефонией, электронной почтой и другими системами, важными для отдела продаж.

В CRM, как и в других категориях системы, задачи можно отображать в виде таблиц, Диаграммы Ганта или канбан-доски. На этой доске показаны этапы продаж. В каждую задачу можно «провалиться» и изучить детальную информацию.

Так выглядит подробная задача из кабан-доски. В ней можно изменить статус задачи, провести звонок, посмотреть данные по встрече, контакты клиента, открыть карточку продажи или перейти на страницу клиента.

В карточке клиента содержится основная информация о компании, ее статус — клиента или партнера, а также имя закрепленного за ней сотрудника.

Ниже расположен блок взаимодействий: в нем содержатся все задачи, связанные с клиентом — звонки, встречи, заметки, счета, продажи и так далее.

Создайте для ваших сотрудников комфортную HR-среду

08

Кроме того, система автоматизирует процессы кадрового делопроизводства и облегчает работу по управлению талантами — мониторингу и поддержанию эффективности сотрудников

В течение рабочего дня сотрудник сталкивается с множеством задач, не связанных с его прямыми обязанностями — подписывает инструкции, пишет заявления, запрашивает нужные справки и так далее. На все это уходит рабочее время, а если процессы построены неудобно, то еще и нервы.

Встроенный в «Первую Форму» портал позволяет:

В личном кабинете сотрудник видит подробный отчет о формировании мотивации и бонусов по проектам, встречи на сегодня, а также сообщения и вопросы коллег, на которые стоит обратить внимание.

Так выглядит одобренная задача на обучение сотрудника, сформированная HR-специалистом. В ней указано образовательное учреждение, курс, его стоимость и период обучения.

Каждые полгода сотрудникам ставят цели по освоению новых компетенций. По итогам полугодия HR-специалисты оценивают прогресс и принимают решение о повышении его грейда. От этого зависит пересмотр зарплаты.

Отпуска всех сотрудников показаны на Диаграмме Ганта. Это помогает планировать отдых, отслеживая временные пересечения с коллегами.

Если сотрудник хочет получить справку, написать заявление на отпуск или запросить обучение за счет компании, он отправляет заявку через единое окно. Ее получит и рассмотрит специалист отдела кадров.

Как этого достичь:

Мы поможем вам построить эффективные и удобные цифровые процессы

За 15 минут на примере действующих проектов покажем, что такое «Первая Форма»

Хотите попробовать?