Цифровой документооборот «УРАЛСИБ Страхования»

«УРАЛСИБ Страхование» работает на страховом рынке России более 25 лет. Компания предлагает разные виды страхования частным и корпоративным клиентам. Компании доверяют более 175 000 клиентов.

Номинация: Лучшее решение 2021Отдай свой голос за Первую ФормуПроголосовать за проект

Задачи

Постоянно наращивая клиентскую базу и расширяя портфель предоставляемых услуг, компания столкнулась с необходимостью оптимизировать потоки внутренней документации, ускорить подготовку документов и выработать единый механизм управления этими процессами. Для повышения скорости и качества принятия решений было необходимо организовать процесс согласования документов между всеми подразделениями согласно существующим регламентам.

Для хранения всех документов в компании было необходимо создать единый архив с возможностью разграничения прав и удобным поиском.

Для эффективного взаимодействия сотрудников разных подразделений компании планировалось организовать единую коммуникационную среду.

Решение

Система «Первая Форма» была выбрана для автоматизации СЭД благодаря возможности реализовать внутренние процессы компании «под себя» и с учетом принятых регламентов.

На одной платформе были объединены все процессы по документообороту: подготовка и согласование договоров и внутренней организационно-распорядительной документации, обработка входящей и исходящей корреспонденции.

В рамках этого проекта была реализована уникальная процедура согласования документов, которая позволяет совершать неограниченное количество циклов согласования. Например, если на первом этапе сотрудник согласовывает документ, то он считается согласованным с его стороны, и этот сотрудник не участвует в согласовании на следующих этапах.

В ходе проекта реализован функционал для управления работой коллегиальных органов, в том числе Тендерного комитета, организации рабочих совещаний и встреч с возможностью постановки поручений и последующего контроля их исполнения.

Результаты

По оценке специалистов, благодаря автоматизации на 20% сократилось время на подготовку и согласование договоров. Это стало возможным благодаря соблюдению сроков и списка согласующих лиц на каждом этапе согласования.

Формирование документов происходит по заранее утвержденным шаблонам и это позволяет минимизировать количество ошибок при подготовке документов.

Организовано оперативное и удобное взаимодействие между подразделениями: финансовым департаментом, дирекцией документационного обеспечения, департаментом правового обеспечения, управлением методологии страхования, службой клиентского сервиса, службой актуарных расчетов.

Созданный централизованный электронный архив документов насчитывает более 40 тыс. документов. Для каждого документа сохраняется история версий и реализована защита от нерегламентированных изменений. По архиву реализован удобный поиск электронных версий документа и подписанных оригиналов.

Для комфортной и удобной HR-среды создан внутренний портал, на котором публикуются новости, объявления и список встреч и задач сотрудника на сегодня.

Для того, чтобы сотрудники компании всегда оставались на связи с коллегами, используется полнофункциональное мобильное приложение. Пользователи могут просматривать, согласовывать и подписывать документы, задавать и отвечать на вопросы, контролировать выполнение задач. А встроенный мессенджер «Первой Формы» позволяет обмениваться сообщениями в личных и групповых чатах.

«Специалисты «Первой Формы» предложили рекомендации по оптимальной реализации наших задач в системе «Первая Форма», провели обучение наших сотрудников, а также предоставляют услуги оперативной технической поддержки», – отметил В.А. Бунто, заместитель генерального директора по ИТ и операционной деятельности «УРАЛСИБ Страхования».