Экспресс-внедрение для ресторана Twins Garden

За три недели автоматизированы процессы согласования наличных и безналичных платежей, в том числе в мобильном приложении.

Ресторан Twins Garden под управлением бренд-шефов Ивана и Сергея Березуцких — одно из престижнейших заведений не только в России, но и в мире. Ресторан занимает 19-ю строчку в рейтинге World’s 50 Best Restaurants и 13-ю — в рейтинге Best Vegetables Restaurant от We’re Smart Green Guide. Twins Garden —это авторский проект, который помимо ресторана включает в себя ферму, поставляющую продукты на кухню заведения, а также собственное производство сыров. В мае 2020 года, на фоне пандемии и «локдауна», ресторан сменил основного владельца. В связи с этим были пересмотрены и подходы к автоматизации бизнес-процессов, сопровождающих производство.

Первым объектом внимания стало снабжение — управление закупками, наличными и безналичными платежами. Поскольку эти процессы очень динамичные и значительная их часть ведется «на ходу», важно было дать сотрудникам удобное и функциональное мобильное приложение. Критически важными были также сроки запуска новой системы.

 

Марина Селдушева, финансовый контролёр Twins Garden:

Ресторанный бизнес очень динамичный и требовательный, здесь ошибки и сбои в организации работы сразу на виду. Особенно это касается закупки продуктов — эти процессы должны работать как часы. Первое время после перехода Twins Garden новому владельцу мы вели учет закупок практически в ручном режиме. Чтобы сделать платеж, мне нужно было согласовать его в WhatsApp, потом внести в реестр в Excel, подготовить документы в Word и отправить их по электронной почте. Это отнимало время, приходилось многое запоминать и отслеживать в ручном режиме.

С появлением «Первой Формы» процессы ускорились как минимум вдвое. В системе автоматизированы наличные и безналичные платежи и сопутствующие задачи — согласование, авансовые отчеты, формирование реестров, финансовый контроль. Каждый платеж оформляется в системе как отдельная задача, в ней же ведется согласование, формируются документы. Не нужно раскладывать файлы по папкам в компьютере и потом вспоминать, где что лежит и какая версия актуальна. Всё доступно и из мобильного приложения — сотрудники, отвечающие за закупки, сразу же фотографируют чеки и вкладывают их в нужную задачу как отчет о расходе денежных средств.

Систему настроили очень быстро, за три недели. В конце было небольшое обучение для сотрудников, на нем развеялись наши опасения — мы убедились, что работать в системе несложно, удобно и это действительно экономит время. «Первую Форму» мы используем уже почти полгода, наметили следующие задачи для автоматизации.

 

 

Юлия Пуртова, руководитель отдела бизнес-анализа «Первой Формы»:

Twins Garden одними из первых опробовали нашу новую услугу — экспресс-внедрение. Мы предлагаем ее компаниям, которым нужен очень быстрый старт, но с прицелом на дальнейшее развитие. Им не подходят типовые облачные решения, которые есть на рынке и которые тоже запускаются за считанные дни, но при этом «запирают» компанию в жесткие рамки и быстро становятся скорее ограничителем, чем драйвером развития.

Мы и раньше умели настраивать бизнес-процессы очень быстро. Но со временем поняли, что такие «прорывы» удобнее выделять в самостоятельные проекты — так проще очертить границы автоматизации, понять друг друга, сформулировать задачи и оценить результат. Поэтому мы и стали предлагать это как отдельный формат работы — минимум формальностей, минимум рисков, максимум пользы.

В рамках экспресс-внедрения мы вместе с заказчиком выделяем несколько несложных, но важных для бизнеса процессов, и запускаем их в работу «с нуля» за 2-3 недели. Но на самом деле ценность проекта оказывается значительно большей — вместе с этими базовыми процессами заказчик «по умолчанию» получает также и продуманную, выверенную информационную среду для коммуникаций внутри компании, работы с документами, планирования и контроля текущих задач. И, что очень важно, все это доступно сразу же и в бесплатном мобильным приложении. Поэтому «Первая Форма» легко вытесняет и громоздкие Excel-евские таблицы, и электронную почту вместе с чатами WhatsApp. А через некоторое время, когда пользователи осваиваются в системе и начинают лучше понимать возможности платформы в целом, запускается следующий цикл автоматизации с более масштабными задачами.

Подробнее об экспресс-внедрении

Скачать статью в PDF