Улучшаем эргономику. Как не пропустить важные задачи и события

Индикаторы – общие, групповые, персональные.
Как вы знаете, правом верхнем углу системы отображаются индикаторы – они сигнализируют о наличии задач, которые требуют вашего особого внимания. Как правило, пользователи видят набор типовых индикаторов:

• непрочитанные комментарии,
• сообщения в чатах,
• просроченные задачи,
• подписи, ожидающие резолюции,
• неотвеченные вопросы.

Примерно год назад в системе был реализован функционал контрольных точек (аналог напоминаний), поэтому если у вас установлена свежая версия системы – в ней доступен индикатор контрольных точек. Если ваша “Первая Форма” интегрирована с телефонией, то может отображаться индикатор пропущенных телефонных звонков.

Эти индикаторы разработаны с учетом типовых процессов, которые присутствуют в большинстве компаний. Но в каждой компании, с ее уникальными задачами и бизнес-процессами, есть свои собственные события и показатели, которые необходимо отслеживать. Для этого в системе можно настроить собственные (кастомные) индикаторы. Такие индикаторы обычно располагаются слева от типовых, но этот порядок можно менять.

Каждый индикатор соответствует определенному показателю – числу задач, отобранных по заданным критериям. По клику на индикатор открывается список таких задач. Для индикаторов выбираются произвольные иконки, которые лучше всего отображают их смысл.
Вот примеры индикаторов, настроенных в разных компаниях, использующих “Первую Форму”:

• Задачи на сегодня – показатель моей загруженности, а также возможность быстро просмотреть список текущих дел и выбрать очередную задачу, над которой я буду сейчас работать.
• Новые задачи – список поступивших задач, над которыми я еще не начал работать;
• Задачи в работе – более общий показатель моей загруженности, а также возможность быстро просмотреть список предстоящих дел и распланировать их.
• Задачи от руководителя – задачи с повышенным приоритетом, которые необходимо выполнить в первую очередь.
• Задачи где я заказчик – поставленные мной задачи, которые нужны для того, чтобы я мог двигаться дальше и выполнять свою работу. Кликнув по индикатору, я могу быстро просмотреть весь список, выделить самые важные задачи и задать в них вопросы исполнителям.
• Задачи замещаемого сотрудника – список задач, которыми мне надо заниматься на время болезни или отпуска сотрудника, назначившего меня своим заместителем.
• Новости – корпоративные новости и объявления.

Собственные индикаторы могут быть настроены не только для компании, но и для отдельных групп пользователей – для руководителей, для отдельных подразделений или должностей. Например, для руководителя отдела качества будет полезен индикатор, отображающий число поступивших претензий и рекламаций. Для сотрудников техподдержки будет удобен индикатор ошибок, который отображает число незакрытых заявок от пользователей, у которых тип заявки “Ошибка”. Чтобы наиболее важные индикаторы выделялись среди остальных, можно задать им уникальные цвета фона и шрифта (на скриншоте ниже – желтый шрифт на зеленом фоне).
    
По клику на индикатор можно не только открывать список задач, но и создавать новые задачи. Например, для сотрудников, принимающих входящие звонки от клиентов, будет удобен индикатор для быстрого создания новой заявки. По клику на него откроется карточка создания новой задачи в соответствующей категории.

Индикаторы отображаются в веб-интерфейсе, в мобильном приложении вместо индикатора можно использовать плитку на рабочем столе. По клику на нее также открывается список задач.

Администраторам

Настройка индикаторов несложная, она описана в Руководстве администратора, а в Методическом руководстве администратора разобраны несколько типовых примеров. Настройка плитки для мобильного приложения описана здесь.
Чтобы настроить персональный индикатор для конкретного сотрудника, можно использовать группу с признаком “Индивидуальная”.