“Первая Форма” в Международной гимназии Сколково

Сервисы для родителей, коммуникации с учителями и администрацией. Новости, объявления, экстренные оповещения. Мобильное приложение.

Международная гимназия Сколково — часть экосистемы Инновационного центра «Сколково», созданного 10 лет назад для поддержки развития российской науки и технологий. Гимназия не только расположена на территории инновационного центра, очень современного и высокотехнологичного, но и интегрирована в его образовательную и просветительскую деятельность. Учебная политика гимназии нацелена на развитие исследовательских и творческих способностей учеников, создание условий для свободного общения и психологического комфорта.

Сейчас в Гимназии обучаются более 600 детей – от дошкольников до старших классов. Многие ученики перешли сюда из обычных московских школ. А значит, и они, и их родители успели привыкнуть к общегородским образовательным сервисам, которые предоставляет портал госуслуг. Чтобы не обмануть их ожиданий, гимназия должна предоставлять аналогичные возможности, а в чем-то быть даже выше общегородского уровня — статус резидента иннограда обязывает.

Рассказывает Мария Коссе, заместитель директора по цифровому образованию Международной гимназии Сколково:

Нам нужен был удобный, оперативный и качественный канал для взаимодействия с родителями. Мы не хотели полагаться на сторонние мессенджеры или электронную почту, и решили сделать собственное мобильное приложение, которое будет развиваться под нашим контролем и под наши задачи. В Сколково уже внедрена система «Первая Форма», в ней автоматизирована диспетчерская для ремонтной службы и некоторые административные сервисы. Поскольку гимназия тоже находится на территории инновационного центра, мы уже были знакомы и с приложением, и с разработчиком, и решили использовать ту же платформу автоматизации.

Сервисы, которые мы стали предоставлять в первую очередь, можно разделить на три группы:

• Контроль посещаемости и безопасность учащихся. Это регистрация входа\выхода учеников с территории школы, регистрация отсутствий (по болезни или по семейным обстоятельствам), а для дошкольников и младших классов еще и постановка\снятие с питания.

К этой же группе сервисов можно отнести ведение списков доверенных лиц — тех, кому родители доверяют забирать ребенка из школы после занятий, а также оформление пропусков на территорию кампуса для посетителей и автомобилей.

• Общение и информирование. Возможность оперативного оповещения о чрезвычайных ситуациях и экстренных мерах сегодня важна как никогда, и мы очень рады, что позаботились об этом заранее. Мы не просто публикуем объявления, но и можем сопровождать самые важные из них рассылкой уведомлений, чтобы их как можно скорее прочитали все пользователи. Ну а в обычное время мы используем новостную ленту, чтобы сообщать родителям об экскурсиях, праздниках, выставках, волонтерских программах, о победах и достижениях наших учеников и учителей. .

Для общения родителей и учителей используются встроенные чаты, групповые и персональные. В этой части наше мобильное приложение — практически полный аналог популярных мессенджеров, только интегрированный в единую среду, с полными и актуальными контактами. Каждый класс и каждая группа детского сада имеет свой отдельный групповой чат, где можно задавать вопросы и обмениваться впечатлениями, фотографиями. Если нужно обсудить какую-то проблему, создается персональный чат, его могут инициировать как родитель, так и учитель или наставник — зачастую в переписке вопросы решаются даже быстрее и проще, чем по телефону. Конфиденциальность мы гарантируем.

• Взаиморасчеты и оформление документов. Из мобильного приложения родители могут посмотреть и загрузить свои договоры, проверить расчеты, заказать и распечатать справку. Для этого «Первая Форма» интегрирована с 1С, с нашей собственной системой биллинга и общей CRM-системой.

Как только родитель заключает договор с гимназией, для него автоматически создается учетная запись и предоставляется доступ в мобильное приложение, которое можно загрузить из AppStore или Google Play.

Подробнее о приложении “Первой Формы” для школ 1F School читайте здесь.

Как пользователи приняли систему

«Первую Форму» используют три группы пользователей: родители, наставники (учителя) и администрация гимназии. Как мы и предполагали, наставники и родители предпочитают мобильное приложение, а администрация больше работает в веб-интерфейсе, за стационарными компьютерами.

Гимназия — это образовательное учреждение, то есть особая среда, далекая от бизнеса. Многие наши сотрудники никогда не работали с бизнес-приложениями, такими как CRM-система и т.п. «Первая Форма» стала их первым подобным опытом. Тем не менее, все они смогли быстро освоить систему и сейчас с удовольствием ей пользуются. Как я уже говорила, «Первая Форма» интегрирует информацию из разных систем и предоставляет ее в удобном виде. В карточке контрагента (т.е. родителя) можно быстро посмотреть все прошлые и настоящие договоры, заявки, счета, платежи, проверить даты и суммы, почитать пояснения — это заметно упростило и ускорило работу с документами, составление отчетности.

Родители хорошо приняли мобильное приложение, оценили преимущества — не надо звонить или приходить в школу лично, или отправлять документы по почте и гадать, получили ли письмо, не забудут про него, не потеряются ли документы. В мобильном приложении заявки создаются в несколько кликов, виден статус каждой заявки, исполнитель, регламентный срок обработки. Все вопросы обсуждаются онлайн, вся история остается в системе.

О проекте

Еще один важный момент — хороший контакт с разработчиком. Мы знали, что нам нужно в мобильном приложении и каким мы хотим его видеть. Но и разработчик может подсказать и посоветовать, какую еще полезную функцию можно быстро добавить, что хорошо впишется в систему, будет востребовано пользователями. Сотрудничество — это всегда движение в обе стороны. Мы стараемся ориентироваться на возможности системы и не ставить невыполнимых целей, а разработчики учитывают наши запросы, планируя развитие платформы. Нельзя не отметить профессиональную проектную команду, они прекрасно находят общий язык с заказчиком, вникают в его задачи.

Проект завершен, система запущена в эксплуатацию, но мы остаемся на связи с разработчиком — продолжаем развивать мобильное приложение, автоматизируем новые бизнес-процессы.