25
Дек
2017

Академия Росатома планирует обучение сотрудников с помощью «Первой Формы»

За первые полгода в системе было запланировано 60 учебных курсов и 126 мероприятий.

О заказчике

Госкорпорация «Росатом» — российская государственная корпорация, один из лидеров на мировом рынке ядерных технологий. Росатом объединяет активы в области атомной энергетики, проектирования и сооружения АЭС, энергетического машиностроения и даже единственный в мире ледокольный флот. В состав Росатома входит около 300 предприятий.

С 2012 года центром развития персонала и поддержки стратегических проектов атомной отрасли является Академия Росатома. В портфеле Академии более 140 программ обучения и развития. Количество сотрудников атомной отрасли, прошедших очное обучение в Академии в 2016 году, превысило 20 тысяч. Помимо обучения Академия Росатома занимается реализацией проектов, направленных на достижение стратегических целей атомной отрасли, а также внедрением лучших практик и международных стандартов.

Задача

Деятельность Академии Росатома очень насыщенная – в месяц проводится около 150 учебных мероприятий, это около 300 тренинговых дней. В учебных аудиториях, включая компьютерные классы, одновременно обучаются порядка 200 человек. Большая часть данных, касающихся организации обучения, хранилась в разрозненных Excel файлах. В результате отдельные задачи не выстраивались в прозрачные и управляемые процессы.

В 2016 году в Академии было принято решение автоматизировать деятельность, связанную с планированием и организацией обучения. Для выбора системы автоматизации был проведен тендер, по результатам которого для внедрения было выбрано приложение «Первая Форма». Базовый функционал системы – управление контактами из модуля CRM, управление задачами и поручениями, а также инструменты планирования и учета ресурсов – отлично подходил для автоматизации бизнес-процессов Академии. Но чтобы использовать его для планирования учебного процесса, нужны были некоторые доработки. Было решено создавать систему постепенно, автоматизируя процесс за процессом. Одновременно с внедрением велась работа по более четкому структурированию регламентов работы самой Академии.

Решение

Справочники

При организации обучения в Академии продумывается все: рассадка учащихся в аудитории, раздаточные материалы и канцелярские принадлежности, питание и кофе-брейки, бейджи и пропуска. Вся эта информация хранится в справочниках, которых в системе более 40. Четкая систематизация данных стала первым шагом для формализации процессов планирования.

Планировщик мероприятий

Основой для планирования учебных курсов стал интерфейс «Планировщик мероприятий». Планировщик напоминает сводный отчет, но более наглядный, интерактивный и управляемый. Он агрегирует данные из множества задач и визуализирует занятость ресурсов в различных разрезах.

В Академии Планировщик настроен так, что отображает занятость двух типов ресурсов – тренеров (преподавателей) и аудиторий.

Планирование загрузки тренеров и акудиторий

Масштаб отображения мероприятий на Планировщике можно менять так, чтобы охватывать период от нескольких дней до нескольких месяцев.

Планировщик. Выбор периода

Переключаясь между несколькими вариантами визуализации, одни и те же мероприятия можно рассматривать под разными углами зрения:

  • тип тренинга (лекции или практические занятия),
  • место проведения (в помещениях Академии или на внешней площадке),
  • степень готовности группы (уже набраны или находятся в процессе комплектования) и т.п.

Планировщик. Выбор визуализации

Планирование и подготовка обучения

Сейчас в системе полностью автоматизировано планирование стандартных курсов.  Часть курсов планируется на полгода вперед. Менеджеры Академии делают электронную рассылку с информацией о расписании таких программ и собирают заявки на участие в них. Другая часть курсов организуется по предварительным заявкам, по мере набора групп. Для них подбираются преподаватели, согласовывается удобное время обучения. Если в самой Академии не хватает свободных аудиторий для проведения обучения, арендуются внешние площадки.

С начала 2017 года регистрация участников и составление расписания выполняются с помощью функционала «Первой Формы».

Карточка мероприятия

Подготовка к самим занятиям также автоматизирована. Перед стартом каждого учебного курса в системе автоматически ставится целая «гроздь» связанных задач различным подразделениям: АХО и ИТ-служба должны подготовить аудитории, администраторы – раздаточные материалы, служба безопасности – пропуска, служба кейтеринга – организовать питание, и т.д. Сроки выполнения задач привязаны к дате начала занятий и контролируются системой.

Подзадачи для организации мероприятия

По окончании курса собираются анкеты обратной связи, выдаются сертификаты. Подготовка и печать всех документов также ведется из «Первой Формы».
Завершается автоматизация еще одного процесса – программы локализации обучения (подготовки тренеров, которые будут обучать сотрудников локально, на предприятиях).

В Академии большинство процессов представляют собой цепочки связанных задач, каждая из которых имеет свою бизнес-логику. Чтобы обеспечить гибкость таким процессам, потребовалось автоматизировать много сложных алгоритмов. Например, перепланирование – когда уже запланированный учебный курс по каким-то причинам сдвигается по срокам и нужно найти новое время в расписании, согласовать его с тренером и участниками и скорректировать задачи обслуживающим подразделениям. Даже сложная автоматизация в «Первой Форме» выполняется без программирования, только с помощью настроек, что ускоряет процесс внедрения системы и облегчает администрирование.

Евгений Гундоров, руководитель проекта со стороны «Первой Формы»

Завершающим этапом автоматизации станет организация нестандартных обучающих мероприятий. В системе уже реализован сбор заявок, которые затем систематизируются и рассматриваются. Если выявляется интерес к определенной теме обучения, по этой теме подбирается тренер, формируется группа и организуется курс занятий.

Результаты

«Первую Форму» уже используют около 60 сотрудников Академии. За первое полугодие 2017 года в системе было запланировано 60 курсов и 126 краткосрочных обучающих мероприятий.
«Первая Форма» не только заменила Excel и избавила сотрудников Академии от необходимости вручную обновлять и сводить данные в таблицах. Процессы планирования обучения стали более прозрачными, на каждом этапе понятен сотрудник, ответственный за результат. Если сотрудник уходит в отпуск или увольняется, вся текущая информация остается в системе в едином, понятном для всех виде.

Планировщик – перспективный инструмент, который может использоваться для решения самых разных задач. Например, в консалтинге или в проектных организациях с его помощью можно планировать занятость сотрудников – юристов, аудиторов, ИТ-специалистов. Руководителю подразделения будет достаточно одного взгляда, чтобы решить, кто из подчиненных загружен, а кого можно «бросить в бой».

В том или ином виде планирование ресурсов востребовано в любых компаниях — для бронирования переговорных комнат, автотранспорта или курьеров, для организации корпоративного обучения и т.д.

Сергей Тихонов, коммерческий директор «Первой Формы»

Одно из главных достижений проекта – анализ результатов проводимых мероприятий. С помощью «Первой Формы» сотрудники Академии могут оценить:

  • какие курсы пользуются спросом и имеют высокую посещаемость, а какие остаются невостребованными и отменяются;
  • какова загрузка собственных учебных аудиторий и надо ли арендовать внешние площадки;
  • справляются ли тренеры с учебной нагрузкой или надо приглашать внешних преподавателей.

Мы видим нашу задачу в том, чтобы сотрудники Росатома могли получить в Академии все необходимые им знания и закрыть все потребности в дополнительном образовании. В «Первой Форме» фиксируются все заявки на обучение, и ни одна из этих заявок не может быть потеряна или забыта. По каждой заявке в заданный срок принимается решение: если есть подходящий курс, сотрудник будет на него зачислен, если такого курса еще нет – мы проанализируем схожие заявки и подумаем над его организацией.

Преимуществом «Первой Формы» для нас является гибкость платформы и готовность компании доработать свое решение под наши задачи за разумную, обоснованную стоимость. В этом году мы совместно с коллегами из «Первой Формы» автоматизируем в системе уже второй блок процессов.

Светлана Козлова, руководитель группы аналитики Академии Росатома