При планировании проектов и распределении текущих задач между исполнителями руководителю важно знать:

  • Сколько времени заложить в план на выполнение каждой задачи?
  • К какому сроку реально выполнить работу?
  • Кто из сотрудников уже загружен на 100% и не сможет взяться за выполнение новых поручений, а у кого есть свободное время?
  • Сможет ли отдел справиться с возложенными задачами или необходимо срочно расширять штат?

 

Чтобы получать точные и обоснованные ответы на такие вопросы, в «Первой Форме» удобно использовать функционал управления ресурсами. Учет трудовых ресурсов (трудозатрат) ведется в режиме план/факт. Вы можете собирать и анализировать данные в самых разных разрезах:

  • по отдельным задачам, процессам, проектам, видам работ,
  • по исполнителям – сотрудникам, подразделениям, внешним подрядчикам,
  • по периодам с любой детализацией – за день, неделю, месяц, квартал, год.

 

В «Первой Форме» вы можете сравнивать плановые и фактические трудозатраты, делать выводы и повышать точность планирования.

Руководителю:

Оценивайте трудоемкость процессов и отдельных операций.

Рассчитывайте вклад сотрудников и подразделений и используйте эти данные для системы мотивации.

Стройте долгосрочные планы и заранее готовьтесь к их реализации без авралов и просрочек.

Сотруднику:

Планируйте свое рабочее время, распределяйте его между задачами.

Оценивайте свою продуктивность и свой вклад в общие проекты.

Оперативное управление

Проблема: Как справедливо и равномерно распределять входящий поток задач между исполнителями? Как понять, кому из сотрудников можно поручить задачу, только что поставленную на ваше подразделение?

Решение: Если вам нужно распределить несколько задач, удобнее использовать Планировщик: слева на нем отображаются задачи, над которыми работают сотрудники, а справа – список нераспределенных задач. Вы можете назначить исполнителя, просто перетащив задачу мышью из списка на нужную ячейку.

Планировщик ресурсов.

Если вам нужно подобрать исполнителя на конкретную задачу, удобнее использовать Подбор свободных исполнителей: вы видите список сотрудников и запланированные для них трудозатраты по всем задачам на каждый день. Оцените их занятость, выберите одного или нескольких сотрудников и назначьте их исполнителями по задаче. Распределите между ними запланированную нагрузку.

Подбор свободного исполнителя.

Проблема: Как отследить, что фактические трудозатраты по задаче уже превысили плановый объем, своевременно определить проблему и скорректировать планы?

Решение: Настройте автоматические уведомления руководителю при превышении фактических трудозатрат над плановыми.


Внесение сотрудником фактически затраченного времени.

Планирование

Проблема: Как оценить трудозатраты по задаче и запланировать правильное время на ее выполнение?

Решение: На основе статистики фактических трудозатрат вы можете рассчитать среднюю величину трудозатрат по задачам каждого вида. Такая оценка будет постоянно уточняться и поможет лучше планировать трудозатраты для аналогичных задач в будущем.

Оценка сотрудников

Проблема: Как понять, кто из сотрудников перегружен работой, а кто работает вполсилы?
Как связать фактическую занятость с системой мотивации? Как рассчитать бонусную часть оплаты по выполняемым проектам?

Решение: Учет фактических трудозатрат по задачам, сотрудникам и датам дает развернутую статистику для оценки загруженности и ритмичности работы подразделений и отдельных сотрудников.

Для расчетов оплаты труда можно использовать любые схемы, отражающие специфику работы вашей организации:

  • для расчета заработной платы можно использовать сумму фактических трудозатрат сотрудника за месяц,
  • для расчета проектных бонусов – сумму трудозатрат каждого участника проектной команды или долю (%) трудозатрат сотрудника в общей сумме трудозатрат по проекту,
  • можно учитывать коэффициенты сложности задач и т.п.

Взаиморасчеты

Проблема: Как вести точный и детальный учет работ внешних подрядчиков?

Решение: Предоставьте внешним подрядчикам ограниченный доступ в вашу систему, и они смогут самостоятельно вносить трудозатраты по выполняемым задачам, с нужной вам детализацией. Лицензии с ограниченным доступом стоят в несколько раз дешевле обычных, поэтому вы можете подключать неограниченное число внешних подрядчиков. Так вы сможете оперативно отслеживать изменения планов и превышение фактических трудозатрат надо запланированными, формировать бюджеты, сравнивать трудозатраты разных подрядчиков по похожим задачам.

Стратегический анализ

Проблема: как понять, достаточно ли ресурсов в вашем подразделении, не нужно ли вам расширять штат, чтобы справляться с новыми задачами.

Решение: Если плановый объем трудозатрат по задачам, порученным вашему подразделению, систематически превышает фактические возможности, это может служить обоснованием для расширения штата подразделения. Детализация трудозатрат позволит понять, каких именно специалистов не хватает.

Занятость сотрудников в подразделении.

 

Наши клиенты

blog-post

Планирование ресурсов для обучения

В Академии Росатома за первые полгода в системе было запланировано 60 учебных курсов и 126 мероприятий. Планируется занятость преподавателей и аудиторий, ведется набор групп и подготовка курсов к запуску.