Управление проектами

«Первая Форма» – система для управления бизнес-процессами, проектами, документами и информацией в единой среде. Именно единую, удобную среду управления мы считаем нашим ключевым преимуществом и главным фактором успеха внедряемых решений. Результаты клиентов подтверждают: интеграция проектной деятельности с основными бизнес-процессами приносит синергетический эффект.

В «Первой Форме» есть специализированные проектные инструменты – диаграмма Ганта, иерархия проектных задач, иерархия рисков. Многие инструменты, которые традиционно относятся к проектным, полезны и в обычных бизнес-процессах: планирование сроков и ресурсов, подбор свободного ресурса (распределение задач между сотрудниками), план/фактный анализ трудозатрат, «рабочий стол руководителя» с KPI и сводной аналитикой.

Особое внимание мы уделяем эффективным коммуникациям между пользователями. Быстрая обратная связь, уведомления об изменениях, удобный поиск, история обсуждения по каждому вопросу – это ключи к взаимопониманию и продуктивной совместной работе.


Где используется

В организациях с проектным типом деятельности — строительство, разработка, ИТ, консалтинг
В компаниях, периодически реализующих отдельные проекты — открытие нового направления бизнеса
В подразделениях, использующих проектную методику для управления текущей деятельностью — подготовка к тендеру, ведение судебного разбирательства

Для кого

  • Руководителям компаний
    Для стратегического управления и оценки достижения бизнес-целей
  • Руководителям проектов
    Для оперативного планирования и контроля сроков, рисков, ресурсов
  • Участникам проектов
    Для эффективного выполнения собственных задач


Преимущества, которые вы получите

  • 1
    Ускорение подготовки и запуска новых проектов/этапов работ
  • 2
    Повышение точности планирования
  • 3
    Контроль отклонений и рентабельности
  • 4
    Предотвращение срывов сроков по проекту
  • 5
    Быстрый доступ ко всем документам и данным проекта
  • 6
    Сокращение сроков реализации за счет оперативных коммуникаций
    с инвесторами и подрядчиками
  • 7
    Повышение исполнительской дисциплины
  • 8
    Сокращение сроков разработки регламентных документов
  • 9
    Сокращение времени обучения новых сотрудников


Единое управление проектами и процессами

  • 1
    Учёт общей загрузки сотрудников при распределении работ
  • 2
    Использование в проектах готовых бизнес-процессов
  • 3
    Сокращение количества используемых программных продуктов
  • 4
    Перевод всей работы в режим «одного окна»



Возможности управления проектами

Управление сроками

Основной инструмент планирования – проектный интерфейс, в котором объединены иерархия проектных задач и интерактивная диаграмма Ганта.

На этапе подготовки проекта составляется план-график работ. Вы можете запланировать последовательное или параллельное выполнение работ, наметить контрольные точки и вехи, знаменующие достижение промежуточных целей проекта. Для изменения срока задачи достаточно передвинуть ее мышью на диаграмме Ганта. Одновременно пересчитаются сроки связанных и подчиненных задач.

В дополнение к иерархии проектных задач, в проекте можно создавать иерархии целей и результатов и привязывать достижение результата к завершению очередной задачи или этапа проекта. Планировать можно любые даты, имеющие отношение к проекту – например, графики поставок или финансирования, рекламные акции и пр.

Со временем в каждой организации формируются типовые структуры проектов, в которых воплощены лучше проектные практики, наработанные сотрудниками. Такие типовые структуры сохраняются как шаблоны и затем используются для быстрого запуска новых проектов.

Управление изменениями

В ходе реализации проекта переносятся сроки, меняются исполнители, какие-то задачи отклоняются, вместо них появляются новые. Изменение одного параметра может вызвать цепочку последствий, которые необходимо просчитывать.

В «Первой Форме» вы можете моделировать изменения. Самый простой вариант – сохранить текущее состояние проекта в качестве базового плана, внести изменения на интерактивной диаграмме Ганта и сравнить получившийся проект с базовым. Если моделирование не выявит критических отклонений, внесенные изменения можно сохранить. Если же результат не устроит руководителя проекта, изменения «откатываются».

Управление по agile

Управление проектами по Agile-методикам помогает быстрее реагировать на изменения рынка и отображать их в реализуемых проектах. Методики Agile шагнули из IT в бизнес, и сегодня многие компании используют их в проектной деятельности.

В «Первой Форме» удобно вести бэклоги, в которых фиксируются требования и задачи, планировать спринты (короткие, обычно двухнедельные этапы), организовывать стендапы (ежедневные встречи проектных команд), контролировать ход реализации задач на канбан-досках.

Преимущество «Первой Формы» в том, что все рабочие процессы ведутся в единой системе, вместе с остальными бизнес-процессами компании. Если проекты внутренние, вы можете связать реализацию проекта с бизнес-целями и KPI. Если проекты внешние, вы можете предоставить заказчикам и подрядчикам ограниченный доступ в систему для оперативного обсуждения текущих вопросов и получения отчетности в реальном времени.

Управление рисками

В масштабных проектах руководитель не может постоянно контролировать ход выполнения каждой задачи. Ему важно выделить те задачи, в которых возникли проблемы и которые требуют его вмешательства. Для этого в «Первой Форме» используется иерархия рисков – визуальное представление, отображающее статусы рисков по проектным задачам. Иерархия рисков позволяет проследить ход реализации проекта и его текущее состояние, мгновенно выделить «слабые места» и увидеть проблему в самом ее зарождении.

Руководитель проекта мониторит риски для задач верхнего уровня. Увидев красный индикатор, он обратит внимание на проблему, раскроет нужную ветвь иерархии и спустится вниз вплоть до первопричины.

Управление ресурсами

Функционал подбора исполнителей в «Первой Форме» позволяет сформировать проектную команду так, чтобы в нее вошли сотрудники нужной квалификации, у которых есть достаточное количество рабочего времени, с учетом их занятости в других проектах.

Если какой-то исполнитель заболел или уволился, руководитель сможет быстро подобрать ему замену из имеющихся в компании свободных ресурсов или оценить, на сколько придется сдвинуть сроки задачи, если свободных ресурсов нет.

При выполнении задач исполнители регистрируют фактически затраченное время. Сравнение факта и плана помогает руководителям проектов лучше понимать структуру трудозатрат и причины отклонений от плана, точнее оценивать потребности в ресурсах для разных типов задач и в итоге постоянно повышать качество планирования.

Исполнители видят в календаре все задачи, над которыми им предстоит работать в ближайшее время, а не собирают информацию из переписки и не узнают о задании в последний момент.

Проектный документооборот

В «Первой Форме» все документы, связанные с конкретным проектом, хранятся в выделенной папке – вы сможете быстро найти нужный документ. Вы всегда будете работать с актуальной версией документа, но при необходимости сможете просмотреть историю внесенных изменений и версию документа на определенную дату.

Для подготовки документов используются утвержденные шаблоны – это помогает составлять документы быстро и без ошибок.

Согласование документов максимально прозрачно и удобно: списки согласующих формируются автоматически в зависимости от типа документа и легко подстраиваются под вашу орг. структуру и процессы.

Сроки подготовки и согласования документов привязываются к плану-графику проекта.

Для каждого проекта или даже этапа проекта есть список документов, которые необходимы для запуска и завершения. Вы можете настроить чек-лист – пока все необходимые документы не будут подготовлены и согласованы, очередной этап проекта не сможет стартовать или не сможет считаться завершенным.

Управление финансами

Финансовый документооборот является частью проекта: в «Первой Форме» согласуются договоры с поставщиками и подрядчиками, графики платежей, выставляются счета, регистрируются закрывающие документы. Данные о платежах могут вноситься вручную или импортироваться из внешней системы, а затем разноситься по договорам, проектам и статьям затрат.

Плановые и фактические затраты могут привязываться к проектным задачам и вехам и отображаться на диаграмме Ганта.

Оперативный анализ и оценка результатов

На интерактивных панелях управления информация представлена в виде индикаторов, спидометров, графиков и диаграмм, сводных таблиц – так руководитель проекта может одним взглядом оценить, какие именно задачи тормозят проект.

Подробные данные можно получить с помощью отчетов. Помимо готовых типовых отчетов (таких как календарный план-график и бюджетирование трудозатрат), для вашей компании могут быть разработаны практически любые отчетные формы со сводными данными в разных разрезах – анализ рисков, смещение прогнозных сроков, план/факт по трудозатратам и финансам, и др.

Проекты могут объединяться в портфели и программы – тогда для них становятся доступны возможности сводного анализа ресурсов, бюджетов и рисков.

Больше о том, как крупные компании применяют управление проектами для оптимизации бизнеса
Решение экономит время на подготовку, стандартизирует процесс и влияет на эффективность переговоров
Настроили решение за две недели
Систему ежедневно используют больше 550 человек в восьми городах России и европейских филиалах

Запишитесь на онлайн-презентацию

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь c политикой конфиденциальности
Покажем возможности системы и ответим на ваши вопросы
© 2024 «Первая Форма»
Идеально для компаний от 100 человек