+7 495 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5

«Первая Форма» – система для управления бизнес-процессами, проектами, документами и информацией в единой среде. Именно единую, удобную среду управления мы считаем нашим ключевым преимуществом и главным фактором успеха внедряемых решений. Результаты клиентов подтверждают: интеграция проектной деятельности с основными бизнес-процессами приносит синергетический эффект.

В «Первой Форме» есть специализированные проектные инструменты – диаграмма Ганта, иерархия проектных задач, иерархия рисков. Многие инструменты, которые традиционно относятся к проектным, полезны и в обычных бизнес-процессах: планирование сроков и ресурсов, подбор свободного ресурса (распределение задач между сотрудниками), план/фактный анализ трудозатрат, «рабочий стол руководителя» с KPI и сводной аналитикой.

Особое внимание мы уделяем эффективным коммуникациям между пользователями. Быстрая обратная связь, уведомления об изменениях, удобный поиск, история обсуждения по каждому вопросу – это ключи к взаимопониманию и продуктивной совместной работе.

Где используется

В организациях с проектным типом деятельности — строительство, разработка, ИТ, консалтинг

В компаниях, периодически реализующих отдельные проекты — открытие нового направления бизнеса

В подразделениях, использующих проектную методику для управления текущей деятельностью — подготовка к тендеру, ведение судебного разбирательства

Для кого

Руководителям компаний

Для стратегического управления и оценки достижения бизнес-целей

Руководителям проектов

Для оперативного планирования и контроля сроков, рисков, ресурсов

Участникам проектов

Для эффективного выполнения собственных задач

Преимущества, которые вы получите

Ускорение подготовки и запуска новых проектов/этапов работ

Повышение точности планирования

Контроль отклонений и рентабельности

Предотвращение срывов сроков по проекту

Быстрый доступ ко всем документам и данным проекта

Сокращение сроков реализации за счет оперативных коммуникаций
с инвесторами и подрядчиками

Повышение исполнительской дисциплины

Сокращение сроков разработки регламентных документов

Сокращение времени обучения новых сотрудников

Единое управление проектами и процессами

Учёт общей загрузки сотрудников при распределении работ

Использование в проектах готовых бизнес-процессов

Сокращение количества используемых программных продуктов

Перевод всей работы в режим «одного окна»

Проблемы, которые вы сможете решить

Возможности управления проектами

Управление сроками

Основной инструмент планирования – проектный интерфейс, в котором объединены иерархия проектных задач и интерактивная диаграмма Ганта.

На этапе подготовки проекта составляется план-график работ. Вы можете запланировать последовательное или параллельное выполнение работ, наметить контрольные точки и вехи, знаменующие достижение промежуточных целей проекта. Для изменения срока задачи достаточно передвинуть ее мышью на диаграмме Ганта. Одновременно пересчитаются сроки связанных и подчиненных задач.

В дополнение к иерархии проектных задач, в проекте можно создавать иерархии целей и результатов и привязывать достижение результата к завершению очередной задачи или этапа проекта. Планировать можно любые даты, имеющие отношение к проекту – например, графики поставок или финансирования, рекламные акции и пр.

Со временем в каждой организации формируются типовые структуры проектов, в которых воплощены лучше проектные практики, наработанные сотрудниками. Такие типовые структуры сохраняются как шаблоны и затем используются для быстрого запуска новых проектов.

Управление изменениями

В ходе реализации проекта переносятся сроки, меняются исполнители, какие-то задачи отклоняются, вместо них появляются новые. Изменение одного параметра может вызвать цепочку последствий, которые необходимо просчитывать.

В «Первой Форме» вы можете моделировать изменения. Самый простой вариант – сохранить текущее состояние проекта в качестве базового плана, внести изменения на интерактивной диаграмме Ганта и сравнить получившийся проект с базовым. Если моделирование не выявит критических отклонений, внесенные изменения можно сохранить. Если же результат не устроит руководителя проекта, изменения «откатываются».

Управление по Agile

Управление проектами по методологии Agile помогает быстрее реагировать на изменения рынка и отображать их в реализуемых проектах. Методология Agile шагнула из IT в бизнес, и сегодня многие компании используют ее в проектной деятельности.

В «Первой Форме» удобно вести бэклоги, в которых фиксируются требования и задачи, планировать спринты (короткие, обычно двухнедельные этапы), организовывать стендапы (ежедневные встречи проектных команд), контролировать ход реализации задач на канбан-досках.

Преимущество «Первой Формы» в том, что все рабочие процессы ведутся в единой системе, вместе с остальными бизнес-процессами компании. Если проекты внутренние, вы можете связать реализацию проекта с бизнес-целями и KPI. Если проекты внешние, вы можете предоставить заказчикам и подрядчикам ограниченный доступ в систему для оперативного обсуждения текущих вопросов и получения отчетности в реальном времени.

Управление рисками

В масштабных проектах руководитель не может постоянно контролировать ход выполнения каждой задачи. Ему важно выделить те задачи, в которых возникли проблемы и которые требуют его вмешательства. Для этого в «Первой Форме» используется иерархия рисков – визуальное представление, отображающее статусы рисков по проектным задачам. Иерархия рисков позволяет проследить ход реализации проекта и его текущее состояние, мгновенно выделить «слабые места» и увидеть проблему в самом ее зарождении.

Руководитель проекта мониторит риски для задач верхнего уровня. Увидев красный индикатор, он обратит внимание на проблему, раскроет нужную ветвь иерархии и спустится вниз вплоть до первопричины.

Управление ресурсами

Функционал подбора исполнителей в «Первой Форме» позволяет сформировать проектную команду так, чтобы в нее вошли сотрудники нужной квалификации, у которых есть достаточное количество рабочего времени, с учетом их занятости в других проектах.

Если какой-то исполнитель заболел или уволился, руководитель сможет быстро подобрать ему замену из имеющихся в компании свободных ресурсов или оценить, на сколько придется сдвинуть сроки задачи, если свободных ресурсов нет.

При выполнении задач исполнители регистрируют фактически затраченное время. Сравнение факта и плана помогает руководителям проектов лучше понимать структуру трудозатрат и причины отклонений от плана, точнее оценивать потребности в ресурсах для разных типов задач и в итоге постоянно повышать качество планирования.

Исполнители видят в календаре все задачи, над которыми им предстоит работать в ближайшее время, а не собирают информацию из переписки и не узнают о задании в последний момент.

Проектный документооборот

В «Первой Форме» все документы, связанные с конкретным проектом, хранятся в выделенной папке – вы сможете быстро найти нужный документ. Вы всегда будете работать с актуальной версией документа, но при необходимости сможете просмотреть историю внесенных изменений и версию документа на определенную дату.

Для подготовки документов используются утвержденные шаблоны – это помогает составлять документы быстро и без ошибок.

Согласование документов максимально прозрачно и удобно: списки согласующих формируются автоматически в зависимости от типа документа и легко подстраиваются под вашу орг. структуру и процессы.

Сроки подготовки и согласования документов привязываются к плану-графику проекта.

Для каждого проекта или даже этапа проекта есть список документов, которые необходимы для запуска и завершения. Вы можете настроить чек-лист – пока все необходимые документы не будут подготовлены и согласованы, очередной этап проекта не сможет стартовать или не сможет считаться завершенным.

Управление финансами

Финансовый документооборот является частью проекта: в «Первой Форме» согласуются договоры с поставщиками и подрядчиками, графики платежей, выставляются счета, регистрируются закрывающие документы. Данные о платежах могут вноситься вручную или импортироваться из внешней системы, а затем разноситься по договорам, проектам и статьям затрат.

Плановые и фактические затраты могут привязываться к проектным задачам и вехам и отображаться на диаграмме Ганта.

Оперативный анализ и оценка результатов

На интерактивных панелях управления информация представлена в виде индикаторов, спидометров, графиков и диаграмм, сводных таблиц – так руководитель проекта может одним взглядом оценить, какие именно задачи тормозят проект.

Подробные данные можно получить с помощью отчетов. Помимо готовых типовых отчетов (таких как календарный план-график и бюджетирование трудозатрат), для вашей компании могут быть разработаны практически любые отчетные формы со сводными данными в разных разрезах – анализ рисков, смещение прогнозных сроков, план/факт по трудозатратам и финансам, и др.

Проекты могут объединяться в портфели и программы – тогда для них становятся доступны возможности сводного анализа ресурсов, бюджетов и рисков.

Хотите обсудить возможности автоматизации?

Наши клиенты

blog-post

Как «ВкусВилл» открывает магазины с помощью BPM-системы

В «Первой Форме» реализован весь процесс — от выбора района до торжественного открытия нового магазина.

Разработка новой продукции в «Световых Технологиях»

Контроль ключевых задач проекта и критических зависимостей, анализ хода проекта и оценка влияния изменений.

Управление по иерархии рисков

Госпрограмма федерального уровня. Свыше 11,5 тыс. проектных задач, 15 уровней иерархии. Управление рисками и изменениями. Аналитика онлайн.

Как взять проекты под контроль за 4 месяца

От управления коммуникациями – к управлению проектами.

+7 495 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5
07.09.2020 28.08.2020