«Первая Форма» – система для управления бизнес-процессами, проектами, документами и информацией в единой среде. Именно единую, удобную среду управления мы считаем нашим ключевым преимуществом и главным фактором успеха внедряемых решений. Результаты клиентов подтверждают: интеграция проектной деятельности с основными бизнес-процессами приносит синергетический эффект, когда 2 + 2 дает не 4, а 6 или даже 10.

В «Первой Форме» есть специализированные проектные инструменты – диаграмма Ганта, иерархия проектных задач, иерархия рисков. Многие инструменты, которые традиционно относятся к проектным, полезны и в обычных бизнес-процессах: планирование сроков и ресурсов, подбор свободного ресурса (распределение задач между сотрудниками), план/фактный анализ трудозатрат, «рабочий стол руководителя» с KPI и сводной аналитикой.

Особое внимание мы уделяем эффективным коммуникациям между пользователями. Быстрая обратная связь, уведомления об изменениях, удобный поиск, история обсуждения по каждому вопросу – это ключи к взаимопониманию и продуктивной совместной работе.

В модуль «Управление проектами» в «Первой Форме» заложены принципы, описанные в международных стандартах проектного управления: ISO 21500:2012 и PMBoK (Project Management Body of Knowledge), а также в российском стандарте ─ ГОСТ Р 54869. Разработанная на основе лучших мировых практик, проектная деятельность в «Первой Форме» также учитывает потребности и специфику российских компаний.

«Первая Форма» интегрирует проектную деятельность в структуру бизнес-процессов компании:

  • Учитывает общую загрузку сотрудников при распределении времени работ в рамках проекта;
  • Использует в проектной деятельности уже смоделированные в компании бизнес-процессы;
  • Сокращает количество дополнительно используемых программных продуктов. Переводит всю работу в режим «одного окна».

Почему это решение вам подходит

«Первая Форма» успешно используется

  • в организациях с проектным типом деятельности (строительство, разработка);
  • в компаниях, периодически реализующих отдельные проекты (открытие нового направления бизнеса);
  • в компаниях, использующих проектную методику для управления текущей деятельностью в рамках отдельных подразделений (подготовка к тендеру, ведение судебного разбирательства).

Для кого

В «Первой Форме» собраны инструменты, которые полезны

  • руководителям компании – для стратегического управления и оценки достижения бизнес-целей;
  • руководителям проектов – для оперативного планирования и контроля сроков, рисков и ресурсов;
  • участникам проектов – для эффективного выполнения собственных задач.

 

Проблемы, которые вы сможете решить

Проблема: постоянные корректировки календарного плана проекта.
График проекта составлен и утвержден, но каждый день появляются новые обстоятельства. Изменение сроков одной задачи порождает цепочки сдвигов.

Решение: «Первая Форма» дает руководителю проекта максимально гибкий инструмент планирования, позволяющий:

  • корректировать график проекта на ходу, визуализировать его на диаграмме Ганта и сравнивать с предыдущими версиями;
  • автоматически синхронизировать связанные задачи;
  • информировать исполнителей о переносе сроков;
  • быстро обновлять проектные документы.

 

Проблема: управление проектом не учитывает особенности выполнения различных проектных задач.

Решение: в «Первой Форме» управление проектами и процессами интегрировано. Любая задача выполняется по регламентам своего бизнес-процесса и при этом может быть частью проекта, то есть занимает свое место в иерархии проектных задач, синхронизируется по срокам с другими задачами, а риски ее регулярно оцениваются.

Работа ведется в единой системе – не приходится вручную собирать информацию из разных источников и сводить данные в электронных таблицах.

 

Проблема: планирование проекта оторвано от планирования занятости исполнителей.
Сотрудник узнает о задаче в последний момент и не может вписать ее в свой график. Приходится работать сверхурочно, хотя этого можно было бы избежать, если заранее спланировать работу.
Задачи обсуждаются по телефону или электронной почте, в результате исполнитель может неправильно понять постановку задачи или даже просто забыть о ней.

Решение: в «Первой Форме» есть все задачи, с которыми работает сотрудник, и аккумулируется вся информация по проектам и процессам.

Задачи распределяются между исполнителями еще на этапе планирования проекта, с учетом квалификации сотрудников и занятости в других проектах. Исполнитель заранее видит свои задачи и в персональном календаре, и в общем контексте проекта.

По каждой задаче учитываются плановые и фактические трудозатраты. Руководитель проекта может анализировать накопленную статистику, корректировать оценку трудозатрат для разных видов задач, а значит, постоянно повышать точность планирования сроков и бюджетов.

 

Проблема: подготовка проекта ведется отдельно от оформления документов. Руководитель проекта не может проконтролировать, чтобы документы были подготовлены и согласованы к нужной дате. Отсутствие нужных документов задерживает выполнение проекта.

Решение: документооборот является частью проекта. Списки согласующих формируются динамически для каждого проекта. Сроки подготовки и согласования документов планируются наравне с остальными проектными задачами и синхронизируются с ними. Руководитель проекта своевременно узнает о рисках, связанных с неготовностью документов. Все проектные документы хранятся в выделенной папке и доступны онлайн.

 

Проблема: график проекта сдвинулся, но подрядчика об этом проинформировали слишком поздно. В результате он не смог вовремя приступить к работе.
Утверждены новые регламенты сдачи-приемки работ, но исполнители их не понимают и делают каждый по-своему.

Решение: участники проекта взаимодействуют в единой среде. Исполнители сразу же получают уведомления об изменениях, затрагивающих их задачи – о смене подрядчика, сдвиге сроков, новых требованиях и т.п.
Вопросы, заданные в «Первой Форме», не подвисают без ответа. Разъяснения и обсуждения по задаче сохраняются в карточке и доступны для остальных участников. Новым сотрудникам проще войти в курс дела.

Преимущества, которые вы получите

  • Ускорение подготовки и запуска новых проектов/этапов работ.
  • Повышение точности планирования.
  • Контроль отклонений и рентабельности.
  • Предотвращение срывов сроков по проекту.
  • Быстрый доступ ко всем документам и данным проекта.
  • Сокращение сроков реализации за счет оперативных коммуникаций с инвесторами и подрядчиками.
  • Повышение исполнительской дисциплины.
  • Сокращение сроков разработки регламентных документов.
  • Сокращение времени обучения новых сотрудников.

Функциональные возможности решения

Управление сроками

Основной инструмент планирования – проектный интерфейс, в котором объединены иерархия проектных задач (слева) и интерактивная диаграмма Ганта (справа).

На этапе подготовки проекта составляется план-график работ. Вы можете запланировать последовательное или параллельное выполнение работ, наметить контрольные точки и вехи, знаменующие достижение промежуточных целей проекта.

Диаграмма Ганта.

Для изменения срока задачи достаточно передвинуть ее мышью на диаграмме Ганта. Одновременно пересчитаются сроки связанных и подчиненных задач.

В дополнение к иерархии проектных задач, в проекте можно создавать иерархии целей и результатов и привязывать достижение результата к завершению очередной задачи или этапа проекта. Планировать можно любые даты, имеющие отношение к проекту – например, графики поставок или финансирования, рекламные акции и пр.

Со временем в каждой организации формируются типовые структуры проектов, в которых воплощены лучше проектные практики, наработанные сотрудниками. Такие типовые структуры сохраняются как шаблоны и затем используются для быстрого запуска новых проектов.

Управление рисками

В масштабных проектах руководитель не может постоянно контролировать ход выполнения каждой задачи. Ему важно выделить те задачи, в которых возникли проблемы и которые требуют его вмешательства. Для этого в «Первой Форме» используется иерархия рисков – визуальное представление, отображающее статусы рисков по проектным задачам. Иерархия рисков позволяет проследить ход реализации проекта и его текущее состояние, мгновенно выделить «слабые места» и увидеть проблему в самом ее зарождении.

Иерархия рисков

Риски (срок выполнения, процент выполнения, процент освоения бюджета и т.п.) могут иметь три значения – зеленый, желтый и красный (зеленый означает нормальный ход выполнения, желтый – небольшие отклонения от плана, а красный – наличие критических проблем). Значения рисков регулярно оцениваются и обновляются снизу вверх по иерархии проектных задач. Таким образом, проблема на нижнем уровне всегда эскалируется наверх.

Руководитель проекта мониторит риски для задач верхнего уровня. Увидев красный индикатор, он обратит внимание на проблему, раскроет нужную ветвь иерархии и спустится вниз вплоть до первопричины.

Управление изменениями

В ходе реализации проекта переносятся сроки, меняются исполнители, какие-то задачи отклоняются, вместо них появляются новые. Изменение одного параметра может вызвать цепочку последствий, которые необходимо просчитывать.

Сравнение с базовым планом.

В «Первой Форме» вы можете моделировать изменения. Самый простой вариант – сохранить текущее состояние проекта в качестве базового плана, внести изменения на интерактивной диаграмме Ганта и сравнить получившийся проект с базовым. Если моделирование не выявит критических отклонений, внесенные изменения можно сохранить. Если же результат не устроит руководителя проекта, изменения «откатываются».

Управление ресурсами

Функционал подбора исполнителей в «Первой Форме» позволяет сформировать проектную команду так, чтобы в нее вошли сотрудники нужной квалификации, у которых есть достаточное количество рабочего времени, с учетом их занятости в других проектах.

Планировщик ресурсов.

Если какой-то исполнитель заболел или уволился, руководитель сможет быстро подобрать ему замену из имеющихся в компании свободных ресурсов или оценить, на сколько придется сдвинуть сроки задачи, если свободных ресурсов нет.

При выполнении задач исполнители регистрируют фактически затраченное время. Сравнение факта и плана помогает руководителям проектов лучше понимать структуру трудозатрат и причины отклонений от плана, точнее оценивать потребности в ресурсах для разных типов задач и в итоге постоянно повышать качество планирования.

Исполнители видят в календаре все задачи, над которыми им предстоит работать в ближайшее время, а не собирают информацию из переписки и не узнают о задании в последний момент.

Обсуждение и принятие решений

Стратегические вопросы – такие как запуск очередного проекта или оценка результатов – как правило, решаются на совещаниях Проектного Комитета, с участием топ-менеджеров. Для обсуждения текущих вопросов проводятся планерки рабочих групп или проектных команд.

Подготовка совещания.

Чтобы встречи проходили максимально продуктивно, участникам заранее рассылается повестка со списком вопросов, вынесенных на обсуждение, по каждому вопросу назначается докладчик и тайминг.

Планирование совещания позволяет выбрать время, удобное для всех участников. Если назначенное время переносится, все участники получают оповещения об этом. Все приглашенные должны подтвердить свое участие – невозможна ситуация, когда несколько человек собрались для обсуждения важного вопроса, а ключевой докладчик не пришел.

Если совещания проводятся регулярно, настраивается график их проведения. В этом случае задачи на подготовку совещания ставятся автоматически, и все участники могут заранее учесть это в своих планах, добавить свои вопросы в повестку совещания и подготовиться к обсуждению.

Проектный документооборот

В «Первой Форме» все документы, связанные с конкретным проектом, хранятся в выделенной папке – вы сможете быстро найти нужный документ. Вы всегда будете работать с актуальной версией документа, но при необходимости сможете просмотреть историю внесенных изменений и версию документа на определенную дату.

Для подготовки документов используются утвержденные шаблоны – это помогает составлять документы быстро и без ошибок. Согласование документов максимально прозрачно и удобно: списки согласующих формируются автоматически в зависимости от типа документа и легко подстраиваются под вашу орг. структуру и процессы. Сроки подготовки и согласования документов привязываются к плану-графику проекта.

Для каждого проекта или даже этапа проекта есть список документов, которые необходимы для запуска и завершения. Вы можете настроить чек-лист – пока все необходимые документы не будут подготовлены и согласованы, очередной этап проекта не сможет стартовать или не сможет считаться завершенным.

Управление финансами

Финансовый документооборот является частью проекта: в «Первой Форме» согласуются договоры с поставщиками и подрядчиками, графики платежей, выставляются счета, регистрируются закрывающие документы. Данные о платежах могут вноситься вручную или импортироваться из внешней системы, а затем разноситься по договорам, проектам и статьям затрат.

Управление финансами.

Плановые и фактические затраты могут привязываться к проектным задачам и вехам и отображаться на диаграмме Ганта.

Оперативный анализ и оценка результатов

На интерактивных панелях управления информация представлена в виде индикаторов, спидометров, графиков и диаграмм, сводных таблиц – так руководитель проекта может одним взглядом оценить, какие именно задачи тормозят проект.

Портал руководителя проекта.

Подробные данные можно получить с помощью отчетов. Помимо готовых типовых отчетов (таких как календарный план-график и бюджетирование трудозатрат), для вашей компании могут быть разработаны практически любые отчетные формы со сводными данными в разных разрезах – анализ рисков, смещение прогнозных сроков, план/факт по трудозатратам и финансам, и др.

Проекты могут объединяться в портфели и программы – тогда для них становятся доступны возможности сводного анализа ресурсов, бюджетов и рисков.

Управление проектами в ритейле

50% сокращение трудозатрат руководителей проектов на мониторинг и анализ данных. Финансовая отчетность нажатием одной кнопки.

Читать