Задачи управления закупками и логистикой могут сильно различаться в зависимости от отрасли, размера предприятия, рыночной конкуренции. Но любое предприятие стремится сделать эти процессы более быстрыми, гибкими и понятными и при этом сократить трудозатраты.

Система «Первая Форма» поможет скоординировать действия участников цепочки поставок, повысить скорость согласования договоров и обработки заказов, синхронизировать документооборот с учетными системами.

После внедрения «Первой Формы» документооборот перестанет быть «тормозом» и «камнем преткновения», а станет драйвером логистических процессов. Быстрые и четкие коммуникации между участниками цепочки поставок ускорят прохождение заказов, а качество сервиса повысит статус вашего предприятия и укрепит его положение на рынке.

Конкурсы и тендеры

Проблемы: Пропустили несколько важных тендеров из-за того, что не успели вовремя собрать информацию и согласовать документы.
Не учли уроки предыдущего проигранного тендера и снова сделали те же ошибки при подготовке.

Решение: В «Первой Форме» главная задача на участие в тендере порождает набор связанных подзадач, каждая из которых имеет свои сроки и ответственных исполнителей. При нарушении сроков руководитель получит уведомление и успеет исправить ситуацию.
Результаты прошлых тендеров, как успешных, так и проигранных, заносятся в систему и доступны для анализа. По итогам руководитель может принять решение о пересмотре процесса подготовки к тендеру, и эти изменения будут быстро отражены в системе.

Конкурсы и тендеры всегда связаны с подготовкой большого объема документов и соблюдением регламентов – как отраслевых, так и собственных регламентов организатора.

Помимо стандартных инструментов управления задачами, процессами и документами, для масштабных тендеров «Первая Форма» предоставляет эффективные инструменты проектного управления – для визуального планирования и контроля сроков, а также инструменты планирования ресурсов – для распределения задач между исполнителями.

Участие во внешнем конкурсе / тендере

  • Сбор информации и ведение списка открытых конкурсов.
  • Сбор мнений экспертов, согласование и принятие обоснованного решения об участии.
  • Комплексное планирование – автоматическое или ручное создание подзадач различным подразделениям, со своими сроками и исполнителями.
    Связи по срокам – следующая задача берется в работу только после завершения предыдущей.
    Контрольные точки для поэтапной проверки результатов.
  • Соблюдение различных регламентов в зависимости от вида конкурса/тендера.
    Формирование документов по шаблонам, контроль наличия всех необходимых документов, согласование документов.
  • Повторное использование пакета стандартных сопроводительных документов, поддержание документов и шаблонов в актуальном состоянии.
  • Анализ результатов проигранных конкурсов. Фиксируйте в системе данные о конкурентах-победителях и предложенных ими условиях, чтобы выработать оптимальные предложения для будущих конкурсов.

Организация собственного конкурса/тендера

  • Ведение списка открытых конкурсов, согласование и публикация полной информации об условиях участия.
  • Сбор предложений от участников, формирование сводных отчетов и списков.
  • Контроль соблюдения сроков каждого из этапов конкурса в соответствии с утвержденным регламентом.
  • Проверка надежности контрагентов, интеграция с системами Контур.Фокус, DaData и другими внешними системами службы безопасности.
  • Открытость и прозрачность при подведении итогов.
    Автоматический запуск процесса заключения договора с победителем конкурса.

Взаимодействие участников логистического процесса

Проблема: Из-за долгого согласования условий сделки потенциальный заказчик отказался от покупки и ушел к конкурентам.
Постоянный покупатель постепенно снижает объемы закупок, так как недоволен постпродажной поддержкой и медленным решением спорных вопросов.

Решение: Как показывает многолетняя практика, когда общение между участниками бизнес-процессов переносится в «Первую Форму», оно ускоряется в разы и становится более продуктивным. Не теряется информация, не возникает разночтений. Заданный вопрос не подвисает без ответа, документы не задерживаются на согласовании.

«Первая Форма» позволяет включить в ваши бизнес-процессы постоянных партнеров и поставщиков. Предоставив им доступ в систему, вы откроете для них преимущества оперативного, прозрачного и сквозного документооборота. Стоимость лицензии для внешнего пользователя (с ограниченным доступом) более чем в 5 раз ниже, чем у обычной лицензии.

Увеличение скорости обработки запросов и заказов, сокращение времени согласования документов, снижение операционных затрат и финансовых рисков – это лишь немногие показатели, которых можно достичь уже после 3-х месяцев с момента начала работы в единой системе.

Результаты внедрения «Первой Формы»

  • 100% актуальность данных.
  • 15-20% повышение продуктивности сотрудников.
  • 5-кратное сокращение переписки в электронной почте.

Возможности «Первой Формы»

  • Единое пространство для обсуждения рабочих вопросов.
    Клиенты, поставщики, партнеры, региональные филиалы – все работают по понятным регламентам, только с актуальными версиями документов.
  • Самообслуживание.
    Контрагент получает доступ в единую систему и может быстро, с помощью шаблона, оформить обращение, заявку или рекламацию, а затем следить за ходом ее рассмотрения. Он может в любой момент проверить текущее состояние договоров, счетов и др.
  • Четкое понимание достигнутых договоренностей.
    В системе хранится вся переписка по задаче или документу. Для каждого сообщения можно посмотреть автора, время отправки сообщения и даже время прочтения сообщения каждым из адресатов – аргументы «не видел» или «не получал» не работают.
  • Внимание к проблеме с момента ее появления.
    При возникновении проблемы (например, просрочки) по задаче или документу участникам направляются автоматические уведомления.
    Любой участник может эскалировать спорный вопрос на руководство. При необходимости к решению задачи подключаются смежные подразделения.
    Возможность посмотреть ход обсуждения помогает новым участникам быстро вникнуть в суть проблемы.

Управление мобильными сотрудниками

Проблемы: Торговые представители отчитываются о поездках, но новые договоры почти не заключаются, а существующие клиенты не увеличивают объемы закупок. Как проверить, что сотрудник действительно был на объекте, проверил выкладку товара и согласовал новый заказ?

Сервисная бригада успевает выполнить за день только два заказа, хотя если сложить время на обслуживание и на дорогу, это составит только половину рабочего дня. Как сделать работу более эффективной?

Решение: С помощью мобильного приложения «Первой Формы» вы сможете контролировать перемещения сотрудников в течение рабочего дня, регистрировать место и время выполнения каждой операции – от приезда на объект до подписания документов. Фотоотчеты подтвердят выполнение работ по заявке или качество выкладки товара в торговой точке.

Логистика – это движение. Чтобы управлять закупками или поставками, необходимо планировать и отслеживать перемещения сотрудников, автотранспорта, перевозимых грузов.

«Первая Форма» дает удобные инструменты для планирования и учета рабочего времени сотрудников как в офисе, так и в поездках.

Если сотрудник использует мобильное предложение «Первой Формы», он всегда остается частью процесса – вносит актуальные данные и быстро получает обратную связь, что позволяет корректировать планы, экономить свое и чужое время.

Результаты внедрения «Первой Формы»

  • 100% доступность, в рабочее время сотрудники всегда на связи, даже вне офиса.
  • 100% актуальность данных в системе.

Возможности «Первой Формы»

  • Распределение задач между исполнителями, подбор свободного исполнителя на основе текущей загруженности.
  • Бронирование ресурсов: автотранспорта, водителей, экспедиторов, курьеров и др.
  • Контроль перемещений сотрудников и автотранспорта с помощью мобильного приложения: сбор геоданных, визуализация маршрутов на карте.
  • Оперативное формирование сопроводительных документов (заявок, актов, счетов-фактур) в электронной и печатной форме.
  • Использование мобильного приложения для актуализации данных:
    заявка будет переведена в статус «Выполнена» непосредственно у клиента, в момент выполнения.
  • Оперативные и надежные коммуникации между выездными сотрудниками и офисом.
    В отличие от телефонных разговоров, в системе фиксируются все распоряжения и договоренности.
  • Возможность оперативного перепланирования задач при изменении обстоятельств (автотранспорт в пробке, клиент перенес доставку и т.п.).

Договорной и финансовый документооборот

Проблема: Конец квартала, а закрывающие документы по завершенным сделкам не получены. Из-за этого компания теряет ощутимые суммы на возврате НДС.

Возникла необходимость внеплановой закупки, но заявка рассматривается долго из-за того, что нет оперативных данных по бюджету, а новый поставщик все еще не прошел проверку в службе безопасности.

Решение: В «Первой Форме» договорная работа контролируется на каждом этапе, от согласования договора и планирования платежей до контроля получения закрывающих документов. Задачи сопутствующим подразделениям – службе безопасности, бухгалтерии, финансовому отделу – включены в общий процесс и имеют четкие сроки.

Принято считать, что для управления закупками необходимы специализированные системы класса SCM (supply chain management). Такие системы хороши для контроля запасов и планирования поставок, но редко автоматизируют одну из ключевых закупочных процедур – согласование.

«Первая Форма» поддерживает полный цикл принятия решений и оформления документов по всем операциям, связанным с управлением закупками и поставками: от сбора заявок, выбора контрагента и согласования условий сделки – до получения закрывающих документов.

Благодаря интеграции с учетными системами любые движения финансовых и материальных потоков подтверждаются соответствующими документами и резолюциями.

Результаты внедрения «Первой Формы»

  • 25-40% сокращение сроков согласования договоров.
  • 30% уменьшение времени обработки входящих заявок.
  • 2-кратное повышение аккуратности и своевременности взаиморасчетов.

Возможности «Первой Формы»

  • Гибкие маршруты согласования.
    К согласованию автоматически подключаются руководители различных уровней и подразделений, в зависимости от условий сделки (суммы, сроков поставки, предоставляемых скидок и отсрочек), категории контрагента (VIP, постоянный поставщик, новый поставщик), категорий товарных позиций, регионального филиала и др.
  • Контроль возвратных документов.
    Сделка не может быть завершена, пока не получены все бумажные документы.
    Ответственным исполнителям автоматически рассылаются напоминания.
    Если сроки получения документов превышены, исполнителям могут быть назначены штрафы, а выполнение работ по договору – приостановлено.
  • Контроль сроков действия договоров, соглашений, доверенностей и других срочных документов.
    Незадолго до окончания срока действия ответственным сотрудникам направляются уведомления или ставятся задачи. Можно настроить автоматические продление или возобновление документов.
  • Планирование платежей по договору.
    При согласовании договора составляется график платежей. Перед наступлением планового срока очередного платежа ставится задача на выставление счета.
    Данные о фактических платежах импортируются из учетной системы. Сравнивая платежи и полученные акты о выполнении работ, вы можете анализировать дебиторскую задолженность.
  • Проверка надежности контрагентов.
    Для проверки используется интеграция с системами Контур.Фокус, DaData и другими внешними системами службы безопасности.
    VIP и постоянным клиентам предоставляются особые условия.
    Сделки с контрагентами, систематически не выполняющими обязательства, блокируются.
  • Операционная аналитика для руководителей.
    Данные, представленные на рабочем столе руководителя, позволяют оценить текущее состояние дел «одним взглядом». Акцент делается на проблемные точки, требующие вмешательства руководителя.
    При просмотре сводных данных доступна детализация любого показателя вплоть до первоисточника.
  • Интеграция с учетными системами: 1С, Navision, SAP и другими.
    Целостность информации поддерживается благодаря двустороннему обмену данными и документами, событийной синхронизации, использованию единых справочников и прайс-листов.
  • Все возможности – в мобильном приложении.
    Даже находясь вне офиса и не имея доступа к компьютеру, вы можете просматривать отчеты и документы, выносить резолюции.
    Работа ведется в режиме онлайн – данные попадают в единую базу мгновенно, процессы выполняются без задержек.