Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5
info@1forma.ru
+7 495 660-38-09
Задачи управления закупками и логистикой могут сильно различаться в зависимости от отрасли, размера предприятия, рыночной конкуренции. Но любое предприятие стремится сделать эти процессы более быстрыми, гибкими и понятными и при этом сократить трудозатраты.
Система «Первая Форма» поможет скоординировать действия участников цепочки поставок, повысить скорость согласования договоров и обработки заказов, синхронизировать документооборот с учетными системами.
После внедрения «Первой Формы» документооборот перестанет быть «тормозом» и «камнем преткновения», а станет драйвером логистических процессов. Быстрые и четкие коммуникации между участниками цепочки поставок ускорят прохождение заказов, а качество сервиса повысит статус вашего предприятия и укрепит его положение на рынке.
Проблемы: Пропустили несколько важных тендеров из-за того, что не успели вовремя собрать информацию и согласовать документы. Не учли уроки предыдущего проигранного тендера и снова сделали те же ошибки при подготовке.
Решение: В «Первой Форме» главная задача на участие в тендере порождает набор связанных подзадач, каждая из которых имеет свои сроки и ответственных исполнителей. При нарушении сроков руководитель получит уведомление и успеет исправить ситуацию. Результаты прошлых тендеров, как успешных, так и проигранных, заносятся в систему и доступны для анализа. По итогам руководитель может принять решение о пересмотре процесса подготовки к тендеру, и эти изменения будут быстро отражены в системе.
Конкурсы и тендеры всегда связаны с подготовкой большого объема документов и соблюдением регламентов – как отраслевых, так и собственных регламентов организатора.
Помимо стандартных инструментов управления задачами, процессами и документами, для масштабных тендеров «Первая Форма» предоставляет эффективные инструменты проектного управления – для визуального планирования и контроля сроков, а также инструменты планирования ресурсов – для распределения задач между исполнителями.
Проблема: Из-за долгого согласования условий сделки потенциальный заказчик отказался от покупки и ушел к конкурентам. Постоянный покупатель постепенно снижает объемы закупок, так как недоволен постпродажной поддержкой и медленным решением спорных вопросов.
Решение: Как показывает многолетняя практика, когда общение между участниками бизнес-процессов переносится в «Первую Форму», оно ускоряется в разы и становится более продуктивным. Не теряется информация, не возникает разночтений. Заданный вопрос не подвисает без ответа, документы не задерживаются на согласовании.
«Первая Форма» позволяет включить в ваши бизнес-процессы постоянных партнеров и поставщиков. Предоставив им доступ в систему, вы откроете для них преимущества оперативного, прозрачного и сквозного документооборота. Стоимость лицензии для внешнего пользователя (с ограниченным доступом) более чем в 5 раз ниже, чем у обычной лицензии.
Увеличение скорости обработки запросов и заказов, сокращение времени согласования документов, снижение операционных затрат и финансовых рисков – это лишь немногие показатели, которых можно достичь уже после 3-х месяцев с момента начала работы в единой системе.
Проблемы: Торговые представители отчитываются о поездках, но новые договоры почти не заключаются, а существующие клиенты не увеличивают объемы закупок. Как проверить, что сотрудник действительно был на объекте, проверил выкладку товара и согласовал новый заказ?
Сервисная бригада успевает выполнить за день только два заказа, хотя если сложить время на обслуживание и на дорогу, это составит только половину рабочего дня. Как сделать работу более эффективной?
Решение: С помощью мобильного приложения «Первой Формы» вы сможете контролировать перемещения сотрудников в течение рабочего дня, регистрировать место и время выполнения каждой операции – от приезда на объект до подписания документов. Фотоотчеты подтвердят выполнение работ по заявке или качество выкладки товара в торговой точке.
Логистика – это движение. Чтобы управлять закупками или поставками, необходимо планировать и отслеживать перемещения сотрудников, автотранспорта, перевозимых грузов.
«Первая Форма» дает удобные инструменты для планирования и учета рабочего времени сотрудников как в офисе, так и в поездках.
Если сотрудник использует мобильное предложение «Первой Формы», он всегда остается частью процесса – вносит актуальные данные и быстро получает обратную связь, что позволяет корректировать планы, экономить свое и чужое время.
Проблема: Конец квартала, а закрывающие документы по завершенным сделкам не получены. Из-за этого компания теряет ощутимые суммы на возврате НДС.
Возникла необходимость внеплановой закупки, но заявка рассматривается долго из-за того, что нет оперативных данных по бюджету, а новый поставщик все еще не прошел проверку в службе безопасности.
Решение: В «Первой Форме» договорная работа контролируется на каждом этапе, от согласования договора и планирования платежей до контроля получения закрывающих документов. Задачи сопутствующим подразделениям – службе безопасности, бухгалтерии, финансовому отделу – включены в общий процесс и имеют четкие сроки.
Принято считать, что для управления закупками необходимы специализированные системы класса SCM (supply chain management). Такие системы хороши для контроля запасов и планирования поставок, но редко автоматизируют одну из ключевых закупочных процедур – согласование.
«Первая Форма» поддерживает полный цикл принятия решений и оформления документов по всем операциям, связанным с управлением закупками и поставками: от сбора заявок, выбора контрагента и согласования условий сделки – до получения закрывающих документов.
Благодаря интеграции с учетными системами любые движения финансовых и материальных потоков подтверждаются соответствующими документами и резолюциями.
2022 © «Первая Форма»
Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.