Как взять проекты под контроль за 4 месяца

От управления коммуникациями — к управлению проектами.

Заказчик

Наш заказчик – производитель сложной вычислительной техники для промышленных предприятий. Проекты, которые реализует компания, охватывают полный цикл от разработки до производства и поставки готовых изделий.

Проблема

Предприятие достаточно молодое, на рынке всего четвертый год, и сейчас находится в стадии активного роста. Соответственно, бизнес-процессы, которые складывались стихийно, набирают зрелость и требуют большей четкости.

Как это часто бывает, основной проблемой роста стали коммуникации. С самого начала рабочие вопросы обсуждались по телефону или в WhatsApp, а документы пересылались по электронной почте. Из-за этого информация по одному заказу оказывалась разбросана по разным чатам и письмам. С увеличением объемов бизнеса и числа заказов руководителям стало сложно удерживать в памяти все договоренности и держать проекты под контролем. Нужен был инструмент, который помогал бы быстро понять, в какой точке сейчас находится каждый процесс и на ком он «застопорился», какие ресурсы для него выделены и какие еще необходимы.

Решение

В «Первой Форме» мы настроили сквозной процесс управления проектами. Он начинается с пресейла и подготовки коммерческого предложения. Затем руководитель проекта формирует состав работ и запускает отдельные процессы в составе проекта: разработку продукции, подготовку конструкторской документации, закупки, производство, входящие и исходящие платежи.

Коммуникации по каждому процессу ведутся в карточке соответствующей задачи – участники обмениваются информацией, решают возникающие вопросы, вкладывают актуальные версии документов. Для каждой задачи назначается ответственный исполнитель и срок. Если срок нарушается, заказчик и исполнители регулярно получают уведомления об этом вплоть до исправления ситуации.

В ходе выполнения проектов контролируется их статус риска: для каждой проектной задачи риск оценивается как вероятность нарушения поставленных сроков, а для проекта в целом – как обобщенный статус риска по всем подзадачам. В некоторых проектах статус риска регулярно оценивается и обновляется вручную исполнителями, в других проектах включается автоматический контроль рисков.

Руководитель опирается на отчеты о ходе проекта, загрузке исполнителей, оплатах. Понимание актуального статуса проекта и каждого процесса в нем позволяет вовремя принимать управленческие решения и не допускать срыва сроков. Кроме того, «Первая Форма» обеспечивает актуальность документов – договоров и спецификаций, критически важных для производства.

Результаты

Весь проект внедрения «Первой Формы», от первого выезда бизнес-аналитика (для оценки целей автоматизации) до запуска работающей системы, занял 4 месяца. Система была развернута на серверах, предоставленных в аренду «Первой Формой», и взята нами на техническое обслуживание.

В итоге заказчик минимальными усилиями получил эффективную систему «два в одном» – для управления проектами и корпоративными коммуникациями.