«Первая Форма» под куполом Московского Планетария

Автоматизировано: 17 бизнес-процессов.
Срок проекта: 70 рабочих дней.
Количество лицензий: 100.

Московский Планетарий – один из самых больших в мире и самый старый планетарий в России. Весной 2017 года «Первая Форма» выиграла тендер на создание в Планетарии системы электронного документооборота.

За 70 рабочих дней (с июня по сентябрь) были переведены в электронный вид и автоматизированы следующие процессы:

• закупки и продажи,
• учет посетителей, оформление пропусков, контроль вноса/выноса ТМЦ на территорию Планетария,
• учет входящей и исходящей корреспонденции,
• оформление заявок на курьерскую доставку,
• подготовка и согласование приказов и распоряжений, ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами.

Налажен учет контрагентов, договоров и закрывающей документации. С нуля разработаны процессы учета заявок на ремонтные работы и уборку помещений, планирования и протоколирования совещаний.

Все поручения теперь регистрируются в «Первой Форме» и закрепляются за конкретными исполнителями. Риски потери документов или «зависания» задач сведены к нулю — передача ответственности четко прослеживается, а сроки выполнения контролируются системой. Вынос ТМЦ за территорию Планетария возможен только после оформления электронного пропуска и с разрешения ответственного лица.

Ожидается, что время согласования документов заметно сократится. Вместо хождения с бумагами по кабинетам сотрудники смогут заниматься реальными задачами.

В дальнейшем «Первая Форма» может быть интегрирована с приложениями 1С для упрощения процессов Закупок и Продаж в части мониторинга оплат и задолженностей, а также синхронизации данных по контрагентам. Также рассматривается вопрос интеграции «Первой Формы» и 1С для работы с кадровой документацией.