«Северная звезда» ускоряет согласование и улучшает коммуникации

«Первая Форма» объединила офисы, производство и региональных представителей фармацевтической компании.

«Северная звезда» – производственная фармацевтическая компания, работает с 1996 года.

К внедрению «Первой Формы» компанию привело желание навести порядок в документообороте и улучшить коммуникации между офисом в Москве, производственным предприятием в Ленинградской области и региональными представителями, которые работают во всей России.

Фактором выбора «Первой Формы» стал широкий функционал системы, способный поддерживать не только документооборот, но и практически любые бизнес-процессы. Удобно, что одна платформа предоставляет все инструменты, нужные для работы – почтовый клиент, корпоративный мессенджер, интеграцию с телефонией, мобильное приложение, портал.

Фармацевтический рынок предъявляет особые требования к документации и процедурам контроля качества. Мы искали систему, в которой можно начать автоматизацию с типовых процессов документооборота и постепенно добавлять любую нужную нам специфику.

Нам было важно, что «Первая Форма» открыта для развития. Еще до начала проекта мы обговорили с разработчиком те возможности, которых нам не хватало в базовом функционале, и получили четкие сроки появления этих функций в системе.

Документооборот

«Первая Форма» используется для согласования документов и как электронный архив.

В системе согласуются договоры, счета на оплату, предоставляемые клиентам скидки. По первым оценкам пользователей, время на согласование сократилось примерно в 10 раз: раньше для согласования счета необходимо было распечатать бумажный документ и лично принести его на подпись к руководителю, а если руководителя не было в офисе, согласование откладывалось. В итоге процесс занимал 2-3 дня. Сегодня счета согласуются в электронном виде максимум за 2 часа. Если руководитель вне офиса, он выносит резолюцию из мобильного приложения.

Электронный архив используется для хранения технической документации и отчетов региональных представителей. Удобно, что документы теперь всегда под рукой и доступны с любого рабочего места.

Коммуникации

В системе уже работают 150 пользователей – коммерческий отдел, бухгалтерия, ИТ, отдел персонала, юристы, склад, инженеры и технологи на производстве, региональные представители. В ближайшее время число пользователей вырастет до 300.

Сотрудники уже привыкли к тому, что работа с документами ведется не в электронной почте, а в задачах «Первой Формы». Постепенно «Первая Форма» заменяет и Skype – обмен сообщениями ведется в задачах или чатах, звонки на «короткие номера» совершаются из мобильного приложения.

Контроль мобильных сотрудников – региональных представителей

Региональные представители ведут в «Первой Форме» справочники клиентов и контактных лиц, а также планируют встречи. Для них в системе настроен сбор геоданных (данные собираются только в рабочее время).

Данные по перемещениям сотрудника отображаются на карте и могут выборочно проверяться руководителем. Например, если сотрудник отчитался о посещении потенциального клиента, а данные геолокации это не подтверждают, руководитель потребует уточнить отчет.

Пока еще не все региональные сотрудники подключены к «Первой Форме», но с расширением числа лицензий эта задача будет решена.