Бизнес частный – проблемы общие? Давайте разберемся…

В первом выпуске нашего нового дайджеста коммерческий директор Первой Формы рассказывает о том, как можно добиться позитивного результата в ситуациях, с которыми многие уже давно смирились.

Коллеги, здравствуйте!
Меня зовут Ольга Кулешова. Я – коммерческий директор компании Первая Форма. Наша компания ежедневно занимается автоматизацией бизнес-процессов с 2008-го года.
На основании полученного опыта мы пришли к выводу, что, несмотря на уникальность каждого бизнеса, проблемы, с которыми сталкивается менеджмент, довольно типичны. Сегодня я расскажу вам несколько историй о том, как в ситуациях, с которыми многие уже давно смирились, можно добиться положительного результата. Конечно, не обошлось без автоматизации. В наших решениях мы использовали систему управления Первая Форма и модуль интеграции с 1С 8.2, причем в некоторых случаях реализация проекта заняла считанные дни.
История первая. Как сократить сроки подготовки тендеров в 3 раза за 1 месяц?

Компания – производитель и поставщик оборудования столкнулась с резким падением объемов выручки – из плановых приходов недополучили более 30%. После краткого анализа ситуации стало понятно, что упустили тендер, который считали своим почти на 100%.
Начался поиск ответственных: многочисленные совещания, суета и разбор переписки. Выяснилось, что за подготовку тендерной документации отвечал стажер, куратор которого ушел на больничный, и сотрудник остался без присмотра и какого-либо контроля. В итоге согласование затянулось, и к сроку заявка с необходимым комплектом документов подана не была. Стажер не прошел испытательный срок, а компания потеряла 5 миллионов к обороту.
Решение
Очевидно, что причина весьма банальна – недостаточный контроль со стороны заказчика и размывание ответственности со стороны исполнителя, а также бюрократия и дефекты коммуникаций.
Прежде всего, мы перевели все общение в единое информационное пространство Первой Формы, затем настроили процесс подготовки тендерной документации, который оказался довольно простым, даже примитивным.
Но главное, что удалось сделать, – это устранить барьер между отделом продаж и юристами. Теперь менеджер ставит задачу на подготовку тендерной документации напрямую юристу. В рамках этой же задачи ведется вся переписка, запрашиваются необходимые подписи руководителей, и весь процесс идет под неусыпным контролем заказчика.
Закономерный итог – ответственность определена, сроки под контролем, планы по сборам не срываются из-за мелочей. А в случае отсутствия менеджера в системе можно назначить заместителя, который примет дела на этот период.
История вторая. Как навсегда решить проблемы с первичкой?

Если вам знакома формула “товар – торгпред – клиент”, значит, вы знаете, о чем речь. Успешные продажи означают большие отгрузки и огромное количество первичной документации. Менеджеры мотивированы на заключение договоров и привлечение денег в компанию. При этом требование бухгалтерии предоставить оригиналы документов воспринимается ими как дополнительная нагрузка и выполняется без энтузиазма. Некоторые откровенно говорят: “Я контракт подписал, деньги клиент заплатил. И вообще, это бухгалтерия все теряет”.
Даже назначение на эту функцию специального человека и штрафы, налагаемые на менеджеров, не дают должного эффекта. Документов всегда не хватает, в конце квартала и года все в панике, а отчетность нужно как-то сдавать.
Решение
На самом деле, проблему можно и нужно решать. Достаточно просто автоматически создавать в Первой Форме задачу на возврат первички и подключить к выполнению сотрудника, который будет вовремя оформлять почтовые отправления и распределять задания курьерам. Функции разделены, и менеджеры могут заниматься своим основным делом – продажами.
Можно пойти дальше и сформировать электронный архив со сканами договоров и контролем движения оригиналов. А про электронное согласование договоров вы и так знаете.
Главный результат – разделение труда на практике, а не в теории, и, как следствие, рост производительности.
История третья. Дебиторка – неизбежное зло?

Редкий бизнес может похвастаться полным отсутствием дебиторской задолженности. Почти у всех так или иначе она имеется.
А если вы работаете в оптовой торговле, то бесконтрольное увеличение дебиторки – огромный риск. При этом нельзя игнорировать рынок и переходить на 100-процентную предоплату – клиенты не поймут и уйдут к конкурентам.
Решение
Единственное решение здесь, на мой взгляд – про-це-ду-ра! В Первой Форме задаем возможные объемы и периоды отсрочки платежей, устанавливаем лимиты и стандартные условия отгрузки для рядовых менеджеров и руководителей. Кстати, клиентам также можно присваивать статусы в зависимости от объемов и сроков погашения задолженности.
Настраиваем процесс согласования отгрузок в соответствии с заданными условиями. При этом ответственность за отгрузку с отсрочкой ложится на определенного менеджера или его руководителя.
Получаем контроль над оборотом и безопасность бизнеса.
Спасибо, что уделили время! Надеюсь, эта информация была полезной и интересной. Если в наших историях вы узнали себя или вам стало просто интересно, обращайтесь, я буду рада любой обратной связи! Ответить
Подписаться на рассылку от Первой Формы можно здесь