Бизнес-процессы для ЖКХ

Для компании «Мультисистема» автоматизировано свыше 20 процессов, от согласования договоров и учета финансовых обязательств до контроля выполнения ремонтных работ.

Группа компаний «Мультисистема» – многопрофильный строительный холдинг, который занимается капитальным ремонтом жилых домов Москвы и Московской области. Компания контролирует несколько тысяч объектов и выполняет различные работы – экспертизу состояния объекта, текущий и капитальный ремонт.

Система «Первая Форма» используется в компании с ноября 2018 года, сегодня в ней зарегистрировано 50 пользователей. Проект стартовал в начале лета, и за пять месяцев были завершены все основные работы: от анализа и формализации бизнес-процессов до реализации этих процессов в системе, импорта справочников и исторических данных, разработки отчетов, создания информационного портала и настройки мобильного приложения.

Стимулом к внедрению «Первой Формы» стало желание упростить контроль проектных задач – одновременно в работе находятся тысячи заявок и ведется взаимодействие с десятками подрядчиков. По каждому проекту контролируется ход работ, документация и платежи.

Что сделано

На сегодняшний день в «Первой Форме» автоматизировано свыше 20 процессов, которые поделены на три основных блока – юридический, строительный и финансовый.

Для юридического отдела реализованы процессы согласования договоров, разбора поступающих претензий и выставления претензий подрядчикам, подготовки и контроля судебных дел.

Наибольшее число процессов потребовалось для строительного блока, в него вошли:

• задачи по ведению обширного справочника объектов и выполняемых там работ;
• обследование объекта, подготовка документации и прохождение госэкспертизы;
• контроль выполнения строительно-монтажных работ;
• сбор регулярных отчетов от подрядчиков;
• выставление штрафов и отработка предъявленных рекламаций.

Финансовый блок включает ведение финансового документа по договорам – выставление счетов, контроль оплат и получения закрывающих актов, контроль выполнения собственных финансовых обязательств перед подрядчиками.

ИТ-специалисты, работающие в «Мультисистеме», прошли в «Первой Форме» краткие обучающие курсы администрирования, и после этого продолжили самостоятельно развивать систему и автоматизировали ряд вспомогательных процессов, например, для секретариата настроили регистрацию посетителей.

Топ-менеджеры и руководители подразделений в основном используют мобильное приложение «Первой Формы» – в нем настроен календарь со списком текущих задач и отчеты по выполняемым работам с удобным поиском объектов по наименованию или адресу, а также реализована возможность быстрой постановки поручений.

Ближайшие планы

В системе уже подготовлены инструменты для контроля рисков по выполняемым проектам и для коммуникации с подрядчиками непосредственно в среде «Первой Формы» – эти процессы уже протестированы, их планируется массово запустить в ближайшее время. Раз в неделю исполнители будут заполнять краткие отчеты о состоянии выполняемых работ – указывать текущий статус, процент выполнения и пр. Для этого подрядчикам будет предоставлен ограниченный доступ в «Первую Форму». По данным из этих отчетов будет формироваться сводная картина, и руководитель проекта сможет быстро выделить проблемные участки. Похожие сценарии управления проектами на основе контроля рисков и регулярной отчетности исполнителей уже внедрены у нескольких заказчиков «Первой Формы» и зарекомендовали себя как очень эффективный, прозрачный и удобный инструмент проектного управления.