Бизнес-процессы для ЖКХ

Для компании «Мультисистема» автоматизировано свыше 20 процессов, от согласования договоров и учета финансовых
обязательств до контроля выполнения ремонтных работ.

Группа компаний «Мультисистема» – многопрофильный строительный холдинг, который занимается капитальным
ремонтом жилых домов Москвы и Московской области. Компания контролирует несколько тысяч объектов и выполняет различные
работы – экспертизу состояния объекта, текущий и капитальный ремонт.

Система «Первая Форма» используется в компании с ноября 2018 года, сегодня в ней зарегистрировано 50 пользователей.
Проект стартовал в начале лета, и за пять месяцев были завершены все основные работы: от анализа и формализации
бизнес-процессов до реализации этих процессов в системе, импорта справочников и исторических данных, разработки отчетов,
создания информационного портала и настройки мобильного приложения.

Стимулом к внедрению «Первой Формы» стало желание упростить контроль проектных задач – одновременно в работе находятся
тысячи заявок и ведется взаимодействие с десятками подрядчиков. По каждому проекту контролируется ход работ,
документация и платежи.

Что сделано

На сегодняшний день в «Первой Форме» автоматизировано свыше 20 процессов, которые поделены на три основных блока –
юридический, строительный и финансовый.

Для юридического отдела реализованы процессы согласования договоров, разбора поступающих претензий и
выставления претензий подрядчикам, подготовки и контроля судебных дел.

Наибольшее число процессов потребовалось для строительного блока, в него вошли:

  • задачи по ведению обширного справочника объектов и выполняемых там работ;
  • обследование объекта, подготовка документации и прохождение госэкспертизы;
  • контроль выполнения строительно-монтажных работ;
  • сбор регулярных отчетов от подрядчиков;
  • выставление штрафов и отработка предъявленных рекламаций.

Финансовый блок включает ведение финансового документа по договорам – выставление счетов, контроль
оплат и получения закрывающих актов, контроль выполнения собственных финансовых обязательств перед подрядчиками.

ИТ-специалисты, работающие в «Мультисистеме», прошли в «Первой Форме» краткие обучающие курсы администрирования, и после
этого продолжили самостоятельно развивать систему и автоматизировали ряд вспомогательных процессов,
например, для секретариата настроили регистрацию посетителей.

Топ-менеджеры и руководители подразделений в основном используют мобильное приложение «Первой Формы» – в нем настроен
календарь со списком текущих задач и отчеты по выполняемым работам с удобным поиском объектов по наименованию или
адресу, а также реализована возможность быстрой постановки поручений.

Ближайшие планы

В системе уже подготовлены инструменты для контроля рисков по выполняемым проектам и для
коммуникации с подрядчиками непосредственно в среде «Первой Формы» – эти процессы уже протестированы,
их планируется массово запустить в ближайшее время. Раз в неделю исполнители будут заполнять краткие отчеты о состоянии
выполняемых работ – указывать текущий статус, процент выполнения и пр. Для этого подрядчикам будет предоставлен
ограниченный доступ в «Первую Форму». По данным из этих отчетов будет формироваться сводная картина, и руководитель
проекта сможет быстро выделить проблемные участки. Похожие сценарии управления проектами на основе контроля рисков и
регулярной отчетности исполнителей уже внедрены у нескольких заказчиков «Первой Формы» и зарекомендовали себя как очень
эффективный, прозрачный и удобный инструмент проектного управления.

Закажите 15-минутную демонстрацию системы

    Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.

    Теги записи