«Гигиена» вашей системы

Как самостоятельно организовать работы по развитию и сопровождению «Первой Формы».

В момент запуска системы в эксплуатацию работы по настройке и развитию не прекращаются. Чтобы держать этот процесс под контролем, необходимо отслеживать три типа работ:

• Исправление ошибок
• Модификация существующего бизнес-процесса
• Настройка нового бизнес-процесса

Мы подготовили рекомендации по организации и автоматизации этих работ. Эти рекомендации опробованы нами и на нашей собственной системе, в которой работают все сотрудники «Первой Формы», и у некоторых наших клиентов. По нашему опыту, они действительно помогают лучше понимать и управлять как направлением развития системы, так и трудозатратами администраторов.

Мы рекомендуем выделить в системе отдельный раздел и создать в нем две категории: «Ошибки 1Формы» и «Доработки 1Формы«. Суть ошибки/доработки описывается в тексте задачи, автор обращения фиксируется в поле «Заказчик». Критические ошибки могут отмечаться повышенным приоритетом задачи. Дополнительные параметры категории не обязательны, но могут создаваться по усмотрению администратора – например, для классификации обращений и дальнейшего анализа.

Исправление ошибок

Работы по выявлению и устранению ошибок являются наиболее приоритетными, так как это позволяет выделить время на остальные работы. Эти работы необходимо вести регулярно.

Мы рекомендуем создать в «Первой Форме» процесс по автоматической регистрации повторяющихся ошибок. Этот процесс должен анализировать системный журнал ошибок и создавать задачи на исправление самых частых из них. Мы рекомендуем настроить мониторинг (смарт-расписание) в категории «Ошибки 1Формы» на 10:00 каждый рабочий день.
Автоматизация процесса описана в Руководстве по техобслуживанию.

Также в этой категории должны регистрироваться обращения пользователей об ошибках при работе с системой. Оптимальным будет размещение на главном портале кнопки для того, чтобы пользователи самостоятельно создавали обращения – это сэкономит время администраторов. Настройка блока с кнопками быстрых действий описана в Руководстве администратора.

Мы рекомендуем построить процесс работы с ошибками по следующей схеме:

1. Анализ автоматически выявленных ошибок, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке задачи, установка плановых трудозатрат на исправление.

2. В первую очередь в работу берутся те ошибки, которые понятно как исправлять или анализ и исправление которых займут немного времени. Для работы со сложными ошибками обращайтесь в службу поддержки «Первой Формы», зарегистрировав обращение в системе Help Desk.

3. Регистрация обращений пользователей, их классификация, эскалация (если необходимо). Заполнение всех параметров ошибки в карточке, установка плановых трудозатрат на исправление.

Пункты 1, 2 и 3 должны быть ежедневной процедурой, так называемой «гигиеной» системы – они позволят высвободить значительное время для внедрения новых и модификации существующих бизнес-процессов.

Модификация\настройка бизнес-процесса

К доработке и развитию процессов рекомендуется переходить только после исправления ключевых ошибок и при стабильной работе приложения.

Для этих целей используется категория «Доработки 1Формы«. Все задачи по созданию и доработке процессов, отчетов, шаблонов документов, порталов и пр. должны быть зарегистрированы от имени заказчика. Без соответствующей задачи изменения в систему не вносятся. Если в процессе реализации доработок заказчик вносит изменения в функциональные требования, эти изменения также должны быть отражены в задаче.

Получив функциональные требования от бизнес-заказчика, не стоит сразу же настраивать процесс в системе. Сначала необходимо описать архитектуру решения и, если необходимо, написать полноценное ТЗ (образец ТЗ вы можете загрузить в Методическом руководстве администратора). Полученный документ нужно обязательно согласовать с бизнес-заказчиком и, если необходимо, с руководством.

Такая организация работы поможет:

• Найти информацию о том, как должен работать процесс.
• Вести историю изменений процесса.
• Находить ошибки в логике до реализации процесса в системе.
• Анализировать обоснованность обращений пользователей.

Эти рекомендации вы сможете найти не только здесь, в блоге, но и в Методическом руководстве администратора.