23
Ноя
2019

Как организовать коммуникации в компании

Работа HR-специалистов – не только подбирать сотрудников и оформлять кадровые документы, но и поддерживать хороший рабочий климат внутри компании. О том, как организованы и как управляются внутренние коммуникации в компании «Световые Технологии», рассказала Вера Никулина, директор департамента управления персоналом.

Внутренние коммуникации — это то, как компания говорит со своими сотрудниками и то, как сотрудники общаются между собой и решают рабочие вопросы.

В большинстве компаний — в том числе и в «Световых Технологиях» — эти процессы уже в той или иной степени цифровизированы. И на самом деле мы считаем, что именно цифровизация — это ключ к успеху, несмотря на деликатность такой сферы как общение между людьми.

В «Световых Технологиях» мы уже больше 7 лет выстраиваем коммуникации в единой информационной среде, в системе «Первая Форма». Её используют все сотрудники вплоть до топ-менеджмента, в центральном офисе и регионах. У нас не было какого-то одного момента, когда все коммуникации разом переключились на новый лад. Это был плавный переход.

Мы выбрали удобную систему, постепенно привыкли к ней, настроили под наши задачи, научились правильно её использовать. Мы считаем наш способ организации коммуникаций успешным в том числе и потому, что новые сотрудники принимают его без проблем, и новые бизнес-задачи встраиваются систему очень органично. Дальше я немного расскажу о том, как у нас всё устроено.

Голос компании

Итак, первая часть коммуникаций — между компанией и сотрудником. Голос компании — это новости, объявления, поздравления. Все это у нас есть на стартовой странице системы, и это первое, что видит сотрудник с утра, придя на работу и включив компьютер. Это очень важно —отмечать успехи, тем более что они у нас есть — мы развиваем передовые технологии, наша продукция ценится во многих странах мира, нас приглашают с докладами на международные конференции. Сотрудники должны это знать, гордиться, это даёт вдохновение и устанавливает высокую планку.

Мы обязательно публикуем поздравления с днём рождения, свадьбой или рождением ребёнка, представляем новых сотрудников, отмечаем «круглые даты» (сколько лет проработал сотрудник в компании). Это привносит теплоту и «личную нотку» в работу.

Голос сотрудника

Коммуникации в обратном направлении — от сотрудника к компании. Их задача в том, чтобы каждый мог обратиться к руководству с предложением или просьбой, и чтобы его вопросы решались быстро и удобно. У нас для этого есть формальные и неформальные способы. Формальные — это возможность быстро и удобно, буквально «одной кнопкой», подать заявление на отпуск, согласовать командировку, записаться на обучение.

Неформальный способ общения мы назвали «ящик идей». Это специальный раздел системы, где каждый может оставить сообщение, даже анонимно. В основном, сюда пишут предложения по улучшению продукции или производства. Таких рационализаторских предложений мы получаем около 10 каждый месяц (наши сотрудники — настоящие энтузиасты). Есть там и предложения, касающиеся бытовых условий, питания — это те «мелочи», которые заставляют по-настоящему ценить свое рабочее место.

Лицом к лицу

Вторая, более обширная и сложная часть внутренних коммуникаций — это общение p2p (в нашем случае это означает person-to-person). Тут у нас действует та же жёсткая установка — все рабочие вопросы обсуждаются в единой системе. Чего нет в системе, того нет вообще.

По каждой задаче заводится карточка, и все запросы, вопросы, замечания, просьбы — всё пишется туда. Даже если вы обсудили какой-то вопрос по телефону, эти договоренности нужно кратко зафиксировать в задаче.

Система помогает следить за сроками, не забыть ответить, прислать или наоборот прочитать присланный кем-то документ. Есть специальные индикаторы, которые загораются, если появляется срочный вопрос или по какой-то задаче подходит срок. Не надо звонить, ходить, напоминать и переспрашивать — эти действия автоматизированы, и это уже избавляет от «львиной доли» потенциальных конфликтов.

Если конфликт все же возникает (а время от времени это неизбежно), по переписке в задаче можно быстро и безошибочно восстановить ход событий: кто пообещал и не выполнил, или выполнил с опозданием, кто прислал неверные или неполные данные. Система устроена так, что подправить что-либо задним числом невозможно, поэтому доверие к информации — полное. Любые споры разбираются объективно. В результате конфликт превращается в конструктивное обсуждение — не «кто виноват», а что сделать, чтобы это не повторилось.

Почему у нас всё получилось

Конечно, принятие нового способа коммуникаций, доверие к системе и привычка фиксировать в ней каждый шаг появились не сразу. В масштабах компании на это ушло около двух лет, причем некоторые решения принимались директивно. Был период сомнений, непониманий.

Почему в итоге новая система коммуникаций прижилась? Во-первых, эти принципы — открытость, ответственность, энтузиазм — уже были частью нашей корпоративной культуры. Мы просто поддержали их новым эффективным инструментом. Во-вторых, мы старались не давить, а убеждать, показывать преимущества.

 

Перепечатка с портала HR-tv.ru «Внутренние коммуникации: организация и управление»