10
Янв
2018

Деловая конференция в вашем смартфоне

Мобильное приложение «Первой Формы» – для организации конференций, семинаров и других мероприятий. Планировщик, мессенджер, электронный архив и онлайн СМИ – в одном мобильном приложении.

Быстрота реагирования ценится в любых бизнес-процессах, но есть область, где она жизненно необходима – это организация мероприятий. Особенно если эти мероприятия масштабные, дорогостоящие, на которые возлагается много надежд: отраслевые выставки и конференции, презентации новых продуктов, клиентские встречи. Хотя сами мероприятия длятся несколько часов, максимум несколько дней, они вмещают в себя такое количество событий и контактов, что зачастую «кормят» компанию целый год. Но чтобы получить такой результат, нужно уметь извлекать максимальную пользу из каждой минуты и каждого разговора.

Можно выделить три направления, из которых складывается работа на мероприятии и которые требуют высокой оперативности – это информация, логистика и общение. Мы убеждены, что мобильное приложение «Первой Формы» решает эти задачи «на отлично». Покажем это на примере нашего клиента, компании КСК групп, и настроенного для него мобильного приложения «Совет Директоров».

Как мы уже рассказывали раньше, один из основных принципов КСК групп – постоянное активное общение с клиентами. Почти каждую неделю КСК групп проводит бизнес-завтраки (встречи для 20-30 участников на узкоспециальную тему, например, «Налоговые проверки-2017»), а один-два раза в год организует большую выездную четырехдневную конференцию «Клуб Совета Директоров», или сокращенно КСД. В этом году XIII КСД проходил в Риге (Латвия). В нем участвовали 118 собственников и руководителей крупного и среднего бизнеса и 46 экспертов со стороны КСК групп.

Подготовка

#информация Работа с участниками КСД началась примерно за два месяца до конференции. Для начала в мобильном приложении был опубликован анонс конференции. Повестка формировалась, в том числе, на основе вопросов, которые вызывали самые горячие обсуждения в разделе «Что вас волнует». Финальный вариант программы, в которую вошли 35 выступлений, а также списки экспертов и участников были размещены в «Совете Директоров» за неделю до начала конференции.

#логистика В мобильном приложении клиенты могли подтвердить свое участие, записаться на тематические секции и запланировать встречи с экспертами.

#общение Поскольку большинство участников КСД – клиенты КСК групп, мобильные приложения у них были уже давно установлены. Остальным участникам ИТ-специалисты КСК групп помогали устанавливать приложение «Совет Директоров» в аэропорту, перед вылетом в Ригу.

Как только очередной участник приезжал в аэропорт, сотрудники КСК групп отмечали его в системе. Клиентский менеджер получал уведомление о прибытии и старался сразу же подойти к своему клиенту, поприветствовать его, поинтересоваться планами, подсказать как лучше распланировать время и какие дополнительные опции будут доступны на конференции. Даже небольшую задержу рейса удалось использовать «во благо» – участники смогли лично обсудить со своими менеджерами программу, наметить оптимальную «траекторию» работы на конференции, запланировать встречи и даже отправить первые вопросы экспертам.

Деловая часть

#информация В «Совете Директоров» можно было просматривать буклет участника, сборник презентаций, материалы деловых сессий. В бумажном виде эти документы весили довольно много, и носить их с собой постоянно было неудобно. А в электронном виде они всегда были под рукой.

#логистика В мобильном приложении участники сверялись с программой конференции и своим расписанием (встречами и сессиями), смотрели схемы размещения залов, переговорных комнат и ресторанов, схемы рассадки.

Незадолго до запланированной встречи участникам отправлялись напоминания. Если встреча по какой-то причине задерживалась или переносилась, инициатор мог отправить сообщения остальным участникам и быстро согласовать новое, удобное для всех время.

#общение В «Совете Директоров» опубликован профиль каждого эксперта: специализация, опыт работы, фотография и контакты. Участник мог задать вопрос конкретному эксперту прямо из профиля, а мог запустить общее обсуждение в разделе «Что вас волнует». Для каждого вопроса указывалась рубрика, и эксперт, ответственный за эту рубрику, сразу получал уведомление о новом комментарии. Поэтому обсуждения проходили динамично.

Во время выступлений участники также задавали вопросы не с места, а писали их в чат. Модератор или эксперт выделяли самые интересные или частые вопросы и отвечали на них сразу же после выступления. Для остальных вопросов обсуждение переносилось на свободное время. Но благодаря тому, что каждый вопрос был зафиксирован и для каждого был указан автор, ни один вопрос в итоге не остался без ответа. Эксперты КСК групп обязательно подходили к участникам и давали необходимые разъяснения или договаривались о встрече после конференции.

За четыре дня конференции было опубликовано 170 вопросов в разделе «Что вас волнует» и назначены 73 встречи с экспертами КСК групп – отличный задел для дальнейшей работы.

Выступление на КСД

Неформальная часть

#информация На конференции проводились личные и командные конкурсы, и с помощью мобильного приложения результаты можно было отслеживать в режиме онлайн. Самый активный участник, чьи вопросы и комментарии набрали максимальное число лайков в «Совете Директоров», получил в подарок часы Apple Watch. Команды, заработавшие высшие рейтинги, были награждены кубком и медалями.

Объявления, напоминания и фоторепортажи сразу же публиковались, и мобильное приложение фактически выполняло роль онлайн-СМИ.

Награждение на КСД

Подведение итогов

#общение По окончании конференции участников попросили высказать свое мнение о конференции, выступлениях и спикерах. Анкеты для обратной связи были выложены в мобильном приложении. Многие заполняли анкеты уже в аэропорту, в ожидании обратного рейса. Всего была отправлена 41 анкета. Позже эти анкеты были выгружены из «Первой Формы» в Excel для анализа и подготовки к следующим мероприятиям.

#информация Для тех клиентов, кто не смог присутствовать на КСД, в мобильном приложении публиковались не только брошюры и презентации, но и видеозаписи выступлений и дискуссий, передающие живую атмосферу конференции. Часть обсуждений, начатых на КСД, продолжались и после возвращения, в разделе «Что вас волнует».

Полезные детали

  • Поскольку на конференции для всех участников действовал бесплатный WiFi, сотрудники КСК групп могли использовать для звонков корпоративную SIP-телефонию (звонки на короткие номера) вместо дорогостоящего роуминга.
  • Мобильное приложение «Первой Формы» – это полностью защищенная среда общения, с четко разграниченными правами доступа. Зная это, участники не боялись высказывать откровенные мнения и задавать беспокоящие их вопросы.
  • Некоторые разделы мобильного приложения были скрыты от участников и использовались только сотрудниками КСК групп для решения организационных вопросов. Например, был создан раздел для сообщений о технических ошибках (проблемы с микрофоном в одном из залов, тусклое освещение в переговорной и пр.). Такие сообщения сразу же направлялись в службу поддержки, и ошибки исправлялись на ходу.
  • На мероприятии важна каждая мелочь, которая может как испортить впечатление, так и наоборот, создать атмосферу. Часто такие мелочи замечаешь, но потом быстро забываешь, и при организации следующего мероприятия они снова оказываются упущены из виду.
    Благодаря мобильному приложению подобные мелочи сразу же фиксировались, а позже использовались при составлении чек-листов для подготовки следующих мероприятий. Например, заметили, что выступающие не соблюдают тайминг – значит, на следующем мероприятии надо включать на экране спикера обратный отсчет, и т.п.
    Удобно, что заметки можно даже не записывать, а наговаривать на ходу и отправлять в виде голосовых сообщений, или же краткий комментарий дополнить двумя-тремя «говорящими» фотографиями.
  • Сотрудники КСК групп старались запомнить реакцию участников конференции на каждое выступление, «по горячим следам» отмечали сильные и слабые стороны спикеров, удачные или не слишком интересные темы. Такие оценки также сохранялись в мобильном приложении. Например, формат «круглого стола», выбранный для одного из семинаров, был однозначно признан удачным, а значит, на следующей конференции его стоит использовать шире, и т.п.

Для компании, которая часто участвует или тем более организует конференции, выставки или другие мероприятия, подобное приложение решит сразу несколько ключевых задач: поможет сохранить ваши идеи и контакты, поддержит работу техподдержки и сотрудников, работающих на мероприятии, ускорит обработку и анализ собранных данных. В итоге вы получите максимальную отдачу от вложенных усилий и средств.

 

Статистика XIII КСД

Участники: 118 собственников и руководителей крупного и среднего бизнеса

Организаторы: 46 экспертов КСК групп, 32 сотрудника коммерческой группы, 3 сотрудника техподдержки

Программа: 35 выступлений

Обсуждения: 170 вопросов в разделе «Что вас волнует»

Встречи: 73 встречи участников с экспертами КСК групп

Обратная связь: 41 анкета с оценками и комментариями

Теги записи