Инструменты работы с документами в "Первой Форме"

На сегодняшний день практически каждый бизнес-процесс, сопровождается необходимостью создания документов и их согласования. Такие процессы могут проходить как в рамках компании, так и при участии третьих лиц. Система «Первая Форма» позволяет не только выстроить процесс между всеми участниками, но и эффективно работать с документами. Например, при согласовании договоров или документов большого объема, при совместной подготовке презентации и т.п.
Документы, необходимые в процессе решения поставленных задач, вкладываются в них и могут быть отредактированы с помощью одного из трех инструментов Microsoft, интегрированных с системой «Первая Форма». Каждый из инструментов имеет свою особенность и применяется в зависимости от характера обработки (редактирования) документа в рамках следующих рабочих процессов:

• Совместное редактирование: несколько авторов изменяют документ, сохраняя его, когда данные готовы для просмотра другими людьми. К таким документам относятся бизнес-планы, некоторые юридические документы, а также любые презентации.
• Добавление примечаний и рецензирование: первоначальный автор документа просит внести в него правки и примечания (которые могут быть цепочками обсуждений), отправляя его другим пользователям в рамках рабочего процесса, но контролирует публикацию итогового документа. К таким документам относятся договора, технические документы, спецификации и т.п.

Таблица показывает особенности работы со всеми тремя инструментами, интегрированными в работу системы «Первая Форма».

1. WebApps позволяет пользователям одновременно редактировать один и тот же документ в любом браузере на абсолютно любом устройстве, включая планшет, так как нет необходимости отдельно устанавливать программное обеспечение MS Office. Основным минусом можно считать тот факт, что при совместном редактировании пользователь не будет видеть изменения, вносимые его коллегами, пока сам не сохранит документ. И, соответственно, можно потерять свои изменения, если коллега сохранит документ позже.

2. Web DAV. Прежде всего, основным достоинством является возможность просмотра именно сохраненных изменений без прочитывания всего текста целиком, а так же дальнейшая работа с документом в режиме «правки». Основным минусом данного инструмента является отсутствие возможности мультиредактирования.

3. SharePoint имеет смысл использовать только в том случае, если необходимо обеспечить одновременную групповую работу нескольких человек с одним документом, когда все участники видят исправления, вносимые в документ другими коллегами в единый момент времени. Минус метода – тяжеловесность решения и необходимость использования отдельной инсталляции SharePoint, что снижает надежность системы в целом.

 
 
По большому счету, выбор инструмента редактирования зависит от:

• типа согласования документа (последовательный, параллельный);
• сроков внесения в него правок на определенном этапе (одним пользователем или несколькими пользователями одновременно);
• необходимостью сравнения версий документа в режиме онлайн.

Редактирование документа через Web Apps.
Как уже говорилось выше, использование этого инструмента целесообразно в том случае, когда редактирование документа заведомо может выполняться с любого технического устройства, которое имеет предустановленный интернет браузер (мобильный телефон, планшет  и т.п.).

При этом, WebApps не предоставляет пользователю избыточных инструментов MS Office, предлагая только основные — для изменения текста или несложного редактирования объектов.
Редактирование документа через Web DAV.
Основным фактором выбора данного инструмента является необходимость выполнения совместного редактирования с возможностью сравнения версий документов, а также параллельное согласование этих изменений.
Второй ключевой особенностью является использование десктопных (т.е. установленных на компьютере пользователя) приложений MS Office. Это бывает востребовано при работе с документами большого объема (от 50 страниц и более), или имеющими сложное форматирование и/или автоматизацию на основе макрокоманд.
Редактирование документа через  SharePoint.
Функция ускоряет процесс согласования изменений в документах большого объема. Благодаря режиму онлайнового сравнения версий документа, согласующему не нужно вычитывать объемный документ целиком, а можно работать непосредственно с  внесенными изменениями.

Вторым аргументом в пользу этого метода может стать потребность пользователей в совместной работе надо документом.


Это может быть важно, например, в ситуации, когда согласующих лиц много, сроки согласования крайне сжаты, и приходится использовать метод параллельного согласования.