Конкретные инструменты для решения задач управления финансами

Редкий финансовый директор в определенный момент не сетовал на низкую исполнительскую дисциплину прикладных подразделений. Финансовые регламенты разработаны, но исполняются некачественно, что ведет к убыткам. Договоры подписываются не вовремя, документы с синими печатями теряются, выполнение элементарных операций, таких как оплата исходящего счета, занимает более недели. Большинство подобных проблем типично для многих компаний.

На основании лучших практик выполнения проектов для наших клиентов мы предлагаем вам конкретные инструменты для быстрого решения задач в области управления финансами компании.

Для целостного управления финансами

Типичный пример

Автоматизация задач, связанных с отгрузками и контролем оплат. Перенос части выполняемых операций в «Первую Форму» упорядочивает процессы, снижает нагрузку на бухгалтерию и сокращает время выполнения.

Снижение финансовых рисков и влияния «человеческого фактора»

Компании, использующие «Первую Форму», являются в среднем в два раза более предсказуемыми и управляемыми по сравнению с ближайшими конкурентами.

Ниже Вы найдете шесть практических примеров, демонстрирующих серьезное улучшение ситуации и уменьшение типовых рисков, присущих каждой компании в России. «Первая Форма» поможет Вам полностью устранить возможность совершения рядовых ошибок сотрудниками и уменьшит их финансовые последствия в несколько раз.

Согласование договоров и оплат

Низкая скорость подписания договоров. Сам документ зачастую очень сложно найти в организации. Неподконтрольный процесс подписания. Невыполнение условий договора. Размытая ответственность за принятые обязательства.

Где сейчас договор с новым клиентом?

Решение

Перевести процедуру согласования в информационную систему.

  • Срок реализации — до 2 месяцев
  • Стоимость — от 30 000 до 400 000 руб.
  • Сокращение срока согласования — до 6 раз

Клиенты могут платить в разы быстрее, менеджеры в организации сосредоточены на работе, а не на поиске бумаг.

Процедура проверки добросовестности контрагента

Проверка добросовестности контрагентов — ключевой фактор успешности прохождения налоговой проверки. Информация о том, кто, когда и на основании каких документов принимал решение работать с данным контрагентом критически важна.

Поехали. Какой у них адрес регистрации?

Решение

Реализовать процедуру проверки добросовестности с фиксацией в электронном виде в юр. дело по контрагенту всех документов и принятых решений о сотрудничестве.

  • Срок реализации — до 2 месяцев
  • Стоимость — от 30 000 до 200 000 руб.
  • Улучшение качества проверок — на 100%

По каждому контрагенту все документы о добросовестности всегда в порядке и могут быть предоставлены по требованию. Снижается риск доначислений.

Автоматизация контроля возвратных документов

После отгрузки товара компания должна получить назад оригиналы документов с печатью. При задержках или потерях — проблемы с возмещением НДС.

«Успеет ли Почта России доставить акт из Новосибирска за 5 дней для предоставления документов в ФНС?»

Решение

Зафиксировать в системе ответственность по сделкам, ввести механизм непрерывного контроля.

  • Срок реализации — до 2 месяцев
  • Стоимость — от 100 000 до 150 000 руб.
  • Ускорение получения документов — на 90%

Все документы в бухгалтерии в порядке, необходимая информация по запросу ФНС предоставляется вовремя. В любой момент времени есть достоверная информация о том, где находятся акты и накладные, и как скоро они будут доставлены в бухгалтерию.

Просроченная дебиторская задолженность

Сложно выяснить, кто и по каким причинам одобрил сделку, по которой зависла дебиторка.

«Почему не остановили отгрузку, хотя от дилера еще две недели назад пришло письмо об отказе подписать акт сверки?»

Решение

Выстроить в информационной системе процедуру согласования любых отгрузок с отсроченной оплатой.

  • Срок реализации — до 2 месяцев
  • Стоимость — от 50 000 до 300 000 руб.
  • Сокращение просроченной задолженности — до 4 раз

Значительное сокращение просроченной дебиторской задолженности. Выявление коррупции и ущерба коммерческим интересам компании.

Упорядочение претензионной работы, управление качеством

Сертификация по ISO успешно подтверждена, однако повторные продажи ниже, чем в среднем по отрасли. Больший объем возвратов товара, чем в среднем по отрасли.

«Почему Клиент снизил объем закупок у нас, хотя у него строится еще три новых объекта?»

Решение

Контролировать в информационной системе сроки исполнения типичных операции — отгрузок, взаиморасчетов, производства, доставки. По отклонениям автоматически инициировать рекламации и разбирать их по всей цепочке принятия решений, вплоть до генерального директора.

  • Срок реализации — до 3 месяцев
  • Стоимость — от 100 000 до 200 000 руб.
  • Увеличение лояльности клиентов — в 3 раза

О потенциальном недовольстве важного клиента вы узнаете раньше, чем клиент вам позвонит или, хуже того, уйдет к вашему конкуренту. Выручка станет более стабильной и предсказуемой. Повысится лояльность ваших клиентов.

Кадровый учет: прием и увольнение сотрудников

Сотрудник вышел на работу, но компьютер ему еще не куплен, стол не собран, доступы в информационную систему не настроены.

При увольнении сотрудник присваивает выданный ему мобильный телефон, так как отсутствует инструмент контроля и учета выданных материальных средств.

«Сколько уже составили потери вашей компании?»

Решение

Автоматизировать всего два бизнес-процесса: прием сотрудников и увольнение (электронный обходной лист).

  • Срок реализации — до 3 недель
  • Стоимость — от 50 000 до 100 000 руб.
  • Уменьшение потерь от простоев — на 100%

Назначая новому сотруднику дату выхода на работу, мы уверены в том, что именно с этого дня он начнет приносить нам пользу, имея при этом все необходимое для работы. А при увольнении — понимать, что никто не забыт и ничто не забыто.