Как контролировать работу сотрудников

Как контролировать сотрудников, чтобы не убить энтузиазм и самостоятельность, но при этом сохранить порядок и эффективные бизнес-процессы.

Комментарий Михаила Хаскельберга, исполнительного директора «Первой Формы», для журнала БОСС (Бизнес. Организация. Стратегия. Системы).

Как организован контроль работы сотрудников в вашей компании?

Наша компания разрабатывает программное обеспечение – систему «Первая Форма», которая как раз и нацелена на повышение продуктивности сотрудников и рабочих процессов. Именно в этой системе и реализованы все те инструменты контроля, которые мы используем сами и внедряем у наших клиентов, и о которых рассказываем ниже.

Мы условно делим инструменты контроля на два уровня – оперативный и стратегический. Инструменты стратегического контроля – это цели и задачи, которые мы стараемся формулировать в технике SMART, а также система KPI (важно, чтобы это была именно система, а не набор разрозненных показателей).

Оперативный контроль достигается с помощью автоматизации, когда система контролирует процесс и вынуждает человека работать правильно. У нас вся текущая работа ведется в системе, и при нарушении сроков или регламентов сотруднику отправляется сигнал. В конце каждого дня специальные чат-боты подводят итоги и информируют сотрудников и их руководителей о том, что было сделано сегодня, на что был потрачен день. Некоторые производственные подразделения используют учет трудозатрат, плановых и фактических, это удобно для планирования.

Есть ли дифференциация контроля работы сотрудников в зависимости от специфики их работы?

У каждого подразделения есть своя специфика. Например, разработчики работают по методологии SCRUM, планируют спринты. По сравнению с другими подразделениями, у них самый строгий контроль – на каждую задачу выделяется определенное время, и если сотрудник потратит больше, ему придется давать объяснения. За счет этого руководитель может лучше оценивать сложность задач и понимать возможности каждого сотрудника, а значит, будет точнее планировать работы. Строгость учета трудозатрат компенсируется свободным графиком – мы не контролируем приход-уход сотрудников, многие работают удаленно, в удобное время. Главное – выполнять обязательства.

Отдел продаж, наоборот, использует учет трудозатрат только для самоконтроля, а работа их оценивается на основе классических KPI – воронка продаж, конверсия и пр.

Руководители проектов комбинируют оба метода – их бонусы рассчитываются на основе KPI, но также напрямую зависят от соблюдения сроков и затраченного времени.

Каковы критерии эффективности контроля работы сотрудников?

Если говорить об эффективности инструментов контроля, то они должны быть легкими в использовании – как для сотрудников, которые вносят данные, так и для руководителей, которые эти данные анализируют. Аналитика должна быть достоверной, прозрачной и интуитивно понятной. Все это заложено в нашей системе автоматизации.

Что касается критериев контроля, то тут главное – то, насколько они соответствуют тем реальным факторам, которые влияют на эффективность работы. Например, в нашей компании не отслеживается время прихода и ухода сотрудников в офис, поскольку мы убедились, что это не влияет на результаты труда.

Если в ходе контроля выявляются недочеты в работе подчиненных, как вы взыскиваете с них за эти ошибки?

Самый очевидный инструмент – штрафы. Например, у нас в компании очень серьезно относятся к соблюдению сроков и к тому, чтобы процессы были динамичными, не зависали. Мы ведем всю переписку в системе, и если сотруднику был задан вопрос, и в течение суток он на него не ответил, ему назначается штраф. Размер штрафа минимальный, но сам факт неприятен, и часто этого оказывается достаточно. Регламент действует для всех, включая топ-менеджеров.

Более универсальный способ – система мотивации, привязанная к KPI. Например, если руководитель проекта систематически срывает сроки, его бонусы по итогам проекта будут сильно срезаны.

Есть и менее «прямолинейные», но тоже действенные инструменты: например, в чатах подразделений автоматически публикуются краткие итоги дня, и каждый участник может сравнить свои успехи с результатами коллег – это подстегивает.

Какие типичные ошибки допускают компании при организации контроля работы сотрудников?

Самая демотивирующая ошибка – это гиперконтроль, когда руководитель стремится лично вникать в каждую мелочь. В результате разрушается атмосфера творчества, сопричастности, исчезает самостоятельность.

Одна из тех ошибок, которые сложнее всего обнаружить, – это неправильно сформулированные KPI, которые не отображают реальных целей сотрудника и компании. Вроде бы контроль ведется, но не приносит результата и не ведет в нужном направлении.

Также мы считаем неправильным применение единых методов контроля для всех подразделений компании, без учета их специфики, или слепое перенимание чужого опыта – например, компании из другой отрасли, с совершенно другими процессами.

Ссылка на публикацию