Простая электронная подпись

Когда в «Первой Форме» заходит речь о подписях, как правило, имеются в виду простые электронные подписи (ПЭП). Использование ПЭП регулируется внутренними регламентами конкретной организации.

Простую электронную подпись может запросить любой пользователь системы, в любой момент и в любой задаче. С помощью ПЭП можно согласовать не только документы, но и какое-то решение. Например, менеджер хочет предоставить клиенту скидку и запрашивает подпись своего руководителя. Никакой документ при этом не подписывается.

В системе фиксируется информация о том, кем и когда была запрошена подпись, а также кем и когда была вынесена та или иная резолюция. Например, если сотрудник отсутствовал и вместо него резолюцию вынес его заместитель, информация об этом будет сохранена в системе.

Квалифицированная и неквалифицированная подпись

В «Первой Форме» могут быть настроены неквалифицированные (НЭП) и квалифицированные электронные подписи (КЭП). Такие подписи могут использоваться и вне организации, для ведения электронного документооборота.

«Первая Форма» может использовать сертификаты НЭП или КЭП, выданные удостоверяющим центром. Для работы в веб-интерфейсе (в браузере) работа с сертификатами поддерживается посредством плагинов CryptoPro и RuToken, а в мобильном приложении используется сервис PayControl.

Программное обеспечение, необходимое для работы с ЭП, приобретается заказчиком самостоятельно.

Право подписи

«Первая Форма» может управлять сертификатами ЭП, которые выдаются сотрудникам, в интеграции с Удостоверяющим Центром КриптоПро.

Если пользователи ставят подписи в веб-интерфейсе, для них можно автоматизировать следующие операции:

  • выдачу сертификата;
  • отзыв сертификата (например, при увольнении или переходе на другую должность, а также при утере электронного носителя сертификата);
  • перевыпуск сертификата (по истечении срока действия);
  • приостановку действия сертификата;
  • возобновление сертификата.

Если сертификат записывается на внешний носитель (например, электронную карту-ключ), «Первая Форма» может интегрироваться с оборудованием для работы с такими носителями.

В мобильном приложении 1F Mobile поддерживается автоматизированная выдача сертификата, а также перевыпуск сертификата, в том числе в случае утери мобильного устройства.

О провайдерах

КрипроПро и PayControl являются надежными поставщиками средств криптографической защиты информации (СКЗИ).

Компания КриптоПро – признанный лидер по распространению СКЗИ и ЭП. Ее продукты применяются государственными и коммерческими организациями в системах электронного документооборота, а также востребованы при построении глобальных общегосударственных информационных систем.

Сервис PayControl предоставляется российской компанией SafeTech (ООО «СэйфТек), которая является резидентом Фонда «Сколково». Это программное обеспечение используют более 60 российских банков для предоставления современных цифровых сервисов и обеспечения надежности финансовых операций.

 

Использование ЭП в крупной торговой сети

Для управления доступом в систему «Первая Форма» и другие корпоративные системы используются личные электронные карты сотрудников.

При работе с документами (актами, накладными и т. п.) может запрашиваться электронная подпись (ЭП). Право использования ЭП определяется должностными обязанностями. Например, при переходе сотрудника на другую должность или в другое подразделение может возникнуть необходимость в получении сертификата ЭП или наоборот, в отзыве ранее выданного сертификата.

В торговой сети работают несколько тысяч линейных сотрудников. Среди них высок процент ротации, поэтому процедуры приема и увольнения ведутся непрерывно. Вручную управлять выдачей и аннулированием сертификатов в таких масштабах невозможно. Эти процессы были автоматизированы в «Первой Форме» в интеграции с удостоверяющим центром КриптоПро.

Выдача или аннулирование сертификата привязаны к кадровым событиям, которые также не заводятся вручную, а импортируются из кадровой системы. Процедура выдачи сертификата и записи его на электронную карту занимает несколько минут.

Использование электронной подписи позволяет компании поддерживать оперативный и защищенный электронный документооборот в масштабах сотен филиалов по всей стране. Благодаря автоматизации процессов управления сертификатами ЭП компания экономит десятки и сотни часов работы службы персонала и обеспечивает точное соблюдение регламентов использования ЭП.

Электронная подпись с мобильного устройства

Фонд «Сколково» использует электронную подпись для подписания документов.

Для составления экспертных заключений Фонд «Сколково» привлекает специалистов не только из Москвы, но и из разных городов России и из-за рубежа — из США, Великобритании, Испании и других стран. Ежемесячно по выполненным работам составляются документы, которые эксперты должны согласовать и подписать. До внедрения электронной подписи каждый раз приходилось пользоваться почтовой пересылкой или курьерской доставкой документов после их подписания.

Сейчас эксперты самостоятельно устанавливают на свои смартфоны мобильное приложение. Доступность электронной подписи в мобильном устройстве определяется настройками «Первой Формы».

Когда в систему поступает очередной документ, на мобильное устройство эксперта отправляется push-уведомление. Эксперт может открыть документ прямо из мобильного приложения, ознакомиться с ним и подписать его нажатием одной кнопки.

Если эксперт согласовывает документ, мобильное приложение отправляет в базу данных электронную подпись, сгенерированную сервисом PayControl. После этого документ отправляется по маршруту, в том числе подписывается ответственными сотрудниками Фонда «Сколково» и передается в учетное приложение 1С.

Благодаря мобильности обработка документов выполняется без задержки. Экспертам не приходится лишний раз посещать офис только для того, чтобы поставить подпись на бумажном документе, или пользоваться службами почтовой доставки. Временной лаг между выставлением акта, его подписанием и получением Фондом «Сколково» сократился в несколько раз.