Встроенная в «Первую Форму» система электронного документооборота (СЭД) полностью соответствует концепции систем класса Enterprise Content Management (ECM). Система обеспечивает процесс создания, редактирования и движения по маршруту документов любого типа.

Система электронного документооборота переводит управленческие механизмы в упорядоченную контролируемую среду: от организационно-распорядительной документации в управлении организацией до потока документов в регулярной коммерческой деятельности.

Традиционный бумажный документооборот поддерживается с помощью механизмов генерации типовых форм с применением штрих-кодов и QR-кодов. Внутренний документооборот (заявки на закупку, просьбы и т. д.) может быть полностью перенесен в электронный вид. Централизованное хранилище всех документов в электронном архиве обеспечит надежную сохранность данных.

Электронный архив.

Согласование договоров. 

Лист подписей. 

 

СЭД в «Первой Форме» позволяет настраивать любые маршруты прохождения электронных документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от прав доступа пользователя. Встроенный механизм главенствующих и подчиненных документов оптимизирует контроль и поиск по всей распорядительной и договорной документации.

Согласование договоров, платежных документов, работа с входящими и исходящими письмами компании в официальном документообороте, юридически значимый защищенный электронный документооборот с поставщиками и покупателями – все это с легкостью реализуется при помощи «Первой Формы».

Электронный документооборот в «Первой Форме» — это:

  • Неограниченное количество уровней согласования и неограниченное количество типов документов;
  • Централизованное хранение и совместная работа над документами;
  • Визирование и согласование;
  • Версионность документов;
  • Взаимодействие с клиентами, обработка обращений, организация проектного документооборота;
  • Сокращение оборота бумажных документов на предприятии.

Выгоды внедрения СЭД

  • Повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота, как следствие, – улучшение качества управления организацией в целом;
  • Протоколирование всех рабочих взаимодействий и изменений;
  • Возможность совместного обсуждения документов в процессе движения;
  • Поддержка механизмов накопления, управления и доступа к информации.

 

Обработка заявок заказчиков

Время обработки заявок сократилось на 30%. Автоматизирована обработка входящей и исходящей корреспонденции. Налажен прямой контакт между заказчиком и исполнителем.
Читать

Документооборот отдела сбыта

Скорость выполнения поручений выросла на 30%. Время формирования реестра заявок сократилось на 80%, время согласования договоров – на 30 %. Процент потери договоров сведен к нулю.
Читать