«Первая Форма» подходит как для ведения классического делопроизводства, так и для современного документооборота, когда большая часть документов, особенно внутренних, существует лишь в электронной форме и подтверждается электронными цифровыми подписями.

Преимущество «Первой Формы» в том, что в ней нет преднастроенных процессов документооборота, к которым вы должны приспосабливаться или переделывать «под себя». Вам не придется «тащить груз» лишних настроек и чужих регламентов. Все процессы создаются исключительно под ваши задачи, с учетом ваших пожеланий.

«Первая Форма» содержит гибкие конструкторы процессов, маршрутов согласования, шаблонов документов и отчетов. Всего за несколько дней вы сможете смоделировать организационную структуру вашей компании и запустить первые процессы электронного документооборота. Постепенно вы сможете добавлять в систему новые процессы и менять существующие. «Первая Форма» поддерживает стремление к постоянному улучшению процессов, которое является драйвером современного бизнеса.

Внутренний документооборот

Проблема: В отделе принят новый регламент работы, но он не выполняется. В личном разговоре выясняется, что половина сотрудников просто не знали об изменениях.

Решение: При публикации документа используйте ознакомление «под роспись» — каждый сотрудник после прочтения документа ставит свою электронную подпись. Дата и время каждой подписи сохраняются в журнале.

 

Проблема: Сотруднику необходимо подписать документ, от которого зависит заключение важного договора, а его доверенность оказалась просроченной.

Решение: При регистрации доверенностей в «Первой Форме» автоматически включается контроль сроков – ответственным сотрудникам заблаговременно отправляется уведомление о том, что срок доверенности скоро закончится, и ставится задача на продление.

 

Приказы, служебные записки, распоряжения, инструкции

  • Подготовка и согласование.
  • Регистрация и сквозная нумерация.
  • Публикация, ознакомление «под роспись».

Сертификаты, экспертные заключения

  • Формирование документов по шаблонам.
  • Ведение реестра выданных документов.

Доверенности

  • Согласование заявлений на выдачу доверенности.
  • Ведение реестра доверенностей.
  • Контроль сроков действия, автоматическая постановка задач на продление доверенностей.
  • Отзыв доверенности при увольнении сотрудника.

Согласование документов

Согласование документов – один из самых сложных процессов в организации. Он может состоять из нескольких этапов и циклов, охватывать несколько подразделений и переписку с внешними контрагентами. При настройке процесса согласования «Первая Форма» сочетает, с одной стороны, гибкость и адаптируемость, а с другой – строгий контроль соблюдения регламентов.

Проблема: Компания упускает выгодные сделки из-за того, что согласование коммерческих предложений и договоров затягивается на недели и месяцы. Иногда в процессе сбора подписей бумажные экземпляры теряются, и согласование начинается заново. Каждое внесение правок в текст договора «обнуляет» уже полученные подписи и отбрасывает процесс согласования к самому началу.

Решение: В «Первой Форме» ведется согласование электронного документа, в который легко вносить правки в процессе обсуждения. Подписи и резолюции выносятся также в электронном виде. Бумажный документ оформляется один раз, на заключительном этапе. Сроки вынесения резолюций контролируются системой. По каждому документу ведется подробный журнал согласования.

 

Проблема: Из-за того, что договор не был согласован со всеми заинтересованными подразделениями, в нем оказались не учтены важные условия. В результате договор не был выполнен в полном объеме и в указанные сроки, компании пришлось платить неустойку и нести убытки.

Решение: В зависимости от типа договора, суммы и других параметров запрашиваются подписи различных подразделений и ответственных лиц.

Подготовка проекта документа

  • Единая актуальная версия документа. Вносимые правки сразу видны всем участникам.
  • Хранение истории версий документа и комментариев в процессе обсуждения.

Маршруты согласования

  • Маршруты согласования любой сложности: поэтапное параллельное и/или последовательное согласование, обязательные и необязательные подписи.
  • Контроль сроков согласования на каждом этапе. Эскалация просроченных подписей на руководство.
  • Автоматический выбор маршрута согласования в зависимости от вида документа и/или его отдельных параметров.
  • Маршрут согласования может храниться в справочнике и настраиваться без привлечения технических специалистов.
  • Формирование листа согласования с историей вынесенных резолюций.
  • Мобильное согласование – возможность просмотра документа и вынесения резолюций из мобильного приложения.

Контроль возврата документов

Проблема: В конце месяца или квартала бухгалтерия не может зачесть НДС в полном объеме, поскольку не хватает оригиналов платежных или закрывающих документов.

Решение: Для определенных видов документов процесс согласования считается завершенным только после получения оригиналов подписанных документов и загрузки их в «Первую Форму». Сроки и ответственность за получение документов зафиксированы в системе – исполнитель будет регулярно получать напоминания, а при превышении срока ему может быть начислен штраф.

Коммерческие предложения, договоры

  • Подготовка и согласование текстов договоров внутри компании и с внешними контрагентами.
  • Ведение реестра договоров и доп. соглашений.
  • Контроль сроков действия договоров.
  • Контроль передачи связанных документов (коммерческих предложений, счетов, актов, счетов-фактур и пр.), синхронизация с приложениями 1С.

Обработка корреспонденции

Проблемы: Все входящие письма – запросы, рекламации, пакеты документов – приходят на общий почтовый ящик, где их вручную разбирает секретарь. Письма попадают к адресатам с задержкой в несколько дней. Долгая реакция на обращение вызывает недовольство клиентов. Иногда компания теряет потенциальных заказчиков и упускает выгодные сделки.

Решение: Благодаря автоматизации входящие письма моментально распределяются по адресатам. Для запросов автоматически создаются поручения, назначаются сроки и исполнители, а заказчику отправляется подтверждение. Если письмо является продолжением переписки, оно вкладывается в нужную задачу.

В «Первой Форме» обработка входящей и исходящей корреспонденции представляет собой два самостоятельных, но связанных друг с другом процесса. Это позволяет выстраивать цепочки, где каждое сообщение отправляется в ответ на предыдущее. Таким образом формируется полное представление о переписке с контрагентом.

Каждое входящее сообщение порождает задачу или поручение: на обработку заявки, подготовку коммерческого предложения, разбор рекламации и т. п. Исходящее сообщение является результатом выполнения задачи или поручения, при необходимости отправляемые документы проходят процесс согласования.

«Первая Форма» решает следующие задачи:

  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение реестров.
  • Контроль сроков обработки корреспонденции.
  • Выстраивание цепочек входящих и исходящих документов («в ответ на…»).
  • Получение резолюций для входящих обращений, передача на рассмотрение в соответствующие подразделения.
  • Автоматически создание задач и поручений на основе входящих писем.

Электронный архив

Проблема: Сложные проекты включают большой объем технической документации. Проекты длятся годами, и документацию необходимо хранить и поддерживать в актуальном состоянии. По первому требованию документацию необходимо предъявить контрольным органам, иначе компании грозят крупные штрафы. Также документы необходимы при разборе спорных ситуаций, возникающих с контрагентами.

Решение: Для каждого проекта в хранилище выделяется папка, в которую автоматически помещаются все документы, вкладываемые в проектные задачи. Для каждого документа хранится история версий. При возникновении спорных ситуаций или при сдаче проекта можно быстро найти нужный документ или сформировать пакет документов.

 

Проблема: Нового сотрудника нужно быстро ввести в курс дела – предоставить ему актуальные регламенты работы, шаблоны документов, аналитику.

Решение: В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов – приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро ознакомиться с документами.

 

«Первая Форма» объединяет поддержку текущего документооборота и архива, что избавляет от необходимости внедрения отдельного специализированного приложения.

В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры
и закрывающие документы.

Ведение электронного архива существенно облегчает хранение и поиск документов, помогает соблюдать нормативные требования.

«Первая Форма» обеспечивает:

  • Единое хранилище документов.
  • Быстрый поиск документа по реквизитам или содержимому.
  • Контроль доступа к документам.
  • Контроль сроков актуальности хранимых документов.
  • Учет местонахождения бумажных копий документов.
  • Ведение справочника дел.

Коммуникации с внешними пользователями – партнерами и клиентами

Проблема: Согласование документов с поставщиками и клиентами ведется по электронной почте или по телефону. В результате отдельные детали договоренностей забываются или искажаются, сроки согласования затягиваются, у клиентов появляется недоверие к компании.

Решение: Клиентам предоставляется ограниченный и защищенный доступ в систему «Первая Форма» – они могут самостоятельно контролировать статус своих задач и документов и участвовать в их обсуждении. Вся переписка остается в системе – можно быстро восстановить ход обсуждения и логику принятых решений.

«Первая Форма» предлагает упрощенный интерфейс, который встраивается в корпоративный сайт как закрытый раздел, доступный только для зарегистрированных пользователей. Клиенты, поставщики, партнеры, представители региональных филиалов работают в едином информационном пространстве с сотрудниками вашей организации. Стоимость лицензии с ограниченным доступом более чем в пять раз дешевле лицензий «Первой Формы». Бесшовная интеграция в бизнес-процессы «Первой Формы» обеспечивает 100-процентную актуальность данных.

Для филиалов – единое информационное пространство

  • Доступ к общекорпоративным документам: регламентам, приказам, прайс-листам, спискам поставщиков, рекламным материалам и пр.
  • Подача в центральный офис запросов, бюджетных заявок и других документов.
  • Контроль сроков рассмотрения запросов и заявок.

Для партнеров и клиентов – самообслуживание

  • Отправка обращений, заявок, жалоб и пр., контроль за ходом их рассмотрения.
  • Удобство обсуждения: вся переписка отображается в карточке задачи в хронологическом порядке.
  • Проверка текущего состояния договоров, счетов и других документов.
  • Возможность эскалации задачи на руководителя подразделения.
  • Защита документов и переписки, управление доступом к данным.

Электронный архив.

Согласование договоров. 

Лист подписей. 

 

Электронный документооборот в «Первой Форме» — это:

  • Неограниченное количество уровней согласования и неограниченное количество типов документов;
  • Централизованное хранение и совместная работа над документами;
  • Визирование и согласование;
  • Версионность документов;
  • Взаимодействие с клиентами, обработка обращений, организация проектного документооборота;
  • Сокращение оборота бумажных документов на предприятии.

Выгоды внедрения СЭД

  • Повышение эффективности организационно-распорядительного документооборота, как следствие, – улучшение качества управления организацией в целом;
  • Протоколирование всех рабочих взаимодействий и изменений;
  • Возможность совместного обсуждения документов в процессе движения;
  • Поддержка механизмов накопления, управления и доступа к информации.

 

Обработка заявок заказчиков

Время обработки заявок сократилось на 30%. Автоматизирована обработка входящей и исходящей корреспонденции. Налажен прямой контакт между заказчиком и исполнителем.
Читать

Документооборот отдела сбыта

Скорость выполнения поручений выросла на 30%. Время формирования реестра заявок сократилось на 80%, время согласования договоров – на 30 %. Процент потери договоров сведен к нулю.
Читать