Документы и информация
СЭД/ECM
«Первая Форма» подходит как для ведения классического делопроизводства, так и для современного документооборота, когда большая часть документов, особенно внутренних, существует лишь в электронной форме и подтверждается электронными цифровыми подписями.

Преимущество «Первой Формы» в том, что в ней нет преднастроенных процессов документооборота, к которым вы должны приспосабливаться или переделывать «под себя». Вам не придется «тащить груз» лишних настроек и чужих регламентов. Все процессы создаются исключительно под ваши задачи, с учетом ваших пожеланий.

«Первая Форма» содержит гибкие конструкторы процессов, маршрутов согласования, шаблонов документов и отчетов. Всего за несколько дней вы сможете смоделировать организационную структуру вашей компании и запустить первые процессы электронного документооборота. Постепенно вы сможете добавлять в систему новые процессы и менять существующие. «Первая Форма» поддерживает стремление к постоянному улучшению процессов, которое является драйвером современного бизнеса.
Cогласование документов
Процесс согласования может состоять из нескольких этапов и циклов, охватывать несколько подразделений и переписку с внешними контрагентами.

В «Первой Форме» ведется согласование электронного документа, в который легко вносить правки в процессе обсуждения. Подписи и резолюции выносятся также в электронном виде, в том числе из мобильного приложения. Бумажный документ оформляется один раз, на заключительном этапе.

Документы могут заверяться электронной подписью, в том числе из мобильного приложения.
Подробнее об электронной подписи
Маршруты согласования
1
Маршруты согласования любой сложности: поэтапное параллельное и/или последовательное согласование, обязательные и необязательные подписи
2
Контроль сроков согласования на каждом этапе. Эскалация просроченных подписей на руководство
3
Автоматический выбор маршрута согласования в зависимости от вида документа и/или его отдельных параметров
4
Маршрут согласования может храниться в справочнике и настраиваться без привлечения технических специалистов
5
Формирование листа согласования с историей вынесенных резолюций
Внутренний документооборот
Внутренний документооборот ведется полностью в электронном виде – это в разы ускоряет подготовку и согласование документов, сокращает затраты на бумагу и печать.

Для подготовки документа или пакета документов создается задача, и все обсуждение ведется в карточке этой задачи – так легко проследить логику обсуждения и ответственность за принятие решений.

В системе поддерживаются связи между документами: например, после ввода в действие нового регламента прежний автоматически отправляется в архив; к приказу о командировке прикладывается заявка на выдачу денежных средств и авансовый отчет, и т.п.

Приказы, служебные записки
1
Сквозная нумерация, автоматические формирование реестров
2
Ознакомление «под роспись»
3
Публикация на внутреннем корпоративном портале
4
История версий, архив документов
Доверенности
1
Согласование заявлений на выдачу доверенности
2
Ведение реестра доверенностей
3
Контроль сроков действия, продление доверенностей
4
Отзыв доверенности при увольнении сотрудника
Обработка корреспонденции
Обработка входящей и исходящей корреспонденции – это два самостоятельных, но связанных друг с другом процесса. С помощью перекрестных ссылок выстраиваются цепочки, где каждое сообщение отправляется в ответ на предыдущее. Таким образом формируется полное представление об общении с контрагентом.

Благодаря автоматизации входящие письма моментально распределяются по адресатам. Для запросов автоматически создаются поручения, назначаются сроки и исполнители, а заказчику отправляется подтверждение.

Входящие документы
1
Распределение документов по подразделениям и получателям
2
Постановка поручения на основе заявки, рекламации, обращения
3
Сквозная нумерация, автоматическое формирование реестров
Исходящие документы
1
Подготовка и согласование документов
2
Формирование цепочек документов "в ответ на..."
3
Контроль регламентных сроков подготовки ответов
Контроль возврата документов
Для определенных видов документов процесс согласования считается завершенным только после получения оригиналов подписанных документов и загрузки их в «Первую Форму». Сроки и ответственность за получение документов зафиксированы в системе –
исполнитель будет регулярно получать напоминания, а при превышении
срока он может быть депремирован.

Электронный архив
«Первая Форма» объединяет текущий документооборот и архив – не нужно внедрять отдельное специализированное приложение для хранения и поиска документов.

В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры и закрывающие документы. Для каждого документа хранится история версий.

В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов – приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро войти в курс дела.

«Первая Форма» обеспечивает
1
Единое хранилище документов
2
Быстрый поиск документа по реквизитам или содержимому
3
Контроль доступа к документам
4
Соблюдение нормативных сроков хранения документов
5
Учет местонахождения бумажных копий документов
6
Ведение справочника дел
Обмен документами с поставщиками и клиентами
«Первая Форма» предлагает упрощенный интерфейс для внешних пользователей – клиентов, поставщиков, партнеров, региональных филиалов, — где они могут самостоятельно оформлять и запрашивать документы, следить за ходом их согласования, получать электронные копии. Интеграция в корпоративные бизнес-процессы обеспечивает высокую скорость совместной работы и 100-процентную актуальность данных.

Вместо разрозненных обсуждений по электронной почте, в месенджерах или по телефону – вся переписка остается в системе, можно быстро восстановить ход обсуждения и логику принятых решений.

Доступ к документам строго разграничен для защиты конфиденциальной информации.

Для филиалов
1
Единое информационное пространство
2
Доступ к корпоративным документам: регламентам, приказам, прайс-листам, спискам поставщиков, рекламным материалам
3
Подача в центральный офис запросов, бюджетных заявок и других документов
4
Контроль сроков рассмотрения запросов и заявок
Для поставщиков и клиентов
1
Отправка обращений, заявок, рекламаций, контроль за ходом их рассмотрения
2
Удобство обсуждения: вся переписка отображается в карточке задачи в хронологическом порядке
3
Проверка текущего состояния договоров, счетов и других документов
4
Возможность эскалации задачи на руководителя подразделения
Обмен документами через Диадок
«Первая Форма» интегрируется с системой обмена электронными документами «Диадок». По нашим оценкам, при среднем потоке внешнего документооборота интеграция экономит около 4 часов в день

Подробнее об интеграции
Быстрая автоматизация типовых процессов СЭД
Помимо гибкой и разнообразной автоматизации бизнес-процессов «под заказ», мы предлагаем типовое решение для автоматизации документооборота
Подробнее о сэд