Документы и информация
СЭД/ECM
«Первая Форма» подходит как для ведения классического делопроизводства, так и для современного документооборота, когда большая часть документов, особенно внутренних, существует лишь в электронной форме и подтверждается электронными цифровыми подписями.
Преимущество «Первой Формы» в том, что в ней нет преднастроенных процессов документооборота, к которым вы должны приспосабливаться или переделывать «под себя». Вам не придется «тащить груз» лишних настроек и чужих регламентов. Все процессы создаются исключительно под ваши задачи, с учетом ваших пожеланий.
«Первая Форма» содержит гибкие конструкторы процессов, маршрутов согласования, шаблонов документов и отчетов. Всего за несколько дней вы сможете смоделировать организационную структуру вашей компании и запустить первые процессы электронного документооборота. Постепенно вы сможете добавлять в систему новые процессы и менять существующие. «Первая Форма» поддерживает стремление к постоянному улучшению процессов, которое является драйвером современного бизнеса.
Преимущество «Первой Формы» в том, что в ней нет преднастроенных процессов документооборота, к которым вы должны приспосабливаться или переделывать «под себя». Вам не придется «тащить груз» лишних настроек и чужих регламентов. Все процессы создаются исключительно под ваши задачи, с учетом ваших пожеланий.
«Первая Форма» содержит гибкие конструкторы процессов, маршрутов согласования, шаблонов документов и отчетов. Всего за несколько дней вы сможете смоделировать организационную структуру вашей компании и запустить первые процессы электронного документооборота. Постепенно вы сможете добавлять в систему новые процессы и менять существующие. «Первая Форма» поддерживает стремление к постоянному улучшению процессов, которое является драйвером современного бизнеса.
Cогласование документов
Процесс согласования может состоять из нескольких этапов и циклов, охватывать несколько подразделений и переписку с внешними контрагентами.
В «Первой Форме» ведется согласование электронного документа, в который легко вносить правки в процессе обсуждения. Подписи и резолюции выносятся также в электронном виде, в том числе из мобильного приложения. Бумажный документ оформляется один раз, на заключительном этапе.
Документы могут заверяться электронной подписью, в том числе из мобильного приложения.
В «Первой Форме» ведется согласование электронного документа, в который легко вносить правки в процессе обсуждения. Подписи и резолюции выносятся также в электронном виде, в том числе из мобильного приложения. Бумажный документ оформляется один раз, на заключительном этапе.
Документы могут заверяться электронной подписью, в том числе из мобильного приложения.
| Подробнее об электронной подписи |
Маршруты согласования
- 1Маршруты согласования любой сложности: поэтапное параллельное и/или последовательное согласование, обязательные и необязательные подписи
- 2Контроль сроков согласования на каждом этапе. Эскалация просроченных подписей на руководство
- 3Автоматический выбор маршрута согласования в зависимости от вида документа и/или его отдельных параметров
- 4Маршрут согласования может храниться в справочнике и настраиваться без привлечения технических специалистов
- 5Формирование листа согласования с историей вынесенных резолюций
Внутренний документооборот
Внутренний документооборот ведется полностью в электронном виде – это в разы ускоряет подготовку и согласование документов, сокращает затраты на бумагу и печать.
Для подготовки документа или пакета документов создается задача, и все обсуждение ведется в карточке этой задачи – так легко проследить логику обсуждения и ответственность за принятие решений.
В системе поддерживаются связи между документами: например, после ввода в действие нового регламента прежний автоматически отправляется в архив; к приказу о командировке прикладывается заявка на выдачу денежных средств и авансовый отчет, и т.п.
Для подготовки документа или пакета документов создается задача, и все обсуждение ведется в карточке этой задачи – так легко проследить логику обсуждения и ответственность за принятие решений.
В системе поддерживаются связи между документами: например, после ввода в действие нового регламента прежний автоматически отправляется в архив; к приказу о командировке прикладывается заявка на выдачу денежных средств и авансовый отчет, и т.п.
Приказы, служебные записки
- 1Сквозная нумерация, автоматические формирование реестров
- 2Ознакомление «под роспись»
- 3Публикация на внутреннем корпоративном портале
- 4История версий, архив документов
Доверенности
- 1Согласование заявлений на выдачу доверенности
- 2Ведение реестра доверенностей
- 3Контроль сроков действия, продление доверенностей
- 4Отзыв доверенности при увольнении сотрудника
Обработка корреспонденции
Обработка входящей и исходящей корреспонденции – это два самостоятельных, но связанных друг с другом процесса. С помощью перекрестных ссылок выстраиваются цепочки, где каждое сообщение отправляется в ответ на предыдущее. Таким образом формируется полное представление об общении с контрагентом.
Благодаря автоматизации входящие письма моментально распределяются по адресатам. Для запросов автоматически создаются поручения, назначаются сроки и исполнители, а заказчику отправляется подтверждение.
Благодаря автоматизации входящие письма моментально распределяются по адресатам. Для запросов автоматически создаются поручения, назначаются сроки и исполнители, а заказчику отправляется подтверждение.
Входящие документы
- 1Распределение документов по подразделениям и получателям
- 2Постановка поручения на основе заявки, рекламации, обращения
- 3Сквозная нумерация, автоматическое формирование реестров
Исходящие документы
- 1Подготовка и согласование документов
- 2Формирование цепочек документов "в ответ на..."
- 3Контроль регламентных сроков подготовки ответов
Контроль возврата документов
Для определенных видов документов процесс согласования считается завершенным только после получения оригиналов подписанных документов и загрузки их в «Первую Форму». Сроки и ответственность за получение документов зафиксированы в системе –
исполнитель будет регулярно получать напоминания, а при превышении
срока он может быть депремирован.
исполнитель будет регулярно получать напоминания, а при превышении
срока он может быть депремирован.
Электронный архив
«Первая Форма» объединяет текущий документооборот и архив – не нужно внедрять отдельное специализированное приложение для хранения и поиска документов.
В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры и закрывающие документы. Для каждого документа хранится история версий.
В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов – приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро войти в курс дела.
В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры и закрывающие документы. Для каждого документа хранится история версий.
В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов – приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро войти в курс дела.
«Первая Форма» обеспечивает
- 1Единое хранилище документов
- 2Быстрый поиск документа по реквизитам или содержимому
- 3Контроль доступа к документам
- 4Соблюдение нормативных сроков хранения документов
- 5Учет местонахождения бумажных копий документов
- 6Ведение справочника дел
Обмен документами с поставщиками и клиентами
«Первая Форма» предлагает упрощенный интерфейс для внешних пользователей – клиентов, поставщиков, партнеров, региональных филиалов, — где они могут самостоятельно оформлять и запрашивать документы, следить за ходом их согласования, получать электронные копии. Интеграция в корпоративные бизнес-процессы обеспечивает высокую скорость совместной работы и 100-процентную актуальность данных.
Вместо разрозненных обсуждений по электронной почте, в месенджерах или по телефону – вся переписка остается в системе, можно быстро восстановить ход обсуждения и логику принятых решений.
Доступ к документам строго разграничен для защиты конфиденциальной информации.
Вместо разрозненных обсуждений по электронной почте, в месенджерах или по телефону – вся переписка остается в системе, можно быстро восстановить ход обсуждения и логику принятых решений.
Доступ к документам строго разграничен для защиты конфиденциальной информации.
Для филиалов
- 1Единое информационное пространство
- 2Доступ к корпоративным документам: регламентам, приказам, прайс-листам, спискам поставщиков, рекламным материалам
- 3Подача в центральный офис запросов, бюджетных заявок и других документов
- 4Контроль сроков рассмотрения запросов и заявок
Для поставщиков и клиентов
- 1Отправка обращений, заявок, рекламаций, контроль за ходом их рассмотрения
- 2Удобство обсуждения: вся переписка отображается в карточке задачи в хронологическом порядке
- 3Проверка текущего состояния договоров, счетов и других документов
- 4Возможность эскалации задачи на руководителя подразделения