Цифровые технологии – вещь обоюдоострая

Технологически мы были уже давно готовы к работе в цифровом офисе, когда не важно, присутствуете ли вы физически или в виде какого-то аватара.

Парадоксы цифровизации

Ситуация с вирусом лишь подстегнула процесс перехода к новым форматам обмена информацией и ведения совместной деятельности, который иначе мог растянуться на долгие годы. Даже весьма консервативные руководители были вынуждены принять неизбежность цифровой трансформации, а руководители-новаторы с повышенным энтузиазмом кинулись внедрять различные решения для удаленной работы.

ВКС как лекарство от локдауна

В качестве противошокового препарата от локдауна бизнес прежде всего начал применять ВКС в повышенной дозировке. И это действительно сработало – несмотря на то, что сотрудники заперлись по домам, бизнес-процессы не встали. В то время интернет был полон рассказов, в которых люди делились своими впечатлениями от ежедневного использования видеоконференций – то была смесь эйфории и удивления: «Вау, оказывается так можно!»

Но звучали и тревожные нотки, от тех, кому приходилось проводить перед экраном целый день, переключаясь с одной встречи на другую. Тем не менее, в целом опыт был признан успешным и когда жизнь вернулась в более-менее нормальное русло, видеоконференции остались общепринятой практикой. Однако, всякое лекарство имеет и побочные эффекты, а также может вызывать привыкание, переходящее в зависимость. В этом смысле ВКС не стала исключением.

Когда видеосовещаний слишком много

Вот случай из жизни. Директор крупного машиностроительного предприятия решил проводить регулярные совещания по проектам с участием 30–40 человек – чтобы все были в курсе происходящего. И чтоб в любой момент можно было спросить конкретного специалиста, если потребуется уточнить какие-то детали.

Вроде ничего плохого в этом нет – если ты не основной докладчик, то можно сидеть в кабинете и заниматься своими делами, слушая вполуха, о чем говорят в эфире. Зато все члены команды будут на одной волне, ускоряется обратная связь и обмен знаниями, а у руководителя складывается целостная картина. При этом повышается уровень ответственности исполнителей – потому что хоть и говорят, что на миру и смерть красна, но никому не хочется отвечать за свои недоработки перед всем коллективом, уж лучше быть вызванным на ковер к начальству и получить нагоняй в индивидуальном порядке. То есть, такой метод управления в принципе достигает цели.

Да, но какой ценой? Во-первых, больше половины времени самого генерального директора стало уходить на эти видеоконференции, что едва ли эффективно. Кроме того, увеличился уровень стресса у сотрудников – потому что можно быть застигнутым врасплох неожиданным вопросом и просто не суметь быстро ответить.

Вспоминая классика

Владимир Маяковский весьма точно описал ситуацию, в которой сегодня оказались многие управленцы: «В день заседаний на двадцать надо поспеть нам. Поневоле приходится раздвояться. До пояса здесь, а остальное там». Разница сегодня лишь в том, что «раздвояться» стало легче – достаточно включить два окна с видеоконференциями на мониторе и быть сразу в двух местах. Или в пяти. Да хоть в десяти. «Цифра» сняла барьер физических ограничений. Раньше, когда для участия в совещании приходилось отправлять в командировки людей со всей страны, может кто-то и задумался бы, так ли это необходимо. А сейчас онлайн-встречи назначаются по поводу и без.

Эффективно ли это? – Едва ли. Как ни крути, человеческий мозг не приспособлен для работы в многозадачном режиме – даже если поглядывать в экран одним глазом, это отвлекает. Получается, что люди и свои дела толком не делают, и не слишком вникают в то, что говорится на собрании. Пожалуй, во многих организациях менеджеры готовы воскликнуть вместе с поэтом: «О, хотя бы еще одно заседание относительно искоренения всех заседаний!»

Маховик времени Гермионы Грейнджер

C помощью современных технологий мы научились игнорировать пространство, чтобы работать в распределенных командах, но время – время пока нам неподвластно, в сутках у нас по-прежнему 24 часа. К сожалению, видеоконференции из полезного инструмента управления часто превращаются в настоящих пожирателей времени, и дело тут не только в их количестве – далеко не все докладчики умеют четко и емко выражать свою мысль, из-за чего остальным участниками приходится слушать некий поток сознания и искать в нем смысл. То есть, коммуникации в реальном времени — это слишком медленно и неэффективно.

Пожалуй, нам бы пригодился гаджет, который был у Гермионы – маховик времени. Она использовала, чтобы посетить больше уроков, а сотрудники организаций могли бы успевать на большее количество совещаний, причем только на какие-то ключевые моменты, попуская все, что их не касается.

Что делать с морем контента?

Но давайте попробуем обойтись без магии. Ведь можно просто взять запись конференции и прокрутить ее в ускоренном темпе, останавливаясь только на интересных местах. И было бы неплохо дать новому сотруднику просмотреть прошлые совещания, чтобы погрузиться в проект. Увы, это так не работает. Контента создаётся слишком много, и если вы не обладаете способностями Лилу из «Пятого элемента», то с этим потоком информации вам не справиться.

Теоретически можно было бы перевести все видеозаписи в текст и прочитать по диагонали полученный конспект – и время сэкономите, и будете в курсе. Но и это не выход из положения – потому что так теряется вся невербалика и эмоции. К тому же расшифровка записей это достаточно трудоемкая работа, которую имеет смысл делать только когда это действительно нужно.

Простые рецепты цифровой трансформации

К счастью, решения есть! Причем не обязательно дорогие и сложные. Цифровые технологии дают нам массу разнообразных возможностей, нужно только научиться выбирать те из них, которые подойдут для вашей задачи.

Комбинировать синхронные и асинхронные коммуникации

Видеоконференции хороши тем, что обеспечивают высокий уровень вовлеченности, поддерживают драйв и дают пространство для человеческого общения – почти как в реальной жизни. Это синхронный тип коммуникации, в котором все должны участвовать одновременно, в записи эффект прямого взаимодействия уже пропадает. Главный недостаток такого метода в необходимости собирать всех в одно время, что отвлекает от других важных дел.

Комбинируйте видеоконференции с общими чатами в мессенджерах – здесь уже нет жесткой привязки по времени, но также сохраняется эффект присутствия и поддерживается сплоченность команды. Если темы, над которыми вы работаете, носят конфиденциальный характер, то с точки зрения безопасности надежнее будет использовать корпоративные мессенджеры, а не публичные.

Совмещать формальный и неформальный документооборот

Чтобы проект успешно продвигался к цели, нужно, чтобы достигнутые договоренности были закреплены в виде заданий, которые затем ставятся на контроль. На рынке есть широкий выбор систем управления совещаниями, как встроенных в различные СЭД, так и отдельных продуктов. С их помощью можно формировать повестку, утверждать протоколы заседаний, создавать поручения на их основе и так далее.

И здесь тоже важно не перегнуть палку – излишне формальный подход убивает творческую инициативу. Если, как часто говорят в кино, «все сказанное может быть использовано против вас», то люди предпочитают помалкивать. Ведь часто бывает, что люди просто друг друга не так поняли и каждый согласился с чем-то своим, а в письменном виде эти нестыковки становятся более заметны. Поэтому будет лучше, если вы предварительно обсудите протокол совещания в том же мессенджере, прежде чем он ляжет в официальную систему документооборота, откуда уже не вырубишь топором.

Превращать контент в знания

Следует помнить, что кроме задач оперативного управления, еще нужно наладить процесс переработки контента из видеоконференций и потока переписки в мессенджерах в знания. То есть, переводить информацию в формат, удобный для быстрого поиска и восприятия, чтобы через год вам не пришлось просматривать сотни часов видеозаписей, когда потребуется что-то найти. Да и в сыром тексте искать что-то конкретное бывает ничуть не легче.

В этой части технические решения менее отточены, но они есть. Можно попробовать системы перевода голоса в текст, применить к этому средства интеллектуального поиска, может быть даже инструменты видео аналитики и складывать найденные крупицы знаний в корпоративные вики.

Изменения – это навсегда!

Есть одна новость, которая может показаться кому-то плохой, но на самом деле нет: стабильности не существует. Вы не можете однажды выбрать пул продуктов, построить из них информационную систему и жить с ней вечно. Нужно все время экспериментировать, пробовать новые продукты и технологии, адаптировать их под свои процессы – вам нужна автоматизация, которая будет гибко отражать вашу корпоративную культуру и то состояние организации, которое сейчас есть.

Но ваши бизнес-процессы имеют свойство постоянно меняться, соответственно, должна меняться и ИТ-среда, их поддерживающая. Более того: новые технологии дают широкое поле для модернизации процессов (как, например, получилось с ВКС).

В общем, цифровая трансформация – это не какой-то проект, который можно начать и выполнить, это новое состояние непрерывных изменений, в котором сегодня существует бизнес и общество.