+7 495 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5

«Первая Форма» с разных точек зрения

Под фотографией каждого эксперта — его рассказ о достижениях прошедшего года и ближайших планах развития системы.

Денис Селезнёв

Генеральный директор

В прошедшем году мы заметно обновили систему и внешне, и внутренне. Мы выпустили новый современный интерфейс, в котором удобно и приятно работать. Перевели движок на более современные технологии, так что система стала работать быстрее и стабильнее.

Мы сделали несколько крутых и успешных интеграций с внешними системами и сервисами — с облачным сервисом электронной подписи, с платежным шлюзом банка для совершения онлайн-платежей из нашего мобильного приложения, с Яндекс.Картами для распределения зон доставки и для оценки помещений для аренды.

Мобильное приложение тоже развивается очень мощно. На нескольких проектах мобильное приложение даже стало основным интерфейсом для 90% пользователей, а в веб-интерфейсе ведутся только вспомогательные процессы.

Не просто автоматизация, а решение задач

Весной, в самом начале пандемии и перехода на удаленку, мы предложили нашим заказчикам и компаниям, которым была срочно нужна BPM/CRM система, формат «мозгового штурма»: персональный тюнинг «Первой Формы» для решения конкретных проблем или достижения конкретных целей. Пик кризиса, к счастью, миновал, но формат остается в работе. Мы созваниваемся в Zoom, обсуждаем основные проблемы и намечаем решение. Затем наши бизнес-аналитики детально прорабатывают запрос и выходят с конкретным предложением. Мы опираемся на собственный многолетний опыт управления бизнесом в «Первой Форме» и опыт десятков клиентов, с которыми мы постоянно на связи. Уверен, что сможем предложить то, что будет вам реально полезно.

Наша идея в том, что «Первая Форма» может стать ядром или «шиной», объединяющей подразделения, процессы, компанию и ее клиентов. Почему «Первая Форма» — потому что мы делаем это быстро, быстрее чем можно изменить и настроить более «громоздкие», «тяжелые» системы (финансовые, учетные, производственные). Мы не призываем переводить всё в «Первую Форму», наоборот, есть задачи, которые мы не планируем решать никогда. Например, мы не будем добавлять в систему «двойную запись» как в бухгалтерии. Наши компетенции — это бизнес-процессы, коммуникации, дашборды, мобильность, интеграции.

Мы можем проанализировать ваши регламенты работы и автоматизировать их «как есть» или предложить небольшие изменения. Мы можем научить работать «по кейсам», то есть решать нетиповые, нестандартные задачи — в «Первой Форме» есть инструменты и для этого. Мы покажем и настроим инструменты для классического проектного управления или для Agile, здесь у нас тоже есть много классных наработок.

Безопасность данных

Еще один аспект, которому мы традиционно уделяли внимание — безопасность, защита данных. Во-первых, мы провели независимое тестирование защищенности системы, убедились в её безопасности, получили рекомендации экспертов и исправили указанные ими недочеты.

Во-вторых, также силами сторонних экспертов мы провели большое исследование на тему безопасности персональных данных и опубликовали на сайте подробную аналитическую записку о том, как можно моделировать угрозы и защититься от них.

Дмитрий Раскевич

Технический директор

Главное и самое заметное, что мы сделали в 2020 году — представили новый интерфейс SPA (аббревиатура Single Page Application, что в нашем случае означает отказ от фреймов). Интерфейс SPA более современный, быстрый, компактный и адаптивный. Он реализован на самых актуальных на сегодняшний день технологиях, поддерживает работу PWA (Progressive Web Apps), клиент-серверное взаимодействие организовано более эффективно. Мы обновили многие служебные компоненты, добавили в систему принципиально новые возможности — очереди, регистры — и продолжаем их развивать.

Интерфейс

Главная «фишка» обновленной навигационной панели — вкладка Избранное. Для большинства пользователей Избранное может стать основным «рабочим столом» и полностью заменить дерево категорий. Дерево категорий часто оказывается избыточно, в нем видны все категории, где у пользователя есть хотя бы одна задача. В Избранное же можно вывести только те категории, с которыми сотрудник работает чаще всего, и сгруппировать их так, как удобно разным группам пользователей. С Избранным удобно работать и в веб-интерфейсе, и в мобильном приложении — там оно отображается как дашборд с кнопками. Мы постарались дать удобный и быстрый доступ к самым нужным операциям — посмотреть свои задачи, создать новую задачу, открыть дашборд с аналитикой.

Хочу обратиться к администраторам «Первой Формы»: если вы еще не настроили Избранное для разных подразделений или ролей — рекомендую сделать это, ваши сотрудники это оценят.

Второе большое новшество — современный мессенджер в стиле Telegram и WhatsApp. В нем можно работать и с чатами, и с задачами. Мы еще больше сблизили эти два понятия — теперь обычную задачу можно «запинить», т.е. закрепить наверху списка чатов, чтобы быстрее ее находить. Для многих пользователей мессенджер наверняка заменит Главную ленту, потому что он более компактный. В нем проще найти недавнее сообщение или задачу, с которой недавно работал.

Мы обновили окно поиска и совместили его с историей недавно просмотренных задач. Сделали современный справочник сотрудников, сейчас он линейный, но совсем скоро добавится иерархия орг.структуры. Расширили возможности управления уведомлениями. Обновили карточку задачи и профиль пользователя – их интерфейс тоже стал более современным, «чистым».

Еще одно важное новшество — дашборды, которые пользователи могут собирать «под себя»: передвигать виджеты, растягивать, скрывать, добавлять виджеты с разных порталов и пр. Мы готовим несколько новых типов виджетов, частично они уже доступны — это диаграмма Ганта, степпер, новости. В скором времени появятся еще и другие. Степпер будет еще развиваться и, мы надеемся, станет востребованным инструментом — вместо карточки с множеством полей, которые нужно заполнить, пользователь будет на каждом шаге просто отвечать на один следующий вопрос и так двигать задачу вперед.

В конце прошлого года мы представили новый модуль опросов. В нем есть интуитивно понятный дизайнер с разными типами вопросов, динамической логикой прохождения, автоматическими проверками и т.п. Он поможет и собрать обратную связь, и протестировать знания.

В начале этого года мы выпустили два представления Канбан. Первое это канбан для исполнителя – персональная доска сотрудника с задачами, которые должны быть выполнены в ближайшее время. Вторая это канбан для бизнес-процесса — любая категория, где настроен основной маршрут, теперь может отображаться в виде канбан-доски. Можно настроить и более сложные сводные канбан-доски: с задачами из разных категорий, с задачами, сгруппированными по тегам, с возможностью перетаскивания задач мышью между столбцами и пр.

В ближайшие 2-3 месяца мы обновим ленту комментариев и списки задач, покажем Ленту времени на основе диаграммы Ганта. Скоро выпустим новый интерфейс проектного управления, более быстрый и стабильный, с новыми типами связей между задачами, с возможностью одновременного сравнения с несколькими базовыми планами.

Алексей Осипов

Заместитель технического директора

Локализация

Многие компании или уже имеют офисы в других странах, или планируют выходить на международные рынки. Чтобы сохранять целостность компании и поддерживать высокую скорость коммуникаций, все филиалы должны работать в единой системе. Обычно, когда вендоры говорят о поддержке различных языков, они имеют в виду только возможность перевода интерфейса. Мы пошли дальше — разработали интеграцию «Первой Формы» с облачным сервисом переводов, так что любое сообщение пользователя может переводиться «на лету».

Например, сотрудник из России и пишет китайскому коллеге сообщение на русском, а в Китае это сообщение прочтут сразу на китайском языке. Ответ будет снова автоматически переведен на русский. Если же к задаче нужно будет подключиться сотруднику из Польши, он прочтет всю переписку на польском. Такая интеграция уже работает в крупной торговой компании с офисами в Китае и Восточной Европе.

Развитие платформы

В прошлом году мы начали развитие нескольких совершенно новых для нас механизмов, встроенных в платформу. Это регистры для хранения истории значений и очереди событий для более стабильной интеграции с внешними системами. Первые версии этих сервисов уже используются на отдельных проектах, дорабатываются, в течение года мы добавим в них все необходимое и представим более подробно, с примерами и рекомендациями.

Мы начали делать степпер — «помощник» (wizard) для пошагового ввода данных и выполнения задачи в максимально простом и дружественном интерфейсе. Примерно в таком ключе реализуются все современные онлайн-сервисы, например, банковские платежи, регистрация на авиарейсы, запись на прием к врачу и пр.

Для администраторов мы добавили смарт-сценарии на языке Lua. Это скриптовый язык программирования для реализации отдельных кейсов, которые неудобно решать с помощью SMART-автоматизации или SQL-запросов. Мы выбрали Lua, поскольку это очень простой и наглядный язык, на котором может писать даже не программист. В конструктор встроена удобная система помощи, библиотека базовых функций. Смарт-конструктор в работе уже несколько месяцев, и отзывы о нем хорошие. Видно, что инструмент «приживётся».

В начале весны мы планируем выпустить в продуктив встроенный в платформу инструмент для самодиагностики системы. Это будет дашборд для системного администратора, на котором будет собрана статистика по работе системы: по производительности, часто возникающим ошибкам, критическим ошибкам, зависшим заданиям и т.п.

Интеграции

Мы видим BPM-систему как центр автоматизации компании. Подтверждение этому — успешные работающие интеграции с внешними системами и онлайн-сервисами. В прошедшем году мы интегрировали «Первую Форму» с облачным сервисом электронной подписи. Сейчас дорабатываем интеграцию с системой «Диадок» для обмена документами.

Многие клиенты хотели иметь чат-боты в Telegram, мы сделали такой механизм и настроили уже несколько десятков чат-ботов, а сейчас встраиваем такой инструмент непосредственно в платформу, чтобы настраивать быстрее и проще.

Алексей Матвеев

Руководитель мобильной разработки

В мобильном приложении 1F Mobile реализован максимум возможностей, которые появились в платформе и доступны через web-интерфейс. В дороге, в отпуске и даже на рабочем месте многие задачи решаются из мобильного приложения не менее эффективно, чем на компьютере:

  • получили push-уведомление и мгновенно отреагировали, ответив на комментарий, заполнив нужные данные, поставив свою подпись,
  • в ленте событий увидели всю актуальную информацию по всем процессам,
  • в чатах обсудили все ключевые вопросы,
  • в календаре ознакомились с повесткой дня, согласовали участие во встречах и быстро перешли в zoom-конференцию или пригласили к себе коллег для оперативного обсуждения.

Только мобильно

В 1F Mobile появляются функции и развиваются сценарии, специфичные именно для мобильных устройств, благодаря наличию специфических инструментов взаимодействия с реальным миром. Самые популярные темы для применения мобильного приложения — это чат-боты, голосовое управление, использование возможностей фотокамеры и геоданных.

Например, мы сделали голосовую постановку задачи — если вам пришла в голову идея, но нет возможности остановиться и набрать ее текстом, вы можете проговорить суть поручения и даже указать срок выполнения, система распознает речь и поставит задачу.

В продолжение той же темы мы добавили быстрые процессы, которые выполняются в несколько касаний, такие как «Запрос обратной связи» или «Фиксация нарушений». Одним кликом, буквально «на бегу» ставится задача, заказчик определяется по номеру телефона, проблема фиксируется с помощью фото и геопозиционирования. Далее бизнес-логика направляет процесс по нужному маршруту, и задача быстро попадает к ответственному лицу для решения, либо отправляется уведомление с просьбой связаться для уточнения деталей.

Доработали чек-листы — с их помощью быстро и гибко настраиваются сценарии прохождения различных поэтапных проверок с автоматической постановкой поручений по каждому найденному несоответствию и быстрой фиксацией проблем с помощью фотокамеры. С чек-листами можно работать и оффлайн, при появлении подключения данные автоматически синхронизируются с системой.

Мы стараемся найти новые сценарии использования фотокамеры, в частности, в связке с генерацией QR-кодов. Недавно мы анонсировали «цифровую визитную карточку» сотрудника — на основе данных профиля формируется QR-код, которым можно быстро поделиться и передать контакты любого сотрудника, например, где-то на встрече.

Появившиеся в рамках чат-ботов интеграции со сторонними мессенджерами (Telegram и WhatsApp) позволяют общаться с внешними пользователями в едином информационном пространстве, не выходя из приложения. Мы прорабатываем дальнейшие возможности использования чат-ботов для бизнес-процессов: сценарное общение с пользователями, ответы на вопросы, поиск информации и движение процессов по маршруту.

В 1F Mobile работает распознавание документов (паспорта, номера машин, водительские удостоверения) с автоматическим заполнением данных по заданным шаблонам. Эти решения сделаны благодаря интеграции с партнерами, развивающими системы «компьютерного зрения». Также прорабатываем универсальные общедоступные облачные решения ML vision.

Появился функционал полноценной электронной подписи в рамках интеграции с сервисом PayControl, где смартфон является генератором уникальных ключей.

Мобильное приложение получило полноценную локализацию, поддерживается работа на любых языках, которые заведены в системе.

Персонализация

Важный фокус внимания в нашем развитии — универсальный конструктор мобильного рабочего места сотрудника. На основе логики ролей, групп, уровней доступа каждому сотруднику можно настроить индивидуальное рабочее место:

  • набор преднастроенных дашбоардов (в том числе автоматический на основе Избранных ссылок) для удобной навигации, получения оперативной сводной информации, а также выделения процессов, требующих внимания и реакции,
  • персональные подборки задач по различным критериям,
  • гибкая настройка внешнего вида карточек задач в режиме создания, просмотра и редактирования (мобильное приложение в реальном времени формирует пользовательский интерфейс с учетом всех прав и ролей),
  • поэтапная постановка больших задач через wizard с валидацией каждого этапа внесения данных.

Юлия Пуртова

Руководитель отдела бизнес-анализа

В прошедшем году успех, вернее, жизнеспособность бизнеса определялись скоростью реагирования на изменения. Поэтому весь прошлый год мы искали способы ускорить запуск новых бизнес-процессов.

Экспресс-внедрение

Мы стали предлагать клиентам услугу экспресс-внедрения — автоматизацию какого-то несложного бизнес-процесса и запуск его в эксплуатацию в течение 2-3 недель.

Для новых клиентов это возможность опробовать «Первую Форму», оценить ее возможности и комфортность работы, и по итогам решить, продолжать ли использовать и развивать систему. Для действующих клиентов — возможность запустить какой-то «горящий» бизнес-процесс очень быстро, если этого требует ситуация.

Мы провели около 10 экспресс-внедрений, практически все проекты «взлетели» и получили продолжение. Формат оказался удачным, и в этом году мы продолжим его использовать.

Типовые решения

Второй способ ускорить внедрение — начинать автоматизацию не «с нуля», а отталкиваться от готового набора типовых процессов.

Мы разработали пять типовых решений: самое простое и универсальное — постановка и контроль поручений, и еще четыре специализированных — CRM (взаимоотношения с клиентами и управление продажами), Service Desk (прием и обработка заявок в техподдержку), открытие офисов и торговых точек (подходит для любых сетей) и базовый документооборот.

Эти решения используются как каркас, который можно адаптировать под конкретные задачи и ограничения. По нашим оценкам, типовые решения ускоряют автоматизацию в 2-3 раза.

Подготовка бизнес-аналитиков

Есть клиенты, которые хотят управлять и развивать систему собственными силами, получая от нас только обновления платформы и при необходимости — техническую поддержку. Мы всегда поддерживаем такое желание, при условии, что у клиента есть грамотные специалисты, которые хорошо понимают идеологию системы.

Мы часто констультируем клиентов не только по настройкам, но и по проектированию бизнес-процессов. И видим, что когда специалист имеет взгляд бизнес-аналитика и при этом имеет базовые знания платформы и встроенных инструментов, эффективность его участия в проекте возрастает в разы.

Чтобы готовить таких специалистов, мы планируем разработать курс обучения по проектированию и автоматизации бизнес-процессов в «Первой Форме», рассчитанный прежде всего на нетехнических специалистов. Мы уже хорошо представляем содержание и методику обучения, осталось оформить это в виде учебного курса.

Если вас заинтересовали какие-то возможности «Первой Формы», напишите нам на адрес info@1forma.ru, позвоните по телефону +7 495 660-38-09 или оставьте заявку (кнопка ниже). Менеджер свяжется с вами.

Хочу обсудить

+7 495 660-38-09
Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5
09.09.2021 01.06.2021