Москва, Земляной Вал, д.68/18, стр.5
info@1forma.ru
+7 495 660-38-09
«Первая Форма» позволяет создать абсолютно прозрачную коммуникационную среду – все подразделения компании, включая удаленные, становятся видны как на ладони. В результате легко выявить участки, на которых можно ускорить процессы согласования документов, повысить качество и уровень деловых коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.
Лента – это «пульс» компании. В ней в режиме реального времени отображаются задачи, обсуждения, комментарии, подписи – все, что происходит в данный момент по тем задачам, которые имеют какое-либо отношение к пользователю. Лента формируется с учетом прав доступа пользователя — вы увидите только те сведения, доступ к которым вам разрешен.
Поскольку поток информации обычно бывает насыщенным, сообщения и задачи сгруппированы по вкладкам «Новые», «Входящие», «Исходящие» и др. – так легче ориентироваться. При поступлении новой информации над соответствующими вкладками загораются индикаторы. Таким образом, Лента становится как бы «рабочим столом» пользователя, где удобно размещены все его текущие дела.
Лента задач и комментариев.
Например, на вкладках «Новые» удобно смотреть еще не взятые в работу задачи или неотвеченные комментарии. На вкладках «Заказчик» и «Исполнитель» можно оценить ход работ по задачам, где вы являетесь заказчиком или исполнителем, в том числе: прочитать новые комментарии, узнать об изменениях срока или статуса, о загруженных в задачи файлах и т.п. На вкладке «Входящие» вы можете посмотреть поступившие вам вопросы и комментарии, а на вкладке «Исходящие» — проверить те вопросы и комментарии, которые вы отправляли другим пользователям.
Общение между сотрудниками ведется, в основном, в комментариях в карточках задач – здесь хранится вся история обсуждений по задаче, с ее помощью вы легко восстановите логику принятия решений, определите ответственных и оцените вклад каждого исполнителя.
История обсуждения задачи.
При отправке комментария система мгновенно генерирует уведомления, помогая следить за ходом решения задачи и оперативно вносить предложения. Комментарии, которые помечены как вопрос, контролируются особо и выделяются цветом, а в ленте помещаются на отдельные вкладки.
В комментарии можно вкладывать файлы, при этом в системе сохранится не только последняя (актуальная), но и все предыдущие версии файлов. При желании одновременно с отправкой комментария в системе «Первая Форма» его можно продублировать также по SMS и электронной почте.
Если у задачи есть подзадачи, все комментарии в них можно выводить в ленту головной задачи – это поможет руководителю проекта следить за ходом работ, не заходя отдельно в каждую задачу.
При включении приложения первый же взгляд на индикаторы событий позволит получить ответы на три важных вопроса:
По нажатию на каждый из индикаторов вы перейдете к просмотру нужного списка задач и быстро выполните необходимые действия.
Индикаторы событий.
Для обмена сообщениями, не связанными с конкретной задачей, удобно использовать встроенный функционал чатов. Он доступен и в веб-интерфейсе, и в мобильном приложении «Первой Формы».
Чат.
Для совместной работы сотрудникам необходимо представлять организационную структуру своей компании и понимать круг обязанностей своих коллег – это поможет правильно адресовать вопросы и комментарии, запрашивать нужные подписи.
Сведения о каждом сотруднике собраны на его персональной странице — Профиле. Вы можете посмотреть не только контакты, но и компетенции, области профессиональных и личных интересов сотрудника, оценить его активность и текущую занятость.
Пример профиля пользователя.
Для планирования рабочего времени удобно использовать календари. В «Первой Форме» вы можете просматривать не только свой календарь, но и календари ваших коллег – так вы сможете выбрать удобное время для встреч и совещаний.
Задавая срочный вопрос или ставя задачу другому пользователю, важно понимать, как быстро тот сможет ответить или приступить к выполнению поручения. Для этого нужно знать, находится ли пользователь на своем рабочем месте или же он болеет, находится на встрече, в командировке и т.п. Пользователи, которые не находятся на своем рабочем месте по той или иной причине, отображаются в «Первой Форме» разными шрифтами. Поэтому задавая вопрос или ставя задачу, вы сразу же получаете представление о том, насколько быстро получите ответную реакцию.
Чтобы бизнес-процессы не останавливались во время отсутствия сотрудника, в «Первой Форме» можно назначить для него временного заместителя (на период отпуска или болезни). Удобно, что заместителей можно назначать на отдельные процессы – тогда на время отсутствия задачи сотрудника не «упадут» на кого-то одного, а будут распределены между коллегами.
Отсутствие сотрудника и его временный заместитель.
Для эффективных коммуникаций с региональными филиалами, партнерами и заказчиками вы можете подключить их непосредственно к вашим бизнес-процессам, предоставив им ограниченный и защищенный доступ в «Первую Форму». Внешние пользователи будут видеть только свои задачи и разделы. Они смогут просматривать свои документы и следить за ходом их согласования, оставлять заявки, обсуждать свои задачи непосредственно со своим менеджером и быстро достигать взаимопонимания. Это отличная замена неэффективного общения с помощью электронной почты и телефонных звонков. При этом стоимость лицензий не станет ограничением – лицензии для внешних пользователей стоят значительно дешевле обычных, полнофункциональных пользовательских лицензий.
Упрощенный интерфейс для работы в «Первой Форме» может встраиваться в ваш корпоративный сайт как закрытый раздел, доступный только для зарегистрированных пользователей.
Упрощенный и ускоренный документооборот, минимум трудозатрат на оформление и согласование документов. Наращивание базы клиентов без увеличения нагрузки на сотрудников.
Вместо мессенджеров и электронной почты – единое информационное пространство.
Опыт компании «Световые Технологии» по организации эффективных взаимодействий между сотрудниками.
2021 © «Первая Форма»
Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку моих персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности.