Деловые коммуникации

«Первая Форма» позволяет создать абсолютно прозрачную коммуникационную среду – все подразделения компании, включая удаленные, становятся видны как на ладони. В результате легко выявить участки, на которых можно ускорить процессы согласования документов, повысить качество и уровень деловых коммуникаций, оптимизировать распределение полномочий.

Лента задач и комментариев

Лента – это «пульс» компании. В ней в режиме реального времени отображаются задачи, обсуждения, комментарии, подписи – все, что происходит в данный момент по тем задачам, которые имеют какое-либо отношение к пользователю. Лента формируется с учетом прав доступа пользователя — вы увидите только те сведения, доступ к которым вам разрешен.

Поскольку поток информации обычно бывает насыщенным, сообщения и задачи сгруппированы по вкладкам «Новые», «Входящие», «Исходящие» и др. – так легче ориентироваться.  При поступлении новой информации над соответствующими вкладками загораются индикаторы. Таким образом, Лента становится как бы «рабочим столом» пользователя, где удобно размещены все его текущие дела.

Лента задач и комментариев.

Например, на вкладках «Новые» удобно смотреть еще не взятые в работу задачи или неотвеченные комментарии. На вкладках «Заказчик» и «Исполнитель» можно оценить ход работ по задачам, где вы являетесь заказчиком или исполнителем, в том числе: прочитать новые комментарии, узнать об изменениях срока или статуса, о загруженных в задачи файлах и т.п. На вкладке «Входящие» вы можете посмотреть поступившие вам вопросы и комментарии, а на вкладке «Исходящие» — проверить те вопросы и комментарии, которые вы отправляли другим пользователям.

Лента комментариев в задаче

Общение между сотрудниками ведется, в основном, в комментариях в карточках задач – здесь хранится вся история обсуждений по задаче, с ее помощью вы легко восстановите логику принятия решений, определите ответственных и оцените вклад каждого исполнителя.

История обсуждения задачи.

При отправке комментария система мгновенно генерирует уведомления, помогая следить за ходом решения задачи и оперативно вносить предложения. Комментарии, которые помечены как вопрос, контролируются особо и выделяются цветом, а в ленте помещаются на отдельные вкладки.

В комментарии можно вкладывать файлы, при этом в системе сохранится не только последняя (актуальная), но и все предыдущие версии файлов. При желании одновременно с отправкой комментария в системе «Первая Форма» его можно продублировать также по SMS и электронной почте.

Если у задачи есть подзадачи, все комментарии в них можно выводить в ленту головной задачи – это поможет руководителю проекта следить за ходом работ, не заходя отдельно в каждую задачу.

Индикаторы событий

При включении приложения первый же взгляд на индикаторы событий позволит получить ответы на три важных вопроса:

• Есть ли у вас просроченные задачи?  
• Есть ли подписи, ожидающие вашей резолюции?
• Есть ли вопросы, ожидающие вашего ответа?

По нажатию на каждый из индикаторов вы перейдете к просмотру нужного списка задач и быстро выполните необходимые действия.

Индикаторы событий.

Чаты

Для обмена сообщениями, не связанными с конкретной задачей, удобно использовать встроенный функционал чатов. Он доступен и в веб-интерфейсе, и в мобильном приложении «Первой Формы».

Чат.

Орг. структура и профили пользователей

Для совместной работы сотрудникам необходимо представлять организационную структуру своей компании и понимать круг обязанностей своих коллег – это поможет правильно адресовать вопросы и комментарии, запрашивать нужные подписи.

Сведения о каждом сотруднике собраны на его персональной странице — Профиле. Вы можете посмотреть не только контакты, но и компетенции, области профессиональных и личных интересов сотрудника, оценить его активность и текущую занятость.

Пример профиля пользователя.

Календари

Для планирования рабочего времени удобно использовать календари. В «Первой Форме» вы можете просматривать не только свой календарь, но и календари ваших коллег – так вы сможете выбрать удобное время для встреч и совещаний.

Отсутствия и замещения

Задавая срочный вопрос или ставя задачу другому пользователю, важно понимать, как быстро тот сможет ответить или приступить к выполнению поручения. Для этого нужно знать, находится ли пользователь на своем рабочем месте или же он болеет, находится на встрече, в командировке и т.п. Пользователи, которые не находятся на своем рабочем месте по той или иной причине, отображаются в «Первой Форме» разными шрифтами. Поэтому задавая вопрос или ставя задачу, вы сразу же получаете представление о том, насколько быстро получите ответную реакцию.

Чтобы бизнес-процессы не останавливались во время отсутствия сотрудника, в «Первой Форме» можно назначить для него временного заместителя (на период отпуска или болезни). Удобно, что заместителей можно назначать на отдельные процессы – тогда на время отсутствия задачи сотрудника не «упадут» на кого-то одного, а будут распределены между коллегами.

Отсутствие сотрудника и его временный заместитель.

Внешний доступ

Для эффективных коммуникаций с региональными филиалами, партнерами и заказчиками вы можете подключить их непосредственно к вашим бизнес-процессам, предоставив им ограниченный и защищенный доступ в «Первую Форму». Внешние пользователи будут видеть только свои задачи и разделы. Они смогут просматривать свои документы и следить за ходом их согласования, оставлять заявки, обсуждать свои задачи непосредственно со своим менеджером и быстро достигать взаимопонимания. Это отличная замена неэффективного общения с помощью электронной почты и телефонных звонков. При этом стоимость лицензий не станет ограничением –  лицензии для внешних пользователей стоят значительно дешевле обычных, полнофункциональных пользовательских лицензий.

Упрощенный интерфейс для работы в «Первой Форме» может встраиваться в ваш корпоративный сайт как закрытый раздел, доступный только для зарегистрированных пользователей.

Для региональных филиалов – единое информационное пространство

• Доступ к общекорпоративным документам: регламентам, приказам, прайс-листам, спискам поставщиков, рекламным материалам и пр.
• Подача в центральный офис запросов, бюджетных заявок и других документов.
• Контроль сроков рассмотрения запросов и заявок.

Для партнеров и клиентов – самообслуживание

• Отправка обращений, заявок, жалоб, контроль за ходом их рассмотрения.
• Удобство обсуждения: вся переписка отображается в карточке задачи в хронологическом порядке.
• Проверка текущего состояния договоров, счетов и других документов.
• При возникновении конфликтов – эскалация задачи на руководство.