В 2 раза ускорили оценку поставщиков международной косметической компании

Наш клиент — компания № 1 на европейском косметическом рынке. Её продукция представлена в магазинах по всему миру. С российским филиалом компании мы работаем уже шесть лет: настроили СЭД и инструменты для гибкого согласования документов.

В новом кейсе рассказываем, как автоматизировали клиенту внутреннюю оценку поставщиков и ускорили процесс в два раза с помощью BPM-системы «Первая Форма».

---

Ранее оценка поставщиков проводилась в Excel

Компания нашего клиента производит косметику только в одной европейской стране. Российский офис занимается дистрибуцией товаров и продвижением бренда на нашем рынке. Поэтому поставщики российского филиала — не производители косметического сырья, а поставщики услуг — переводчики, ИТ-компании, стратегические консультанты.

К их выбору компания относится ответственно: договор на оказание любых услуг заключают только после внутреннего тендера. Для этого несколько компаний сравнивают и оценивают по определённым критериям. Так в компании отсеивают сомнительных поставщиков, выбирают лучшие условия и полностью исключают коррупционные риски.

Раньше тендер проводили с помощью Excel: оценивали компании вручную, а информацию о рассмотренных поставщиках сохраняли в разных таблицах. Единой базы с историей оценок и взаимодействий не было.

Из-за этого в новых тендерах могли заново рассматривать уже «отсеянные» компании. А в работе со старыми контрагентами не могли отследить, например, как менялись условия сотрудничества. Кроме того, к оценке и согласованию сложно было привлечь коллег из смежных отделов.

Чтобы решить все эти проблемы, в компании решили автоматизировать процесс оценки с помощью BPM-системы «Первая Форма».

Теперь внутренние тендеры и документооборот с поставщиками «собраны» на Low-code решении

Мы сотрудничаем уже шесть лет: со стороны клиента с нами работает небольшая команда. На старте проекта коллеги поделились с нами отчётом по оценке поставщиков, мы проанализировали его, провели несколько встреч и разработали low-code решение.

Как выглядит процесс оценки поставщика

Сотрудники компании заходят в систему и открывают категорию «Заявки». Там они заполняют заявку на нужную им услугу или товар, например, на консультации по налоговым и юридическим вопросам.

Сотруднику нужно вписать название и краткое описание проекта, которому нужен поставщик, а также указать, какому отделу интересна эта закупка. Если кому-то из других подразделений такая услуга тоже понадобится, они увидят заявку в системе и смогут к ней подключиться. Каждый отдел сообщает, сколько он готов потратить, и организатор прикладывает к задаче коммерческое предложение.

Затем заполняют поле «Поставщики». Если сумма тендера больше миллиона, система потребует добавить одного нового поставщика. Это помогает соблюсти конкурентные условия. Если же сумма ниже, новых контрагентов система не потребует.

Каждый поставщик, заявленный на тендер, автоматически связывается с действующим контрагентом. И наоборот, каждый новый контрагент связывается с карточкой поставщика, если по нему раньше проводились тендеры. Так, в карточке контрагента сотрудники всегда будут видеть историчность проведённых тендеров, не устраивая сёрфинг по системе.

Из отчёта, который нам предоставила команда клиента, мы выявили самые частые критерии оценки и сделали их стандартными по умолчанию. При этом в low-code системе можно добавить дополнительный критерий оценки к любому тендеру.

Когда всё готово, сотрудник переводит заявку на следующий этап — «Оценку поставщиков».

На каждый критерий система создаёт задачу, где организатор тендера должен будет поставить оценку от одного до пяти и написать комментарий. Стоимость оценивается автоматически: пять баллов получает поставщик с самыми дешевыми услугами.

У каждого критерия есть свой вес: например, «опыт и референсы» — это 20% от всей оценки. При этом вес можно менять в ручном режиме, главное, чтобы в итоге получилось 100%.

Когда все оценки выставлены, тендер уходит на согласование по линейному маршруту. Он включает ответственных сотрудников и руководителей тех подразделений, которые присоединились к тендеру, а также финансового директора и комплаенс-менеджера.

Если тендер согласуют, система выстраивает рейтинг поставщиков. При оформлении документов сотрудники смогут выбрать победителя с самыми высокими баллами. Если же тендер отклонят, значит, оценку провели недобросовестно или не по всем критериям. Ошибки нужно исправить и заново направить тендер на согласование.

Результат

Вся работа по проекту заняла три месяца: месяц мы анализировали проблему и обсуждали решение, а два месяца — настраивали и внедряли low-code систему.

После сдачи решения заказчикам, мы провели демонстрацию и обучение для сотрудников клиента. Они быстро освоились: по сравнению с Excel, где приходилось всё делать вручную и не было аналитики, проводить тендеры в «Первой Форме» стало удобнее. Сейчас системой пользуются уже 96 человек.

Одно из главных преимуществ решения — система не решает за сотрудника, а помогает ему принять решение. Например, если компания работает с одним проверенным поставщиком конкретной услуги много лет, можно написать рекомендацию и он получит преимущество в тендере.

Кроме того, мы дали сотрудникам инструменты для прозрачной аналитики. Настроили историчность взаимодействий с поставщиками и связали её с историей по контрагентам. Сотрудники могут изучить её и поменять условия договора или отказаться от сотрудничества, так как в другом тендере написали о компании критичный комментарий. Также по любому поставщику можно сформировать отчет: посмотреть, какие оценки он получал во всех тендерах.

В будущем компания планирует связать в BPM-системе тендеры с договорной деятельностью и бюджетом подразделения, чтобы сумма договоров на определенные услуги не превышала обозначенный лимит.

Фото: Freepik