Первая Форма — Кейсы компании

Автоматизировали открытие дарксторов. Учет трудозатрат и контроль подрядчиков в ритейле

CRM СЭД Управление проектами Ритейл Строительство
Этот клиент попросил не раскрывать название компании, поэтому мы публикуем кейс анонимно.

Проблема: не было единой системы для работы с новыми точками, а все вопросы решали по телефону


Открытие даркстора — сложный процесс, в котором наш клиент задействовал почти 200 человек. Сначала в дело вступала локальная команда. Специалисты по коммерческой аренде искали подходящие помещения, вносили их параметры и контакты работодателей в Excel-таблицу, загружали фотографии на общий диск.

Примерно так выглядела карточка осмотра объекта в Excel

Все это сначала отсматривал бригадир. Если объект его устраивал, он передавал материалы координатору. Тот запускал согласование с региональным офисом — инженером по охране труда, логистом, аналитиком отдела продаж и так далее. Следующим шагом было одобрение от коллег из центрального подразделения.

Какие сложности возникали в этом процессе:


  • Часто в таблицу вносили не все нужные данные и координатору приходилось лично связываться с ответственным за объект.

  • Иногда условия аренды менялись, но координаторам или не сообщали об этом, или передавали информацию с задержкой.

  • Координаторы вручную делали отчеты и графики в Excel — на это уходило много времени.

  • Найти информацию по конкретной точке было сложно из-за обилия файлов.

  • Открытие новой точки затягивалось из-за долгих согласований по почте с разными сотрудниками. Региональному руководителю приходилось торопить ответственных по телефону.

  • Координаторам приходилось самостоятельно контролировать исполнителей при подготовке точки к открытию, хотя для каждого объекта были расписаны задачи, ответственные и сроки.

Так могли бы выглядеть самые короткие варианты переписок

Несмотря на эти проблемы, компания продолжала осваивать новые регионы. Но руководители хотели сократить время и трудозатраты на открытие дарксторов — прежний темп не позволял реализовать все намеченные планы.

Нам предстояло выстроить процесс так, чтобы:


  • Сотрудники вовремя передавали необходимую информацию о новой точке.

  • Все данные о новом дарксторе, включая стадию его готовности к открытию, сразу отображались в системе и были доступны для всей команды.

  • Контакты арендодателей, подрядчиков и других участников процесса находились в одной системе.

  • Согласование проходило в установленный срок.

  • Новые точки открывались в самых удобных местах и на выгодных условиях.

Почему клиент выбрал BPM-систему «Первая Форма»


✅Гибкий low-code конструктор
✅Единая платформа и бесшовная интеграция
✅Лицензии на сотрудников, а не на процессы
✅Опыт внедрения в 150 компаниях из разных отраслей

Решение: автоматизировали всё — от выбора помещения до финальной приёмки


На момент обращения в «Первую Форму» вся работа по открытию дарксторов проходила в Excel-таблицах. В них заносили информацию, обрабатывали и пересылали коллегам. Такой формат взаимодействий был медленным и неудобным, поэтому компания хотела сразу перевезти все процессы в единую систему.

Мы предложили клиенту сначала разработать MVP (минимально жизнеспособный продукт) и начать работу, а затем доработать систему — настроить отчеты, дашборды, внедрить CRM, чтобы можно было фиксировать встречи, звонки и договоренности с арендаторами.

После внедрения системы мы подготовили подробные текстовые инструкции, а также провели обучение для координаторов компании.

Результат: процесс открытия дарксторов в единой системе


Специалист по коммерческой аренде заполняет карточку объекта сразу в системе: загружает фото и указывает обязательные параметры — высоту потолков, наличие зоны для курьеров, возможности проезда транспорта и так далее. По каждому пункту доступны варианты ответов.

Если по какому-то параметру помещение не подходит, система подсветит этот пункт красным и бригадир обратит на него внимание в процессе принятия решения. Например, потолки на объекте всего 2,5 метра — это меньше нужного стандарта, 2,75 метров. Но если другие параметры это компенсируют, высота потолков не будет столь критичным фактором и бригадир одобрит помещение.

Когда карточка заполнена, бригадир получает уведомление, оценивает помещение и нажимает «Согласовано». Тогда к процессу подключаются те, кто должен одобрить объект — инженеры, логисты, аналитики и другие специалисты.

Когда все разрешения получены, система сообщает об этом координатору. Он запускает график открытия даркстора за пару кликов. Для этого в «Первой Форме» загружены шаблоны с подробным планом работ на объекте. Там указаны конкретные сроки, ответственные лица и необходимые результаты. Также в системе есть шаблоны для реконструкции или закрытия объекта.

Что стало еще удобнее:


  • Сделали чек-листы для приемки помещений у арендодателя и для сдачи перед открытием. Бригадир по заданным пунктам оценивает состояние помещения и, если есть замечания, сразу ставит в системе задачу на их устранение. Если арендодатель, к примеру, не вывез лишние вещи, ответственный должен будет связаться с ним и решить вопрос.

  • Настроили контроль связанных процессов. Если сотрудник подписал документы на аренду помещения, то система автоматически сформирует задачи на заключение сопроводительных договоров (подключение интернета, вывоз мусора, аренду парковочных мест и так далее).

  • Улучшили коммуникацию с подрядчиками. Общение с арендодателями и сервисными службами теперь фиксируется в CRM-системе «Первой Формы». Сотрудники могут быстро найти нужные контакты, результаты всех коммуникаций, а если условия соглашений с поставщиком меняются — отправить запрос на обновление данных. Так в системе отображается только актуальная информация.

  • Создали карту новых дарксторов. На ней объекты помечены разными цветами, соответствующими их статусу: идет ремонт, установка оборудования и так далее. У каждого даркстора есть карточка с основной информацией: датой предполагаемого открытия, стоимостью аренды и ФИО ответственного менеджера.

  • Упростили выбор локации для новых точек. На карте прорисованы зоны доставки, отмечены пересечения и «свободные» территории, где доставка еще не работает.

Реализация всего проекта заняла три месяца


Читайте также: «Первая Форма» оптимизировала открытие новых точек для магазина здорового питания «Вкусвилл». В 2021 году компания активно развивала экспресс-доставку — мы помогли им открыть больше 100 новых дарксторов в 18 городах России.

Оценка специалиста


«Процесс открытия новых точек стал более прозрачным, упорядоченным и систематизированным. Вся информация теперь находится в одной системе, аналитика не требует большого ручного труда. У каждого участника процесса есть свой пул задач с конкретными сроками и ожидаемыми результатами. В планах компании — подключить к системе команды действующих дарксторов, создать для них единое окно для получения сервисов».

Ирина, заместитель руководителя Отдела бизнес-анализа в «Первой Форме»

Обложка: Unsplash